A arte de delegar: como distribuir o trabalho corretamente

Muitos empresários iniciantes assumem muitas tarefas. Ao tentar fazer tudo ao mesmo tempo, é improvável que conseguam realizar o trabalho com qualidade, pois uma única pessoa não pode substituir 10 especialistas. Devido a essa carga de trabalho, é impossível desenvolver o negócio sozinha e elevá-lo a um novo patamar. Para isso, você precisará de ajuda. Contrate colaboradores, aprenda a delegar e distribua as responsabilidades corretamente, e você começará a se desenvolver mais rapidamente.

Nem todos os empresários delegam responsabilidades. Isso está relacionado a experiências negativas. Por exemplo, o líder contratou especialistas qualificados, mas na primeira tarefa séria, eles não cumpriram os prazos, cometeram muitos erros e não conseguiram concluir o projeto com qualidade. Nesse caso, o empreendedor decide que ninguém pode realizar as tarefas melhor do que ele. Depois, ele se afunda no trabalho, realizando tanto as grandes quanto as pequenas tarefas. O líder elabora estratégias, faz planejamentos, negocia com fornecedores, recebe pedidos de clientes, preenche o site com conteúdo, gerencia redes sociais e lança campanhas publicitárias. E ele não tem tempo para nada, os recursos se esgotam rapidamente, levando ao esgotamento.

Entretanto, esse cenário não levará a empresa à prosperidade. Cada empresário tem seus próprios medos, barreiras e problemas, que o levam a gerenciar tudo sozinho. Vamos considerar quais são os principais problemas da delegação e como distribuir o trabalho corretamente.

Problema 1: Falta de compreensão dos processos de negócios

Em muitos ambientes de trabalho, surgem problemas quando os subordinados não compreendem completamente os processos de negócios da empresa. Isso se deve ao fato de que a gestão não define as tarefas para os subordinados de maneira adequada, além de explicar mal os detalhes do trabalho. Quando você contrata especialistas, é essencial fornecer a cada um uma descrição do cargo, introduzi-los adequadamente e explicar suas responsabilidades e como lidar com determinadas tarefas.

Nesse caso, os especialistas recomendam utilizar o modelo situacional de liderança. Isso significa que o líder da empresa deve, desde o início, trabalhar intensamente com o novo colaborador, ensinando-o sobre tudo, introduzindo-o nos assuntos da empresa e, em seguida, gradualmente relaxando o controle. Essa abordagem permitirá preparar bem o novo especialista, e depois transferir a ele parte das responsabilidades. Dessa forma, você poderá começar a delegar.

Este modelo de liderança consiste em quatro etapas:

1. Etapa diretiva. Desde o início, o líder explica as responsabilidades ao novo subordinado, demonstra como realizar as tarefas, integra-o nas funções e verifica como ele se sai no trabalho. Nesta fase, ocorre treinamento, orientação e supervisão do trabalhador.
2. Etapa de mentoria. Durante esse período, o novo colaborador começa a trabalhar, seguindo as recomendações do chefe. O líder controla o trabalho do subordinado e o orienta habilmente.
3. Etapa de suporte. Neste momento, o líder exerce um controle mínimo sobre o colaborador, ajudando-o a resolver situações controversas e complexas.
4. Etapa de delegação. Quando o subordinado está pronto para o trabalho independente, ele executa todas as tarefas de forma responsável. Isso acontece porque, anteriormente, o líder ofereceu o máximo de apoio e o orientou adequadamente. Ao mesmo tempo, o chefe confia que as tarefas serão realizadas corretamente, já que treinou o subordinado desde o início.

Vamos considerar um exemplo do modelo de liderança situacional. Por exemplo, você abriu um centro de serviços para consertos de laptops. Para se dedicar ao desenvolvimento de estratégias, busca de fornecedores, clientes, publicidade e outras tarefas importantes, você precisa contratar três colaboradores. Para uma compreensão aprofundada do trabalho, você deve primeiro treinar os subordinados e, no início, consertar os aparelhos junto com eles. Gradualmente, você transfere a maior parte dos pedidos para seus funcionários, quando estiver confiante em suas qualificações. No futuro, seus técnicos realizarão consertos de qualidade, enquanto você se concentrará no trabalho organizacional.

No início, essa abordagem tomará muito do seu tempo, mas traz vantagens como:

• você pode treinar os colaboradores para as necessidades do seu negócio;
• ajudará a desenvolver as habilidades necessárias dos trabalhadores;
• seus subordinados não cometerão erros grosseiros;
• você estabelecerá um algoritmo de trabalho adequado;
• poderá economizar seus recursos;
• no futuro, poderá delegar responsabilidades;
• poderá focar apenas nas questões importantes.

A única desvantagem desse método é o tempo gasto na mentoria. Se você contratar um profissional experiente, ele precisará de menos tempo para treinamento do que um novato.

O modelo de liderança situacional é utilizado em pequenas empresas, bem como em filiais, departamentos e várias subdivisões de grandes companhias. Ao diminuir gradualmente o controle sobre os colaboradores, você ficará seguro de que eles executarão o trabalho conforme suas expectativas. Assim que começar a delegar, seu negócio começará a se desenvolver.

Problema 2: Falta de responsabilidade

Em empresas onde a estrutura organizacional é mal planejada e desenvolvida desde o início, surgem problemas relacionados à responsabilidade. Caso você tenha profissionais que não têm funções específicas, que são capazes de desempenhar várias tarefas, a linha que delimita quem é responsável pelo quê fica embaralhada no ambiente.

Para começar a delegar, é necessário desenvolver uma estrutura organizacional e estabelecer centros de responsabilidade. Isso permitirá distribuir adequadamente as tarefas, criar uma cadeia de controle e responsabilidade. Como resultado, cada colaborador saberá exatamente sua zona de responsabilidade.

Para que você possa estabelecer uma base organizacional adequada, siga as seguintes recomendações:

• sob a supervisão de um líder, deve haver cerca de 10 colaboradores ou menos. Se houver um grande número de trabalhadores na empresa, crie vários departamentos, cada um responsável por uma área específica. Os departamentos podem ser divididos em subdivisões menores. Isso permite uma distribuição clara de trabalho entre todos os subordinados;
• se algumas tarefas podem ser executadas por outro colaborador em vez do líder, elas devem ser delegadas aos subordinados;
• um líder supervisiona o trabalho de um único departamento;
• os subordinados prestam contas ao líder de seu departamento sobre as tarefas concluídas, que estabelece as missões;
• se os colaboradores tiverem dúvidas, devem procurar ajuda com o líder de seu departamento.

Para exemplificar, considere essa situação. Você tem um centro de serviços com cinco técnicos especializados em consertos, três operadores de call center e três recepcionistas de pedidos. Divida toda a equipe em três departamentos e em cada um deles, nomeie um líder entre os colaboradores mais experientes. Dessa forma, você poderá distribuir o trabalho corretamente e organizar a estrutura da empresa. Isso permitirá que os pedidos dos clientes sejam processados adequadamente e as tarefas sejam delegadas sem preocupações com a qualidade do trabalho.

Problema 3: Barreiras psicológicas

Frequentemente, os problemas de delegação estão relacionados a dificuldades psicológicas e medos do próprio líder:

• ao confiar tarefas aos subordinados, o líder teme perder sua relevância;
• preocupa-se com a qualidade do trabalho;
• não sabe confiar nos subordinados;
• tem medo de erros e fracassos;
• deseja controlar todos os processos sozinho.

Em qualquer empresa, seja grande ou pequena, é necessário aprender a arte da delegação. Isso alivia parte da carga do líder, permitindo que ele se concentre nas tarefas gerenciais. Ao mesmo tempo, a responsabilidade permanece tanto com o chefe quanto com os subordinados. Se o líder não distribuir bem o trabalho, não conseguirá desempenhar suas funções diretas com eficácia:

• estratégia de desenvolvimento da empresa. É o líder quem traça a estratégia, define a direção e estabelece metas;
• ideologia. O chefe deve não apenas gerir o negócio, mas também realizar seu trabalho com propósito, desenvolvendo a cultura corporativa e os valores, estabelecendo a missão e cultivando parcerias com outras organizações. Tudo isso é importante para o futuro desenvolvimento do seu negócio;
• promoção. Só o líder determina para quê sua empresa foi criada e como ela deve se desenvolver;
• tecnologias. O empreendedor decide com quais tecnologias trabalhar e quais indicadores de desempenho deve aprimorar;
• estrutura organizacional. O líder deve dividir os subordinados em departamentos e nomear gerentes responsáveis pela sua administração;
• controle financeiro e de recursos. O proprietário do negócio deve controlar as finanças, planejar os recursos e decidir quais fundos alocar e como distribuir os lucros;
• segurança. O líder é responsável pela segurança física dos colaboradores e pela segurança jurídica da empresa como um todo.

As demais funções podem ser distribuídas entre departamentos e colaboradores. O chefe da empresa deve estar focado nas principais tarefas gerenciais, o que garantirá o sucesso do trabalho de toda a equipe.

Vamos dar um exemplo. O líder de um centro de serviços automatizou todo o trabalho utilizando o software de gestão em nuvem Gincore. Ele controla todos os pedidos, tarefas dos colaboradores, compras de fornecedores, relatórios, e também analisa estatísticas e indicadores de negócios. Graças a isso, é possível elaborar um cronograma de trabalho conveniente para os subordinados, executar mais pedidos dos clientes e aumentar o volume de trabalho. Tudo isso ajuda a colocar as operações em ordem e obter mais lucro.

Você pode seguir esse exemplo, clicar em «Experimentar gratuitamente» e realizar o registro. Depois, otimize o funcionamento da sua empresa com o software Gincore. Você poderá delegar parte do trabalho para seus subordinados, mantendo o controle de todos os processos.

Experimentar gratuitamente