Trudny i bardzo ważny wybór - wybór programu do prowadzenia biznesu

Ważne jest, aby każdy kompletny system księgowy obejmował wszystkie aspekty Twojego biznesu. Oznacza to, że nie powinno być sytuacji, w której część procesów biznesowych odbywa się w systemie księgowym, a inne w zewnętrznych programach, na przykład w Excelu lub notatniku. Wybierając system księgowy, zwróć uwagę, aby idealnie pasował do Twojego biznesu. Aby to zrobić, zapisz na papierze główne procesy biznesowe Twojej firmy na dzień dzisiejszy. Zaplanuj również, jakie zmiany w tych procesach biznesowych nastąpią za rok. Na przykład, pojawienie się własnej usługi kurierskiej, logistyki, lub teraz naprawiasz tylko telefony, ale planujesz naprawiać także aparaty fotograficzne i laptopy. Następnie możesz śmiało przystąpić do wyboru produktu programowego.

Do kategorii obowiązkowych funkcji systemu księgowego należą:

1. Dla programu magazynowego główną funkcją powinno być przypisanie unikalnego numeru do każdego przyjętego produktu. Bez tej funkcji nie będziesz w stanie dokładnie obliczyć zysku z każdego zamówienia. Brak tej funkcji natychmiast ograniczy Cię w tworzeniu raportów. Nawet nie będziesz w stanie dowiedzieć się, z którego dokładnie partyjki pochodzi ten konkretny element, i od którego dostawcy go zakupiłeś.
2. Dla programu księgowego konieczne jest posiadanie następujących funkcji: rozliczenia z dostawcami, zadłużenie i należność, przemieszczenie między kasami, zarejestrowanie wszystkich zdarzeń i transakcji, a także integracja z programem magazynowym.
3. Podstawowa analiza. Bez niej przedsiębiorca jest ślepy i głuchy. Musisz polegać wyłącznie na swoich subiektywnych odczuciach. A te zazwyczaj są mylące. Co obejmuje podstawowa analiza: sprzedaż w ciągu dnia, w poszczególnych oddziałach, przez menedżerów, raport o wydajności pracowników, w tym sprzedaż, raport o konwersji ruchu/zadzwoń/zamówień, średni czek, średnia marża, aktywa obrotowe/nieobrotowe firmy, zysk, wskaźniki jakości obsługi.

Oto trzy główne wymagania dotyczące środowiska programowego, w którym będziesz pracować.

Wszystkie dostępne publicznie systemy CRM są wystarczająco proste i prymitywne. Oczywiście, ma to swoje zalety, są łatwe w obsłudze i intuicyjne. Taki program można opanować w ciągu 15 minut. Ale dużym minusem jest ograniczona funkcjonalność. Faktycznie brakuje w nich fizycznie procesów biznesowych, które będą Ci potrzebne w przyszłości. Zazwyczaj takie programy są przeznaczone dla zespołów do 6 - 7 osób.

Jakie są systemy księgowe dla centrów serwisowych?

• Naprawa online. To usługa online, która pozwala prowadzić warsztat w chmurze (czyli online), co jest dość wygodne. W tym serwisie zrealizowane są wszystkie niezbędne podstawowe funkcje: przyjęcie zamówienia na naprawę, nadanie statusu naprawy, odpisanie części na naprawę, przyjęcie części do magazynu, sprzedaż części, przypisanie inżynierów do naprawy, podstawowa księgowość, funkcja powiadomienia klienta o gotowości naprawy poprzez SMS. Ten system księgowy wystarczy do uruchomienia małego warsztatu dla 5 osób.
• ServiceMy. Interfejs jest intuicyjny, istnieje możliwość przyjmowania urządzeń do naprawy, zmiany statusów, przypisywania inżyniera, odpisywania części na naprawę, przyjmowania części do magazynu, sprzedaży części, funkcja powiadomienia klienta o gotowości naprawy poprzez SMS. Minusy: niemożność prowadzenia pełnej księgowości, w wersji łamanej ograniczone prawa, każdy pracownik może zmienić stan zapasów części, brak dziennikowania działań. Ten system księgowy również nadaje się do małych warsztatów, gdzie wszystko jest widoczne.
• One-click. Produkt przeznaczony do prowadzenia księgowości w centrum serwisowym. Funkcje są podstawowe, interfejs jest podobny do ServiceMy lub Naprawa online. Bardziej nadaje się do obsługi klientów na miejscu, obsługi sieci korporacyjnych, monitorowania przetwarzania zamówień przyjmowanych telefonicznie.

Wszystkie wymienione powyżej produkty programowe nadają się tylko dla małych firm. Chociaż producenci reklamują je jako odpowiednie dla średnich i dużych firm. Ale w rzeczywistości żaden z tych produktów nie nadaje się nawet dla średnich firm. A w następnym artykule szczegółowo omówimy system księgowy Gincore.

Wypróbuj za darmo