Eine komplexe und äußerst wichtige Entscheidung ist die Auswahl eines Programms zur Geschäftsbuchhaltung.

Das Wichtigste ist, dass jedes umfassende Buchhaltungssystem alle Aspekte Ihres Unternehmens abdeckt. Es sollte keine Situation entstehen, in der Teile der Geschäftsprozesse in einem Buchhaltungssystem ablaufen, während andere Teile in externen Programmen wie Excel oder Notepad bearbeitet werden. Achten Sie bei der Auswahl eines Buchhaltungssystems darauf, dass es perfekt auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist. Skizzieren Sie dazu auf Papier die aktuellen Hauptgeschäftsprozesse Ihres Unternehmens. Planen Sie auch, welche Änderungen in diesen Geschäftsprozessen innerhalb eines Jahres eintreten werden. Beispielsweise die Einführung eines eigenen Lieferservices, Logistik oder dass Sie derzeit nur Telefone reparieren, aber planen, auch Kameras und Laptops zu reparieren. Nach diesen Überlegungen können Sie mit der Auswahl eines Softwareprodukts beginnen.

Zu den obligatorischen Funktionen eines Buchhaltungssystems gehören:

1. Für das Lagerprogramm sollte die Hauptfunktion die Zuweisung einer eindeutigen Nummer zu jedem eingegangenen Produkt sein. Ohne diese Funktion können Sie den Gewinn aus jedem Auftrag nicht genau berechnen. Das Fehlen dieser Funktion schränkt Sie sofort in der Erstellung von Berichten ein. Sie können nicht einmal herausfinden, aus welchem spezifischen Batch dieses spezielle Ersatzteil stammt und bei welchem Lieferanten Sie es erworben haben.
2. Für das Buchhaltungsprogramm müssen die folgenden Funktionen verfügbar sein: Verrechnungen mit Lieferanten, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Bewegungen zwischen Kassen, Protokollierung aller Ereignisse und Transaktionen sowie Integration mit dem Lagerprogramm.
3. Grundlegende Analytik. Ohne sie ist der Unternehmer taub und blind. Sie müssen sich ausschließlich auf Ihre subjektiven Eindrücke verlassen. Und diese sind in der Regel trügerisch. Was gehört zur grundlegenden Analytik: Verkäufe nach Tagen, nach Filialen, nach Mitarbeitern, Effizienzberichte für die Mitarbeiter, einschließlich Verkäufe, Berichte über die Conversion von Traffic/Anrufen/Bestellungen, durchschnittlicher Bon, durchschnittliche Marge, Umlauf- und Anlagevermögen des Unternehmens, Gewinn, Qualitätskennzahlen des Service.

Hier sind drei grundlegende Anforderungen an die Softwareumgebung, in der Sie arbeiten müssen.

Alle bestehenden frei verfügbaren CRM-Systeme sind relativ einfach und primitiv. Das hat zwar den Vorteil, dass sie leicht zu erlernen und intuitiv verständlich sind. Ein solches Programm kann in 15 Minuten beherrscht werden. Ein großer Nachteil ist jedoch der begrenzte Funktionsumfang. Dort fehlen physisch die Geschäftsprozesse, die Sie in Zukunft benötigen werden. In der Regel sind solche Programme für eine Mitarbeiteranzahl von bis zu 6 – 7 Personen ausgelegt.

Welche Buchhaltungssysteme gibt es für Servicezentren?

• Reparatur online. Dies ist ein Online-Service, der die Buchhaltung der Werkstatt in der Cloud (also online) ermöglicht, was sehr praktisch ist. In diesem Service sind alle notwendigen grundlegenden Funktionen implementiert: Entgegennahme von Reparaturaufträgen, Festlegung des Reparaturstatus, Abrechnung von Ersatzteilen für die Reparatur, Buchung von Ersatzteilen auf Lager, Verkauf von Ersatzteilen, Zuordnung von Technikern zur Reparatur, grundlegende Buchhaltung, Funktion zur Benachrichtigung des Kunden über die Fertigstellung der Reparatur per SMS. Dieses Buchhaltungssystem reicht für den Start einer kleinen Werkstatt mit bis zu 5 Personen aus.
• ServiceMy. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv verständlich und ermöglicht das Entgegennehmen von Geräten zur Reparatur, das Ändern von Status, das Zuordnen von Technikern, das Abrechnen von Ersatzteilen, die Annahme von Ersatzteilen auf Lager, den Verkauf von Ersatzteilen und die Benachrichtigung des Kunden über die Fertigstellung der Reparatur per SMS. Zu den Nachteilen gehören: keine umfassende Buchhaltung möglich, in der defekten Version eingeschränkte Rechte, jeder Mitarbeiter kann Lagerbestände an Ersatzteilen ändern, keine Protokollierung von Aktionen. Dieses Buchhaltungssystem eignet sich ebenfalls für kleine Werkstätten, wo alles transparent ist.
• One-click. Ein Produkt zur Buchhaltung in einem Servicezentrum. Die Funktionalität ist grundlegend, die Benutzeroberfläche ähnelt ServiceMy oder Reparatur online. Es eignet sich mehr für den Außendienst, die Betreuung von Unternehmensnetzwerken und die Kontrolle der Bearbeitung von telefonisch entgegengenommenen Anfragen.

Alle oben genannten Softwareprodukte sind nur für Kleinunternehmen geeignet. Obwohl die Entwickler sie als für mittelständische und große Unternehmen positionieren. In Wirklichkeit eignet sich jedoch keines dieser Produkte für den Mittelstand. In dem nächsten Artikel werden wir das Buchhaltungssystem Gincore im Detail betrachten.

Gincore kostenlos testen