Hoje em dia, existem ferramentas no negócio para avaliar o desempenho dos colaboradores – os indicadores-chave de desempenho (KPI) dos funcionários. Com este sistema, você poderá determinar a produtividade de cada trabalhador e aumentar a motivação de toda a equipe.

Como resultado, os colaboradores irão:

• cumprir todos os pedidos a tempo;
• comunicar-se de forma educada com os clientes;
• controlar todos os processos;
• preencher documentos com atenção;
• realizar vendas elevadas.

A todos os funcionários que aumentarem sua produtividade, pode-se conceder um aumento salarial ou bonificações. Isso aumentará a motivação. Como utilizar os KPI dos funcionários, você descobrirá neste material.

Por que os indicadores-chave de desempenho dos funcionários são necessários

A ferramenta KPI é utilizada para determinar a eficácia de cada colaborador e de todos os departamentos da empresa. Podem ser avaliados os seguintes indicadores:

• número de chamadas recebidas;
• pedidos realizados;
• número de vendas;
• lucro total.

Para implementar os KPI, é necessário estabelecer condições claras para os colaboradores: plano de vendas, atendimento de solicitações de clientes, pedidos realizados em um período específico. Após o tempo determinado, você confere os volumes de trabalho executado e avalia o nível de produtividade de cada subordinado.

De modo geral, os indicadores-chave de desempenho estão ligados ao plano geral de desenvolvimento e aos objetivos da empresa. Graças aos KPI, aumenta-se a produtividade dos trabalhadores, melhora-se a qualidade do serviço, os padrões da empresa são atendidos, as solicitações dos clientes são satisfatórias, surgem mais avaliações positivas dos clientes.

Como usar os KPI dos funcionários

Estabelecer KPI para os funcionários pode ser feito em qualquer setor do negócio. Em uma oficina, centro de serviços, loja ou armazém, as seguintes condições podem ser utilizadas para aumentar os indicadores de desempenho:

• para vendedores – aumento de volume de vendas, aumento do ticket médio, oferta de serviços adicionais, aumento das vendas de produtos complementares;
• para administradores que recebem pedidos – aumento da velocidade de atendimento aos clientes, elevação dos padrões de serviço, venda de produtos adicionais;
• para técnicos – aumento no número de pedidos processados, aumento da velocidade de trabalho, redução de pedidos pendentes;
• para estoquistas – aumento da velocidade na recepção de mercadorias, na coleta de pedidos, diminuição de perdas, organização do sistema de armazenamento, redução de reclamações sobre montagem incorreta de pedidos;
• para gestores de departamentos – planejamento do desenvolvimento da equipe, realização de reuniões, controle do horário de trabalho e relatórios.

Todas as tarefas para os funcionários devem ser claras, precisas, mensuráveis em indicadores quantitativos e limitadas no tempo. Por exemplo, cada técnico de um centro de serviços deve processar 30 pedidos por mês e receber pelo menos 10 avaliações positivas dos clientes. No final do mês, você contabiliza o número de pedidos realizados, as avaliações, e concede bônus àqueles funcionários que cumpriram ou superaram a meta.

Instruções para a implementação dos KPI dos funcionários

Alguns empresários implementam os KPI dos funcionários com a ajuda de consultores. Você pode entender este assunto por conta própria e configurar todos os indicadores de desempenho de seus subordinados na sua empresa sem ajuda externa. Para isso, utilize as seguintes instruções:

1. Defina os objetivos da empresa: aumento do lucro, número de clientes, pedidos, melhoria da qualidade do serviço, correção de falhas. Priorize esses objetivos.
2. Atribua os objetivos a colaboradores específicos, para que eles sejam responsáveis pelos resultados dessa tarefa, definindo indicadores mensuráveis.
3. Estabeleça o valor dos bônus e das bonificações, bem como as condições sob as quais serão concedidos. O valor do aumento salarial deve corresponder à complexidade e à importância do objetivo. Por exemplo, se o colaborador cumpriu apenas metade das condições, ele pode receber 50% do bônus.
4. Desenvolva um novo sistema de recompensas e motivação. Explique aos seus funcionários o propósito da introdução do sistema de motivação, quais metas você tem e quais resultados espera. Recompense os colaboradores que superarem as metas e se destacarem pelos melhores resultados.
5. Monitore regularmente os KPI dos funcionários com a ajuda de um sistema de contabilidade. Por exemplo, utilize o software em nuvem Gincore, que é adequado para centros de serviço, oficinas, serviços de aluguel, armazéns, lojas e outras empresas. Neste software, é possível atribuir tarefas aos colaboradores, controlar o cumprimento de pedidos, número de vendas, lucro e indicadores de negócio. Você também pode ajustar os salários dos colaboradores e o sistema de bônus. Isso permitirá a você implantar os KPI dos funcionários e aumentar a produtividade da sua equipe.

Trabalhando com os indicadores-chave de desempenho de seus subordinados, você verá a real situação da empresa, identificará problemas e poderá resolvê-los. Você também descobrirá quem dos colaboradores está atrasando pedidos, trabalha mal, comete erros na contabilidade, e quem traz mais lucro, clientes e executa pedidos com sucesso. Entretanto, ao lidar com os KPI dos funcionários, podem surgir certos erros.

Principais problemas com os KPI dos funcionários

Entre os problemas comuns na implementação dos KPI dos colaboradores, podem ser citados os seguintes:

• não reduzam salários. Os KPI pressupõem a concessão de bônus e bonificações como aumento na remuneração;
• não eleve os indicadores a níveis excessivamente altos, pois devem ser realistas e alcançáveis;
• o KPI deve ser aplicado a todos os colaboradores sem exceção, para evitar padrões duplos;
• não analise indicadores que não tenham influência do colaborador específico;
• o sistema de motivação e a concessão de bônus devem ser transparentes;
• não estabeleça muitos indicadores, geralmente não mais de 7;
• implemente os KPI dos funcionários gradualmente, para aumentar a motivação, e não desestabilizar o trabalho.

As empresas que trabalham para melhorar os indicadores de desempenho dos funcionários conseguem se destacar. Elas compreendem a dinâmica da equipe de dentro para fora, aumentam a produtividade e garantem um aumento salarial adequado a todos os colaboradores que alcançam altos resultados. O programa Gincore ajudará você a implementar os KPI dos funcionários e controlar a situação. Isso, futuramente, aumentará a eficácia do seu negócio, então registre-se no site agora mesmo.

Experimente gratuitamente