Сложное и очень важное решение - выбор программы для учета бизнеса

Главное, чтобы любая полноценная учётная система охватывала все аспекты вашего бизнеса. То есть, не должно получиться такой ситуации, когда часть бизнес-процессов протекает в учетной системе, а другая ее часть в сторонних программах, например, в экселе или блокноте. Выбирая учётную систему, обратите внимание, чтобы она идеально подходила именно под ваш бизнес. Для этого набросайте на бумаге основные бизнес-процессы вашей компании на сегодняшний день. Также спланируйте, какие изменения в этих бизнес-процессах произойдут через год. Например, появление своей курьерской службы, логистики, либо сейчас вы ремонтируете только телефоны, но планируете ремонтировать и фотоаппараты и ноутбуки. После этого вы можете смело приступать к подбору программного продукта.

К категории обязательных функций учётной системы относятся:

1. Для складской программы основной функцией должно быть присвоение уникального номера каждому оприходованному изделию. Без этой функции вы не сможете точно рассчитать прибыль с каждого заказа. Отсутствие этой функции сразу же ограничит вас в формировании отчетов. Вы даже не сможете узнать, с какой именно партии эта конкретная запчасть, и у какого поставщика вы ее приобретали.
2. Для бухгалтерской программы обязательно должно быть наличие следующих функций: взаиморасчеты с поставщиками, кредиторская, дебиторская задолженность, перемещение между кассами, журнализация всех событий и транзакций, а также интеграция со складской программой.
3. Базовая аналитика. Без нее предприниматель глух и слеп. Вам приходится опираться исключительно на свои субъективные ощущения. А они, как правило, обманчивы. Что входит в базовую аналитику: продажи по дням, по филиалам, по менеджерам, отчет эффективности по сотрудникам, в том числе продажи, отчет по конверсиям трафика/звонков/заказов, средний чек, средняя наценка, оборотные/необоротные активы компании, прибыль, показатели качества обслуживания.

Вот три основных требования для программной среды, в которой вам придется работать.

Все существующие в свободном доступе crm-системы достаточно просты и примитивны. В этом, конечно же, есть свой плюс, они просты в освоении и интуитивно понятны. Такую программу можно освоить за 15 минут. Но большим минусом является ограниченный функционал. Там физически отсутствуют бизнес процессы, которые будут вам необходимы в дальнейшем. Как правило, такие программы рассчитаны на количество сотрудников до 6 - 7 человек.

Какими бывают учётные системы для сервисных центров?

• Ремонт онлайн. Это онлайновый сервис, позволяющий вести учёт мастерской в облаке (то есть онлайн), что достаточно удобно. В данном сервисе реализованы все необходимые базовые функции: прием заказа на ремонт, выставление статуса ремонта, списание запчастей на ремонт, оприходование запчастей на склад, продажа запчастей, привязка инженеров к ремонту, базовая бухгалтерия, функция уведомления клиента о готовности ремонта по смс. Этой учётной системы достаточно для старта небольшой мастерской до 5 человек.
• ServiceMy. Интерфейс интуитивно понятен, есть возможность принимать устройства на ремонт, менять статусы, привязывать инженера, списывать запчасть на ремонт, принимать запчасти на склад, продавать запчасти, есть функция уведомления клиента о готовности ремонта по смс. Из минусов: невозможно вести полноценную бухгалтерию, в ломанной версии ограниченные права, любой сотрудник может откорректировать остаток по запчастям, нет журнализации по действиям. Данная учётная система также подходит для маленьких мастерских, где все и всё на виду.
• One-click. Продукт предназначенный для ведения учёта в сервисном центре. Функционал реализован базовый, интерфейс похож на ServiceMy или Ремонт онлайн. Подходит больше для обслуживания клиентов на выезде, обслуживание корпоративных сетей, контроль обработки заявок, принятых по телефону.

Все вышеперечисленные программные продукты подходят только для малого бизнеса. Хотя разработчики и позиционируют, как для среднего и большого бизнеса. Но на самом деле даже для среднего бизнеса ни один из этих продуктов не подходит. А в следующей статье мы детально рассмотрим учётную систему Джинкор.

Попробовать бесплатно