L'art de déléguer : comment bien répartir le travail

De nombreux entrepreneurs débutants prennent en charge trop de tâches. En s'attaquant à tout en même temps, il est peu probable qu'ils parviennent à réaliser un travail de qualité, car une personne ne peut pas remplacer dix spécialistes. Avec un tel volume de tâches, il est impossible de développer son entreprise seul et de l'amener à un nouveau niveau. Pour cela, vous aurez besoin d'aide. Embauchez des employés, apprenez à déléguer, répartissez correctement les responsabilités, et vous commencerez immédiatement à progresser plus rapidement.

Il n'est pas rare que les chefs d'entreprise ne déléguent pas les tâches. Cela est souvent dû à une expérience négative. Par exemple, un dirigeant a embauché des spécialistes qualifiés, mais lors de la première tâche sérieuse, ils ont manqué les délais, commis de nombreuses erreurs et n'ont pas pu terminer le projet de manière satisfaisante. Dans ce cas, l'entrepreneur décide que personne d'autre ne peut s'acquitter de ces tâches aussi bien que lui. Après cela, il se plonge dans le processus de travail, s'occupant à la fois des grandes et des petites tâches. Le dirigeant élabore des stratégies, s'occupe de la planification, négocie avec les fournisseurs, prend des commandes des clients, remplit le site avec du contenu, gère les réseaux sociaux et lance des publicités. Et il ne lui reste plus de temps pour rien, ses ressources s'épuisent rapidement, entraînant un burn-out.

Cependant, un tel scénario ne mènera pas l'entreprise à la prospérité. Chaque entrepreneur a ses propres peurs, barrières et problèmes qui le poussent à gérer toutes ses affaires seul. Examinons les principaux problèmes liés à la délégation et comment bien répartir le travail.

Problème 1 : mauvaise compréhension des processus d'affaires

Dans une équipe de travail, des problèmes surviennent souvent lorsque les subordonnés ne comprennent pas pleinement les processus commerciaux de l'entreprise. Cela est dû à une mauvaise formulation des tâches par la direction ainsi qu'à une explication insuffisante des nuances du travail. Lorsque vous embauchez des spécialistes, il est essentiel de fournir des descriptions de poste, d'introduire correctement chacun dans les affaires de l'entreprise, d'expliquer les responsabilités et de montrer comment gérer certaines tâches.

Dans ce cas, il est recommandé d'utiliser un modèle de leadership situationnel. Cela signifie que le dirigeant de l'entreprise travaille intensément avec le nouvel employé dès le départ, l'initie à tout, l’introduit dans les affaires de l'entreprise, puis relâche progressivement le contrôle. Cette approche permettra de bien former le nouveau spécialiste, puis de lui transférer une partie des responsabilités. C'est ainsi que l'on peut passer à la délégation.

Ce modèle de leadership se compose de quatre étapes :

1. Étape directive. Au début, le dirigeant explique au nouvel employé ses responsabilités, comment réaliser les tâches, l'intègre dans la fonction et vérifie comment il s'en sort. À ce stade, la formation, le mentorat et le contrôle de l'employé ont lieu.
2. Étape de mentorat. À ce stade, le nouvel employé commence à travailler en suivant les recommandations du supérieur. Le dirigeant contrôle le travail de l'employé et l'orienter habilement.
3. Étape d'encouragement. À ce moment-là, le dirigeant contrôle moins l'employé, l'aidant à résoudre des situations délicates et complexes.
4. Étape de délégation. Lorsque le subordonné est prêt à travailler de manière autonome, il exécute toutes les tâches avec responsabilité. Cela s'explique par le fait que le dirigeant lui a préalablement apporté un soutien maximal et l'a orienté correctement. Parallèlement, le dirigeant a confiance dans la bonne exécution des tâches, car il a formé le subordonné dès le départ.

Considérons un exemple de modèle de leadership situationnel. Par exemple, vous avez ouvert un centre de services de réparation de laptops. Pour pouvoir développer une stratégie, rechercher des fournisseurs, des clients, de la publicité et d'autres tâches importantes, vous devez embaucher trois employés. Pour comprendre le métier en profondeur, vous devez d'abord former vos subordonnés et, au début, réparer des équipements avec eux. Progressivement, vous transférez la plupart des commandes à vos employés, lorsque vous êtes convaincu de leurs qualifications. Ensuite, vos artisans effectueront des réparations de qualité, tandis que vous vous concentrerez sur le travail organisationnel.

Au début, cette approche demandera beaucoup de temps, mais elle présente plusieurs avantages :

• vous pourrez former vos employés selon les besoins de votre entreprise ;
• vous aiderez à développer les compétences nécessaires chez vos travailleurs ;
• vos subordonnés ne feront pas d'erreurs grossières ;
• vous élaborerez un algorithme de travail approprié ;
• vous pourrez économiser vos ressources ;
• vous pourrez par la suite déléguer des responsabilités ;
• vous pourrez vous concentrer uniquement sur les questions importantes.

Le seul inconvénient de cette méthode réside dans le temps consacré au mentorat. Si vous embauchez un artisan expérimenté, il lui faudra moins de temps pour se former que pour un novice.

Le schéma du leadership situationnel est appliqué dans les petites entreprises, pour les filiales, départements et diverses unités de grandes sociétés. En réduisant progressivement le contrôle sur les employés, vous aurez l'assurance qu'ils effectueront le travail comme vous le souhaitez. Une fois que vous commencerez à déléguer, votre entreprise commencera à se développer.

Problème 2 : absence de responsabilité

Dans les entreprises où la structure organisationnelle n'est pas bien conçue et développée dès le départ, des problèmes de responsabilité apparaissent. Si vous avez des spécialistes polyvalents, chacun exécutant de nombreuses tâches, les frontières de qui est responsable de quoi s'estompent au sein de l'équipe.

Pour commencer à déléguer, vous devez élaborer une structure organisationnelle et établir des centres de responsabilité. Cela vous permettra de répartir correctement le travail, de construire une chaîne de contrôle et de responsabilité. En conséquence, chaque employé saura exactement ce qui lui incombe.

Pour bien établir votre base organisationnelle, suivez les recommandations suivantes :

• un responsable ne doit superviser qu'environ 10 employés, pas plus. S'il y a un grand nombre de travailleurs dans l'entreprise, formez plusieurs départements, chacun se concentrant sur un domaine. Les départements peuvent être subdivisés en plus petits sous-départements. Cela permettra de répartir clairement le travail entre tous les subordonnés ;
• si certaines tâches peuvent être effectuées par quelqu'un d'autre, elles doivent être déléguées aux subordonnés ;
• un responsable contrôle le travail d'un département ;
• les subordonnés rendent compte des projets réalisés à leur responsable de département, qui leur attribue les tâches ;
• si les employés ont des questions, ils doivent s'adresser à leur responsable de département pour obtenir de l'aide.

Pour illustrer, considérons la situation suivante. Vous avez un centre de services où travaillent cinq techniciens de réparation, trois opérateurs de centre d'appels et trois réceptionnistes. Divisez toute l'équipe en trois départements et désignez un responsable parmi les employés les plus expérimentés dans chacun d'eux. Cela vous permettra de bien répartir le travail et d'organiser la structure de l'entreprise. Cela facilitera le traitement des commandes des clients et la délégation des tâches, sans vous inquiéter de la qualité du travail.

Problème 3 : barrières psychologiques

Souvent, les problèmes de délégation sont liés aux problèmes psychologiques et aux peurs du dirigeant lui-même :

• en déléguant des tâches, le dirigeant a peur de perdre son importance ;
• il craint pour la qualité du travail ;
• il ne sait pas faire confiance à ses subordonnés ;
• il a peur des erreurs et des échecs ;
• il veut contrôler tous les processus lui-même.

Dans toute entreprise, qu'elle soit grande ou petite, il est essentiel d'apprendre l'art de la délégation. Cela permet de soulager une partie de la charge du dirigeant pour qu'il puisse se concentrer sur des tâches de gestion importantes. La responsabilité reste de fait partagée entre le supérieur et les subordonnés. En répartissant mal le travail, le dirigeant ne pourra pas bien assumer ses fonctions principales :

• stratégie de développement de l'entreprise. C'est le dirigeant qui construit la stratégie, fixe la direction et établit les objectifs ;
• idéologie. Le supérieur doit non seulement diriger l'entreprise, mais aussi faire son travail avec sens, développer la culture d'entreprise et les valeurs, établir une mission et développer des relations de partenariat avec d'autres organisations. Tout cela est important pour le développement futur de votre entreprise ;
• promotion. Seul le dirigeant détermine à quoi sert son entreprise et comment la développer ;
• technologies. L'entrepreneur détermine les technologies à utiliser et les indicateurs commerciaux à améliorer ;
• structure organisationnelle. Le dirigeant doit diviser les subordonnés en départements et désigner des managers responsables pour les gérer ;
• contrôle des finances et des ressources. Le propriétaire de l'entreprise doit contrôler les finances, réaliser une planification des ressources et décider comment dépenser l'argent et répartir les bénéfices ;
• sécurité. Le dirigeant est responsable de la sécurité physique des employés et de la sécurité juridique de l'entreprise dans son ensemble.

D'autres fonctions peuvent être réparties entre les départements et les employés. Le chef d'entreprise doit se concentrer sur les principales tâches de gestion, ce qui assurera le bon fonctionnement de toute l'équipe.

Prenons un exemple. Le responsable d'un centre de services a automatisé tout son travail grâce à un logiciel de gestion dans le cloud, Gincore. Il contrôle toutes les commandes, les tâches des employés, les achats auprès des fournisseurs, les rapports, ainsi que l'analyse des statistiques et des indicateurs commerciaux. Grâce à cela, il est possible d'établir un emploi du temps pratique pour les subordonnés, de prendre en charge davantage de commandes clients et d'augmenter le volume de travail. Tout cela aide à mettre de l'ordre dans les affaires et à générer plus de profits.

Vous pouvez suivre cet exemple, cliquer sur « Essayer gratuitement » et vous inscrire. Par la suite, optimisez le fonctionnement de votre entreprise grâce au logiciel Gincore. Vous pourrez déléguer une partie de votre travail à vos subordonnés tout en contrôlant tous les processus.

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