Muchos emprendedores novatos asumen demasiadas tareas. Tratar de hacerlo todo a la vez rara vez resulta en un trabajo de calidad, ya que una sola persona no puede reemplazar a 10 especialistas. Con este volumen de tareas, es imposible desarrollar el negocio de manera independiente y llevarlo a un nuevo nivel. Para ello, necesitarás ayuda. Contrata empleados, aprende a delegar, distribuye las responsabilidades correctamente y comenzarás a avanzar más rápidamente de inmediato.

No todos los empresarios delegan responsabilidades. Esto se debe a experiencias negativas. Por ejemplo, un gerente contrató a especialistas calificados, pero en el primer trabajo importante, no cumplieron con los plazos del pedido, cometieron muchos errores y no pudieron completar el proyecto de manera satisfactoria. En tales casos, el empresario decide que nadie más podrá manejar las tareas mejor que él. Después de eso, se sumerge en el flujo de trabajo, realizando tanto tareas importantes como pequeñas. El gerente elabora estrategias, realiza planificaciones, negocia con proveedores, atiende las solicitudes de los clientes, llena de contenido el sitio web, administra las redes sociales y lanza publicidad. Y no le alcanza el tiempo para nada, los recursos se agotan rápidamente y llega el agotamiento.

Sin embargo, este escenario no llevará a la empresa al éxito. Cada empresario tiene sus propios miedos, barreras y problemas, por los cuales maneja todos sus asuntos de manera independiente. Veamos cuáles son los principales problemas de la delegación y cómo distribuir el trabajo correctamente.

Problema 1: falta de comprensión de los procesos empresariales

A menudo, surgen problemas en el equipo de trabajo cuando los subordinados no comprenden completamente los procesos empresariales. Esto se debe a que la dirección establece tareas de manera incorrecta para los subordinados y también explica mal los matices del trabajo. Cuando contratas especialistas para trabajar, es necesario proporcionarles una descripción del puesto, introducirlos correctamente en el trabajo, explicar las responsabilidades y cómo enfrentar diversas tareas.

En este caso, los expertos recomiendan utilizar el modelo de liderazgo situacional. Esto significa que desde el principio, el director de la empresa trabaja mucho con el nuevo empleado, lo capacita en todo, lo introduce en los asuntos de la empresa y luego gradualmente reduce el control. Este enfoque permitirá preparar adecuadamente al nuevo especialista y luego transferirle parte de las responsabilidades. Es precisamente de esta manera como se puede avanzar hacia la delegación.

Este modelo de liderazgo consta de cuatro etapas:

1. Fase directiva. Desde el principio, el gerente informa al nuevo subordinado sobre las responsabilidades, explica cómo realizar las tareas, lo involucra en el trabajo y verifica cómo está manejando las tareas. Durante esta etapa, se lleva a cabo la capacitación, la orientación y el control del empleado.
2. Fase de tutoría. En este período, el nuevo empleado comienza a trabajar siguiendo las recomendaciones del jefe. El gerente supervisa el trabajo del subordinado y lo guía hábilmente.
3. Fase de apoyo. Durante este tiempo, el gerente supervisa mínimamente al empleado, ayudándolo a resolver situaciones difíciles y disputas.
4. Fase de delegación. Cuando el subordinado está listo para trabajar de forma independiente, asume la responsabilidad de todas las tareas. Esto se debe a que anteriormente, el gerente le brindó el máximo apoyo y lo dirigió correctamente. Al mismo tiempo, el jefe confía en que las tareas se realizarán correctamente, ya que inicialmente capacitó al subordinado en todo.

Veamos un ejemplo del modelo de liderazgo situacional. Por ejemplo, has abierto un centro de servicio para reparar computadoras portátiles. Para ocuparte del desarrollo de estrategias, búsqueda de proveedores, clientes, publicidad y otras tareas importantes, necesitas contratar a tres empleados. Para comprender completamente el negocio, primero debes capacitar a los subordinados y al principio, trabajar con ellos en la reparación de equipos. Gradualmente, transferirás la mayoría de los pedidos a tus empleados cuando estés seguro de su calificación. En el futuro, tus técnicos realizarán reparaciones de calidad y tú te concentrarás en el trabajo organizativo.

Al principio, este enfoque te llevará mucho tiempo, pero tiene varias ventajas:

• Puedes capacitar a los empleados según las necesidades de tu negocio;
• Ayudas a desarrollar las habilidades necesarias de los empleados;
• Tus subordinados no cometerán errores graves;
• Desarrollarás el flujo de trabajo correcto;
• Ahorras tus recursos;
• En el futuro, puedes delegar responsabilidades;
• Puedes ocuparte solo de los asuntos importantes.

El único inconveniente de este método es el tiempo dedicado a la tutoría. Si contratas a un maestro ya experimentado, necesitará menos tiempo para capacitarse que un novato.

El modelo de liderazgo situacional se aplica en pequeñas empresas, sucursales, departamentos y diversas divisiones de grandes empresas. Reduciendo gradualmente el control sobre los empleados, estarás seguro de que realizarán el trabajo como lo necesitas. Tan pronto como comiences a delegar, tu negocio comenzará a crecer.

Problema 2: falta de responsabilidad

En las empresas donde la estructura organizativa no está bien pensada y desarrollada inicialmente, surgen problemas de responsabilidad. Si tienes empleados que son especialistas multifuncionales, cada uno de los cuales realiza múltiples tareas, entonces en el equipo se borran las líneas de quién es responsable de qué.

Para empezar a delegar, necesitas desarrollar una estructura organizativa y establecer centros de responsabilidad. Esto te permitirá distribuir el trabajo correctamente, establecer una cadena de control y responsabilidad. Como resultado, cada empleado sabrá exactamente cuál es su área de responsabilidad.

Para poder formar adecuadamente la base organizativa, sigue estas recomendaciones:

• Un líder debe tener alrededor de 10 empleados a su cargo, no más. Si la empresa tiene un gran número de empleados, entonces forma varios departamentos, cada uno de los cuales se ocupará de una dirección. Los departamentos pueden dividirse en subdepartamentos más pequeños. Esto te permitirá distribuir claramente el trabajo entre todos los subordinados;
• Si algunos trabajos pueden ser realizados por alguien además del líder, entonces deben delegarse a los subordinados;
• Un líder supervisa el trabajo de un departamento;
• Los subordinados informan sobre los proyectos completados al líder de su departamento, quien les asigna tareas;
• Si los empleados tienen preguntas, deben dirigirse al líder de su departamento para obtener ayuda.

Para ilustrar esto, consideremos una situación. Tienes un centro de servicio donde trabajan cinco técnicos de reparación, tres operadores de centro de llamadas y tres recepcionistas de pedidos. Divide todo el equipo en tres departamentos y asigna un líder experimentado a cada uno. De esta manera, podrás distribuir el trabajo correctamente y organizar la estructura de la empresa. Esto te permitirá procesar correctamente los pedidos de los clientes y delegar tareas sin preocuparte por la calidad del trabajo.

Problema 3: barreras psicológicas

A menudo, los problemas de delegación están relacionados con problemas psicológicos y miedos del propio líder:

• Al confiar el trabajo a los subordinados, el líder teme perder su importancia;
• Preocupación por la calidad del trabajo;
• No sabe cómo confiar en los subordinados;
• Teme cometer errores y fracasos;
• Desea controlar todos los procesos por sí mismo.

En cualquier empresa, ya sea grande o pequeña, es necesario aprender el arte de delegar. Esto permite aligerar parte de la carga del líder para que pueda ocuparse adecuadamente de las tareas de gestión. Sin embargo, la responsabilidad sigue recayendo tanto en el jefe como en los subordinados. Si se distribuye mal el trabajo, el líder no podrá realizar adecuadamente sus funciones principales:

• Estrategia de desarrollo de la empresa. Es el líder quien se encarga de establecer la estrategia, marcar la dirección y establecer metas;
• Ideología. El jefe no solo debe hacer negocios, sino también trabajar con un propósito, desarrollar una cultura y valores corporativos, establecer una misión y desarrollar relaciones de colaboración con otras organizaciones. Todo esto es importante para el desarrollo futuro de tu negocio;
• Promoción. Solo el líder determina para qué se creó su negocio y cómo hacerlo crecer;
• Tecnología. El empresario mismo decide qué tecnologías utilizar y qué indicadores comerciales mejorar;
• Estructura organizativa. El líder debe dividir a los subordinados en departamentos y designar gerentes responsables de su gestión;
• Control financiero y de recursos. El propietario del negocio debe controlar las finanzas, realizar planificaciones de recursos y decidir en qué gastar y cómo distribuir los beneficios;
• Seguridad. El líder es responsable de la seguridad física de los empleados y de la seguridad jurídica de la empresa en general.

Las demás funciones pueden distribuirse entre los departamentos y los empleados. El director de la empresa debe ocuparse de las tareas de gestión principales para garantizar el buen funcionamiento de todo el equipo.

Tomemos un ejemplo. El director de un centro de servicio automatizó todo el trabajo con el software de gestión en la nube de Gincore. Controla todos los pedidos, las tareas de los empleados, las compras a proveedores, los informes, así como analiza las estadísticas y los indicadores comerciales. Gracias a esto, se puede establecer un horario de trabajo conveniente para los subordinados, realizar más pedidos de clientes y aumentar el volumen de trabajo. Todo esto ayuda a ordenar los asuntos y obtener más beneficios.

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