Wielu początkujących przedsiębiorców podejmuje zbyt wiele zadań na siebie. Starając się zająć wszystkim naraz, rzadko udaje się jakościowo wykonać całą pracę, ponieważ jedna osoba nie może zastąpić 10 specjalistów. Z powodu takiego obciążenia zadaniowego niemożliwe jest samodzielne rozwijanie biznesu i doprowadzenie go do nowego poziomu. Potrzebna ci będzie pomoc. Zatrudnij pracowników, naucz się delegować, właściwie rozdzielaj obowiązki, a zauważysz natychmiastowy wzrost swojego rozwoju.

Nie wszyscy przedsiębiorcy delegują zadania. Wynika to z negatywnego doświadczenia. Na przykład kierownik zatrudnił wykwalifikowanych specjalistów, ale przy pierwszym poważnym zadaniu przekroczyli termin realizacji zamówienia, popełnili wiele błędów i nie zdołali jakościowo zakończyć projektu. W takim przypadku przedsiębiorca decyduje, że lepiej nikt inny nie poradzi sobie z zadaniami. Następnie zagłębia się w wir procesu pracy, wykonuje zarówno duże, jak i małe zadania. Kierownik opracowuje strategię, planuje, negocjuje z dostawcami, przyjmuje zlecenia od klientów, wypełnia treścią stronę internetową, zarządza mediami społecznościowymi, uruchamia reklamy. I brakuje mu czasu na wszystko, zasoby szybko się wyczerpują, pojawia się wypalenie zawodowe.

Jednak taki scenariusz nie doprowadzi firmy do prosperity. Każdy przedsiębiorca ma swoje obawy, bariery, problemy, którymi samodzielnie zajmuje się we wszystkich swoich sprawach. Przyjrzyjmy się, jakie są główne problemy delegacji zadań i jak właściwie rozdzielać pracę.

Problem 1: Brak zrozumienia procesów biznesowych

W zespole pracy często pojawiają się problemy, gdy podwładni nie do końca rozumieją procesy biznesowe firmy. Wynika to z faktu, że kierownictwo źle formułuje zadania dla podwładnych, a także źle wyjaśnia niuanse pracy. Kiedy zatrudniasz specjalistów do pracy, każdemu należy dostarczyć instrukcję stanowiskową, odpowiednio wprowadzić w temat, wyjaśnić obowiązki, jak radzić sobie z różnymi zadaniami.

W tym przypadku specjaliści zalecają stosowanie modelu sytuacyjnego przywództwa. Oznacza to, że kierownik firmy od samego początku dużo pracuje z nowym pracownikiem, szkoli go we wszystkim, wprowadza w sprawy firmy, a następnie stopniowo zmniejsza kontrolę. Taki podejście pozwoli dobrze przygotować nowego specjalistę, a następnie przekazać mu część obowiązków. Właśnie w ten sposób można przejść do delegowania.

Ten model przywództwa składa się z czterech etapów:

1. Etap dyrektywny. Od samego początku kierownik opowiada nowemu podwładnemu o obowiązkach, wyjaśnia, jak wykonywać zadania, włącza go do funkcji i sprawdza, jak sobie radzi z pracą. W tym etapie odbywa się szkolenie, instruktaż i kontrola pracownika.
2. Etap mentorowania. W tym okresie nowy pracownik rozpoczyna pracę, trzymając się zaleceń szefa. Kierownik kontroluje pracę podwładnego i umiejętnie go kieruje.
3. Etap wsparcia. W tym czasie kierownik minimalnie kontroluje pracownika, pomaga mu w rozwiązaniu kontrowersyjnych i trudnych sytuacji.
4. Etap delegacji. Gdy podwładny jest gotowy do samodzielnej pracy, odpowiedzialnie wykonuje wszystkie zadania. Wynika to z faktu, że wcześniej kierownik udzielał mu maksymalnego wsparcia i właściwie go kierował. Tym samym szef ma pewność, że zadania są wykonywane prawidłowo, ponieważ początkowo szkolił podwładnego.

Przyjrzyjmy się przykładowi modelu przywództwa sytuacyjnego. Na przykład otworzyłeś centrum serwisowe do naprawy laptopów. Aby zajmować się opracowywaniem strategii, poszukiwaniem dostawców, klientów, reklamą i innymi ważnymi zadaniami, potrzebujesz trzech pracowników. Aby w pełni zrozumieć sprawę, najpierw musisz przeszkolić podwładnych i na początkowym etapie naprawiać z nimi sprzęt. Stopniowo przenosisz większość zleceń na swoich pracowników, gdy będziesz pewien ich kwalifikacji. W przyszłości twoi mistrzowie będą wykonywać wysokiej jakości naprawy, a ty skoncentrujesz się na pracy organizacyjnej.

Początkowo taki sposób podejścia zabierze ci dużo czasu, ale ma takie zalety:

• będziesz mógł szkolić pracowników zgodnie z potrzebami twojego biznesu;
• pomogą Ci wykształcić niezbędne umiejętności pracowników;
• twoi podwładni nie będą popełniać rażących błędów;
• ustalisz właściwy algorytm pracy;
• będziesz mógł zaoszczędzić swoje zasoby;
• w przyszłości będziesz mógł delegować obowiązki;
• będziesz mógł zajmować się tylko ważnymi kwestiami.

Jedynym mankamentem tego podejścia jest czas poświęcony na mentorowanie. Jeśli zatrudniasz już doświadczonego mistrza, będzie mu potrzebny nieco krótszy czas na szkolenie niż początkującemu.

Schemat przywództwa sytuacyjnego stosuje się w małych firmach, dla filii, oddziałów i różnych działów dużych firm. Stopniowo zmniejszając kontrolę nad pracownikami, będziesz pewien, że wykonają swoją pracę tak, jak tego potrzebujesz. Kiedy zaczniesz delegować zadania, twój biznes zacznie się rozwijać.

Problem 2: Brak odpowiedzialności

W firmach, gdzie pierwotnie źle przemyślana i opracowana jest struktura organizacyjna, pojawiają się problemy z odpowiedzialnością. Jeśli pracują dla ciebie wszechstronni specjaliści, z których każdy wykonuje wiele zadań, wtedy w zespole zacierają się granice, kto za co ponosi odpowiedzialność.

Aby rozpocząć delegowanie, musisz opracować strukturę organizacyjną i ustalić centra odpowiedzialności. To pozwoli Ci właściwie rozdzielać pracę, budować łańcuch kontroli i odpowiedzialności. W rezultacie każdy pracownik będzie dokładnie wiedział, za co odpowiada.

Abyś mógł właściwie sformułować bazę organizacyjną, trzymaj się następujących zaleceń:

• jeden kierownik powinien mieć pod sobą około 10 pracowników, nie więcej. Jeśli firma ma ogromną liczbę pracowników, utwórz kilka działów, z których każdy będzie zajmował się jednym obszarem. Działy można podzielić na mniejsze poddziały. Dzięki temu można klarownie rozdzielać pracę między wszystkimi podwładnymi;
• jeśli niektóre zadania może wykonać ktoś inny niż kierownik, to należy je delegować podwładnym;
• jeden kierownik kontroluje pracę jednego działu;
• pracownicy sprawozdają swoje projekty kierownikowi swojego działu, który przypisuje im zadania;
• jeśli pracownicy mają pytania, powinni zwrócić się o pomoc do kierownika swojego działu.

Na przykład, rozważmy sytuację. Masz serwis komputerowy, w którym pracuje pięciu techników naprawiających sprzęt, trzech operatorów call center i trzech specjalistów od przyjmowania zamówień. Podziel cały zespół na trzy działy i dla każdego wyznacz kierownika spośród najbardziej doświadczonych pracowników. W ten sposób będziesz mógł właściwie rozdzielić pracę i zorganizować strukturę firmy. To pozwoli skutecznie obsługiwać zamówienia klientów i delegować zadania, nie martwiąc się o jakość pracy.

Problem 3: Psychologiczne bariery

Nie rzadko problemy z delegowaniem zadań wynikają z problemów psychologicznych i obaw samego kierownika:

• dając pracę podwładnym, kierownik obawia się utraty swojego znaczenia;
• martwi się o jakość pracy;
• nie potrafi zaufać podwładnym;
• obawia się błędów i porażek;
• chce kontrolować wszystkie procesy samodzielnie.

W każdej firmie, zarówno małej, jak i dużej, ważne jest nauczenie się sztuki delegowania. To pozwala odciążyć część obowiązków kierownika, aby mógł dobrze zajmować się zadaniami zarządczymi. Przy tym odpowiedzialność pozostaje zarówno na kierowniku, jak i na podwładnych. Niewłaściwie rozdzielając pracę, kierownik nie będzie mógł skutecznie wykonywać swoich bezpośrednich obowiązków:

• strategia rozwoju firmy. To właśnie kierownik zajmuje się tworzeniem strategii, określa kierunek działania i ustala cele;
• ideologia. Kierownik powinien nie tylko prowadzić biznes, ale również wykonywać swoją pracę z sensem, rozwijać kulturę korporacyjną i wartości, określić misję i rozwijać partnerstwo z innymi organizacjami. Wszystko to jest ważne dla dalszego rozwoju twojego biznesu;
• promocja. Tylko kierownik decyduje, dla czego został utworzony jego biznes i jak go rozwijać;
• technologie. Sam przedsiębiorca decyduje, z jakimi technologiami pracować i jakie wskaźniki biznesowe zwiększać;
• struktura organizacyjna. Kierownik musi podzielić podwładnych na działy i wyznaczyć odpowiednich menedżerów do ich zarządzania;
• kontrola finansów i zasobów. Właściciel firmy musi kontrolować finanse, planować zasoby i decydować, na co wydawać pieniądze i jak rozdzielać zyski;
• bezpieczeństwo. Kierownik ponosi odpowiedzialność za bezpieczeństwo fizyczne pracowników i za bezpieczeństwo prawne firmy jako całości.

Pozostałe funkcje można rozdzielić między działy i pracowników. Szef firmy powinien zajmować się głównymi zadaniami zarządczymi, co zapewni skuteczną pracę całego zespołu.

Weźmy przykład. Kierownik serwisu skorzystał z automatyzacji wszystkich działań za pomocą chmury Gincore. Kontroluje on wszystkie zamówienia, zadania pracowników, zakupy u dostawców, raporty, a także analizuje statystyki i wskaźniki biznesowe. Dzięki temu można stworzyć wygodny harmonogram pracy dla podwładnych, obsłużyć więcej zamówień klientów i zwiększyć wolumen pracy. Wszystko to pomaga uporządkować sprawy i osiągnąć większe zyski.

Możesz pójść za tym przykładem, klikając «Wypróbuj za darmo» i przeprowadzając rejestrację. W przyszłości zoptymalizuj pracę swojego przedsiębiorstwa za pomocą oprogramowania Gincore. Będziesz mógł delegować część pracy swoim podwładnym, zachowując jednocześnie kontrolę nad wszystkimi procesami.

Wypróbuj za darmo