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La inventario es el procedimiento de verificar la existencia de bienes y propiedades de una empresa, así como su conciliación con los gastos financieros y la contabilidad. Este método de control de activos se lleva a cabo en cada empresa. Las inventarios pueden ser completas (de todo el almacén) y parciales (solo de ubicaciones específicas). Puedes consultar las preguntas frecuentes.
¿Por qué realizar un inventario?
Los inventarios se realizan en centros de servicio, almacenes y tiendas. Pueden ser planificados y no planificados. Existen varias razones para llevar a cabo un inventario en un centro de servicio y en un almacén:
- si es necesario verificar la existencia de bienes en la empresa;
- antes de elaborar informes anuales;
- para detectar excesos y faltantes;
- para comprobar las condiciones de almacenamiento y el estado de los productos;
- para encontrar y corregir errores en la contabilidad;
- para determinar los bienes que han sobrevivido después de desastres naturales, incendios, robos u otros incidentes;
- al cambiar al empleado que es responsable del contenido del almacén;
- antes de la reorganización o cierre del almacén.
¿Qué es un faltante?
Un faltante es la diferencia entre los datos contables y la cantidad real de productos en el almacén. Es decir, según el listado, ciertas posiciones deberían estar en el almacén, pero como resultado del inventario, se ha descubierto que están ausentes. Si tienes varios locales, debes verificar la existencia de los productos perdidos en otros almacenes. Los empleados de la empresa son responsables de las posiciones completamente perdidas. El líder decide por sí mismo quién asumirá las pérdidas.
¿Qué son los excesos?
Los excesos son la diferencia entre los datos contables y la cantidad real de productos en el almacén. Como resultado de la verificación, se encuentran nombres que figuran en otro almacén. Los bienes en exceso se pueden devolver a las ubicaciones a las que están asignados. Después de esto, es necesario conciliar los datos del módulo de inventario en el programa con la contabilidad.
Si tienes una tienda o un centro de servicio, realizarás inventarios regularmente. Para ello, puedes utilizar el programa Gincore, que tiene un módulo correspondiente. La funcionalidad de este software cubre todas las tareas relacionadas con el inventario. Para entender cómo utilizar el programa, consulta las preguntas frecuentes sobre él.
¿Cómo se lleva a cabo un inventario en el almacén?
Para realizar un inventario, necesitarás un portátil con el programa Gincore instalado y un escáner de códigos de barras. Cada producto tiene una etiqueta con un número de serie, que está listado junto con su ubicación exacta en el almacén. Debes recorrer todas las instalaciones y escanear los códigos de barras de cada producto. Los números de los artículos escaneados aparecerán en el informe de inventario: con una cruz roja se indican los faltantes, y con un check verde se confirma la existencia del producto. Esta información se utiliza para generar informes sobre faltantes y excesos en el almacén.
Cuando comencé la inventario, toda la lista de productos aparece como faltantes. ¿Por qué?
En el módulo de inventario, seleccionas el almacén, una o varias ubicaciones. En la lista aparecerán todos los productos que deberían estar aquí. Inicialmente, el sistema los identifica como faltantes, ya que su existencia aún no ha sido confirmada. Como resultado, se muestra una cruz roja. Tan pronto como escanees el código de barras del producto y esté en la lista, la cruz se cambiará por un check verde. Esto significará que el producto específico está en el almacén.
¿Cómo finalizar el inventario? ¿Cómo cerrarlo? ¿Por qué no hay un estado que indique que se ha cerrado el inventario?
Después de haber recorrido todo el almacén con el escáner y haber verificado la lista de productos, en el programa Gincore, debes hacer clic en el botón «Guardar». Los resultados se cargarán en el informe de inventario.
¿Qué hacer con los informes del inventario?
Los resultados del inventario se generan en informes. Puedes exportar los resultados a una tabla de Excel por separado, solo de faltantes o por excesos. También puedes obtener un informe completo con toda la información. Este documento ayudará en la conciliación con la contabilidad.
Si vendo un producto, ¿desaparecerá del inventario?
Después de vender un producto, se cerrará el pedido del cliente, y por lo tanto, la posición desaparecerá del inventario. El producto estará físicamente ausente del almacén, así como dejará de figurar en la lista de productos y se moverá a la columna de pedidos de los clientes.
Ahora, con el programa Gincore, la contabilidad del almacén y la verificación de la disponibilidad de productos no ocupará mucho tiempo, y el almacén estará ordenado.
