Многие начинающие предприниматели берут на себя слишком много задач. Хватаясь за все сразу, вряд ли получится качественно выполнить всю работу, ведь один человек не сможет заменить 10 специалистов. Из-за такого объема задач невозможно самостоятельно развивать бизнес и вывести его на новый уровень. Для этого вам понадобится помощь. Наймите работников, научитесь делегировать, правильно распределите обязанности, и вы сразу начнете быстрее развиваться.

Далеко не все бизнесмены делегируют обязанности. Это связано с негативным опытом. Например, руководитель нанял квалифицированных специалистов, но при первой серьёзной работе они сорвали сроки заказа, допустили много ошибок и не смогли качественно завершить проект. В таком случае предприниматель решает, что лучше его никто не справится с задачами. После этого он погружается в пучину рабочего процесса, выполняет как крупные, так и мелкие задачи. Руководитель строит стратегию, занимается планированием, ведет переговоры с поставщиками, принимает заявки клиентов, наполняет контентом сайт, ведет соцсети, запускает рекламу. И его не хватает ни на что, ресурсы расходуются быстро, наступает выгорание.

Однако такой сценарий не приведет компанию к процветанию. У каждого бизнесмена есть свои страхи, барьеры, проблемы, по которым он самостоятельно ведет все свои дела. Рассмотрим, какие существуют основные проблемы делегирования и как правильно распределять работу.

Проблема 1: непонимание бизнес-процессов

В рабочем коллективе зачастую возникают проблемы, когда подчиненные не до конца понимают бизнес-процессы компании. Это связано с тем, что руководство неправильно ставит задачи для подчиненных, а также плохо объясняет нюансы работы. Когда вы нанимаете специалистов на работу, каждому необходимо предоставить должностную инструкцию, правильно ввести в курс дела, объяснить обязанности, как справляться с теми или иными заданиями.

В данном случае специалисты рекомендуют использовать ситуационную модель лидерства. Это означает, что руководитель компании с самого начала много работает с новым сотрудником, обучает его всему, вводит в дела компании, а затем постепенно ослабляет контроль. Такой подход позволит хорошо подготовить нового специалиста, а затем передать ему часть обязанностей. Именно в такой способ можно перейти к делегированию.

Данная модель лидерства состоит из четырех этапов:

1. Директивный этап. С самого начала руководитель рассказывает новому подчиненному об обязанностях, объясняет, как выполнять задачи, включает его в функционал и проверяет, как он справляется с работой. На этом этапе проходит обучение, наставление и контроль работника.
2. Этап наставничества. В данный период новый сотрудник приступает к работе, придерживаясь рекомендаций начальника. Руководитель контролирует работу подчиненного и умело его направляет.
3. Поддерживающий этап. В это время руководитель минимально контролирует сотрудника, помогает ему в решении спорных и сложных ситуаций.
4. Этап делегирования. Когда подчиненный готов к самостоятельной работе, он ответственно выполняет все задачи. Это связано с тем, что прежде руководитель оказывал ему максимальную поддержку и правильно его направил. В то же время начальник уверен в правильном выполнении задач, так как изначально всему обучил подчиненного.

Рассмотрим пример модели ситуационного лидерства. Например, вы открыли сервисный центр по ремонту ноутбуков. Чтобы заниматься разработкой стратегии, поиском поставщиков, клиентов, рекламой и другими важными заданиями, вам нужно найти трех работников. Для глубокого понимания дела, вам необходимо сначала обучить подчиненных и на начальном этапе вместе с ними ремонтировать технику. Постепенно большую часть заказов вы перекладываете на своих сотрудников, когда будете уверены в их квалификации. В дальнейшем ваши мастера будут проводить качественный ремонт, а вы сконцентрируетесь на организационной работе.

Поначалу такой подход отнимет у вас много времени, но он обладает такими плюсами:

• вы сможете обучить сотрудников под потребности вашего бизнеса;
• поможете сформировать необходимые навыки работников;
• ваши подчиненные не будут допускать грубых ошибок;
• у вас выработается правильный алгоритм работы;
• вы сможете сэкономить свои ресурсы;
• в дальнейшем можно делегировать обязанности;
• сможете заниматься только важными вопросами.

Единственный нюанс в этом методе – это потраченное время на наставничество. Если вы нанимаете уже опытного мастера, то ему потребуется не так много времени на обучение, как новичку.

Схему ситуационного лидерства применяют в малом бизнесе, для филиалов, отделов и различных подразделений больших компаний. Постепенно снижая контроль за сотрудниками, вы будете уверены в том, что они выполнят работу так, как вам нужно. Как только вы начнете делегировать, ваш бизнес начнет развиваться.

Проблема 2: отсутствие ответственности

В компаниях, где изначально плохо продумана и разработана организационная структура, возникают проблемы с ответственностью. Если у вас работают универсальные специалисты, каждый из которых выполняет много задач, тогда в коллективе стираются грани того, кто за что несет ответственность.

Чтобы начать делегировать, вам нужно разработать организационную структуру и установить центры ответственности. Это позволит вам правильно распределять работу, выстраивать цепочку контроля и ответственности. В результате каждый сотрудник будет точно знать свою зону ответственности.

Чтобы вы могли правильно сформировать организационную базу, придерживайтесь следующих рекомендаций:

• в подчинении одного руководителя должно быть около 10 сотрудников, не более. Если в компании огромное количество работников, то сформируйте несколько отделов, каждый из которых будет заниматься одним направлением. Отделы можно разделить на мелкие подотделы. Так можно четко распределять работу между всеми подчиненными;
• если некоторые задачи может выполнять кто-то вместо руководителя, то их нужно делегировать подчиненным;
• один руководитель контролирует работу одного отдела;
• подчиненные отчитываются о выполненных проектах руководителю своего отдела, который выставляет им задачи;
• если у работников возникают вопросы, они должны обратиться за помощью к руководителю своего отдела.

Для примера рассмотрим ситуацию. У вас есть сервисный центр, в котором работает пять мастеров по ремонту техники, три оператора колл-центра и три приемщика заказов. Разделите всю команду на три отдела и в каждом назначьте руководителя из числа наиболее опытных работников. Так вы сможете правильно распределить работу и организовать структуру компании. Это позволит хорошо обрабатывать заказы клиентов и делегировать задачи, не переживая за качество работы.

Проблема 3: психологические барьеры

Нередко проблемы делегирования связаны с психологическими проблемами и страхами самого руководителя:

• доверяя работу подчиненным, руководитель боится потерять свою значимость;
• переживает на счет качества работы;
• не умеет доверять подчиненным;
• боится ошибок и поражений;
• хочет контролировать все процессы самостоятельно.

В любой компании как большого, так и малого бизнеса необходимо учиться искусству делегирования. Это позволяет снять часть нагрузки с руководителя, чтобы он хорошо занимался управленческими задачами. При этом ответственность остается и на начальнике, и на подчиненных. Неправильно распределив работу, руководитель не сможет хорошо выполнять свои прямые функции:

• стратегия развития компании. Именно руководитель занимается построением стратегии, задает вектор движения и устанавливает цели;
• идеология. Начальник должен не просто заниматься бизнесом, а выполнять свою работу со смыслом, развивать корпоративную культуру и ценности, установить миссию и развивать партнерские отношения с другими организациями. Все это важно для дальнейшего развития вашего бизнеса;
• продвижение. Только руководитель определяет, для чего создан его бизнес и как его развивать;
• технологии. Сам предприниматель определяет, с какими технологиями работать и какие бизнес-показатели повышать;
• организационная структура. Руководитель должен разделить подчиненных на отделы и назначить ответственных менеджеров для их управления;
• контроль финансов и ресурсов. Владелец бизнеса должен контролировать финансы, выполнять планирование ресурсов и решать, какие средства на что тратить и как распределять прибыль;
• безопасность. Руководитель несет ответственность за физическую безопасность сотрудников и за юридическую безопасность компании в целом.

Остальные функции можно распределить между отделами и сотрудниками. Глава компании должен заниматься основными управленческими задачами, что обеспечит успешную работу всей команды.

Приведем такой пример. Руководитель сервисного центра автоматизировал всю работу с помощью облачной программы учета Gincore. Он контролирует все заказы, задачи сотрудников, закупки у поставщиков, отчеты, а также изучает статистику и бизнес-показатели. Благодаря этому можно построить удобный график работы для подчиненных, выполнять больше клиентских заказов и увеличить объемы работы. Все это помогает привести дела в порядок и получить больше прибыли.

Вы можете последовать этому примеру, нажать «Попробовать бесплатно» и пройти регистрацию. В дальнейшем оптимизируйте работу вашего предприятия с помощью софта Джинкор. Вы сможете делегировать часть работы своим подчиненным, и при этом будете контролировать все процессы.

Попробовать бесплатно