Dzisiaj w biznesie istnieją narzędzia do oceny pracy podwładnych - kluczowe wskaźniki efektywności (KPI pracowników). Dzięki temu systemowi będziesz w stanie określić produktywność każdego pracownika i zwiększyć motywację całego zespołu.

W rezultacie podwładni będą:

• wykonujący wszystkie zamówienia na czas;
• uprzejmie komunikujący się z klientami;
• kontrolujący wszystkie procesy;
• dokładnie wypełniający dokumenty;
• osiągający wysokie wyniki sprzedaży.

Wszystkim pracownikom, którzy zwiększyli swoją produktywność, można podnieść wynagrodzenie lub przyznać premię. To zwiększy motywację. Jak skorzystać z KPI pracowników, dowiesz się z tego materiału.

Po co są potrzebne kluczowe wskaźniki efektywności pracowników

Narzędzie KPI jest używane do określenia efektywności każdego pracownika i wszystkich działów w firmie. Mogą być oceniane takie wskaźniki:

• liczba przyjętych telefonów;
• zrealizowane zamówienia;
• liczba sprzedaży;
• ogólny zysk.

Aby wdrożyć KPI, konieczne jest postawienie przed pracownikami klarownych warunków: plan sprzedaży, obsługa zleceń klientów, wykonanie zamówień w określonym terminie. Po upływie ustalonego czasu sprawdzasz wolumeny wykonanej pracy, oceniasz poziom produktywności każdego podwładnego.

Ogólnie rzecz biorąc, kluczowe wskaźniki efektywności są powiązane z ogólnym planem rozwoju i celami firmy. Dzięki KPI zwiększa się produktywność pracowników, poprawia się jakość obsługi, standardy firmy, zaspokajają się potrzeby klientów, pojawia się więcej pozytywnych opinii od klientów.

Jak korzystać z KPI pracowników

Można ustawić KPI pracowników w każdej dziedzinie biznesu. W warsztacie, centrum obsługi, sklepie, na magazynie stosuje się takie warunki dla wzrostu wskaźników efektywności:

• dla sprzedawców - zwiększenie wolumenu sprzedaży, wzrost średniego rachunku, świadczenie dodatkowych usług, wzrost sprzedaży towarów towarzyszących;
• dla administratorów przyjmujących zlecenia - zwiększenie szybkości obsługi klientów, podwyższenie poziomu standardów obsługi, sprzedaż dodatkowych produktów;
• dla specjalistów - zwiększenie liczby zrealizowanych zamówień, przyspieszenie pracy, zmniejszenie opóźnionych zleceń;
• dla magazynierów - zwiększenie szybkości przyjmowania towarów, kompletowania zamówień, zmniejszenie liczby braków, porządek w systemie adresowym przechowywania towarów, zmniejszenie reklamacji z powodu błędnej kompletacji zamówień;
• dla kierowników działów - plan rozwoju działu, prowadzenie spotkań, kontrola harmonogramu pracy, raportów.

Wszystkie zadania dla pracowników powinny być jasne, dokładne, mierzone w parametrach ilościowych, ograniczone czasowo. Na przykład każdy specjalista z centrum obsługi miesięcznie obsługuje 30 zamówień i otrzymuje 10 pozytywnych opinii od klientów. Pod koniec miesiąca podliczasz liczbę zrealizowanych zamówień, opinii, przyznajesz premie tym pracownikom, którzy zrealizowali i przekroczyli plan.

Instrukcja wdrożenia KPI pracowników

Niektórzy przedsiębiorcy wdrażają KPI pracowników za pomocą specjalistów-konsultantów. Możesz samodzielnie zrozumieć ten temat i bez obcej pomocy skonfigurować wszystkie wskaźniki efektywności podwładnych w swojej firmie. W tym pomoże ci następująca instrukcja:

1. Określ cele przedsiębiorstwa: zwiększenie zysków, liczby klientów, zamówień, poprawa jakości obsługi, eliminacja błędów. Uporządkuj cele według priorytetów.
2. Przypisz cele konkretnym pracownikom, aby byli odpowiedzialni za osiągnięcie tych wyników, określając mierzalne wskaźniki.
3. Ustal wysokość bonusów i premii, oraz warunki, w jakich są przyznawane. Wysokość premii powinna odpowiadać trudności i znaczeniu celu. Na przykład, jeśli podwładny realizuje tylko połowę warunków, może liczyć na premię w wysokości 50%.
4. Opracuj nowy system nagród i motywacji. Powiedz swoim pracownikom, dlaczego wprowadzono system motywacyjny, jakie cele stawiasz i jakich rezultatów oczekujesz. Nagradzaj pracowników, którzy przekraczają plany i osiągają najlepsze wyniki.
5. Regularnie kontroluj KPI pracowników za pomocą systemu raportowania. Na przykład, skorzystaj z chmury programowej Gincore, która jest odpowiednia dla centrów obsługi, warsztatów, wypożyczalni, magazynów, sklepów i innych przedsiębiorstw. W tym oprogramowaniu można przypisywać zadania pracownikom, śledzić realizację zamówień, liczbę sprzedaży, zyski, wskaźniki biznesowe. Możesz również dostosować wynagrodzenie dla podwładnych i system premii. To pozwoli ci wdrożyć KPI pracowników i zwiększyć produktywność twojego zespołu.

Pracując z kluczowymi wskaźnikami efektywności twoich podwładnych, zobaczysz prawdziwy obraz firmy, zidentyfikujesz problemy i będziesz mógł nad nimi pracować. Dowiesz się również, kto spośród pracowników opóźnia się z realizacją zamówień, pracuje słabo, popełnia błędy w rozliczeniach, a kto przynosi więcej zysków, klientów i skutecznie wykonuje zamówienia. Jednak przy pracy z KPI pracowników mogą występować pewne problemy.

Główne problemy KPI pracowników

Wśród powszechnych problemów związanych z wdrażaniem KPI pracowników można wymienić:

• nie obniżaj wynagrodzenia. KPI zakłada wypłatę bonusów i premii jako dodatek do wynagrodzenia;
• nie zawyżaj wskaźników zbyt wysoko, powinny być one realistyczne i osiągalne;
• KPI wprowadzane jest dla wszystkich pracowników bez wyjątku, aby uniknąć podwójnych standardów;
• nie analizuj wskaźników, które nie są związane z konkretnym pracownikiem;
• system motywacji i przyznawania bonusów powinien być przejrzysty;
• nie stawiaj zbyt wielu wskaźników, zazwyczaj nie więcej niż 7;
• wdrażaj KPI pracowników stopniowo, aby zwiększyć motywację, a nie zakłócić harmonogram pracy.

Firmy, które pracują nad poprawą wskaźników efektywności pracowników, odnoszą sukcesy. Zrozumieją one pracę zespołu od środka, zwiększą produktywność i zagwarantują godziwą podwyżkę wynagrodzenia wszystkim pracownikom, którzy osiągają wysokie wyniki. Program Gincore pomoże ci wdrożyć KPI pracowników i kontrolować sytuację. W przyszłości zwiększy to efektywność twojego biznesu, więc zarejestruj się na stronie już teraz.

Wypróbuj za darmo