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A inventariação – é um procedimento de verificação da disponibilidade de mercadorias e bens da empresa, bem como sua conciliação com os gastos financeiros e a contabilidade. Este tipo de controle de ativos é realizado em todas as organizações. As inventariações podem ser totais (de todo o armazém) ou parciais (apenas de determinadas localizações). Você pode consultar as perguntas frequentes.
Por que realizar uma inventariação?
As inventariações são realizadas em centros de serviços, armazéns e lojas. Elas podem ser programadas ou não programadas. Existem várias razões para realizar uma inventariação em um centro de serviços e em um armazém:
- se a empresa precisa verificar a disponibilidade de mercadorias;
- antes da elaboração dos relatórios anuais;
- para identificar excessos e faltas;
- para verificar as condições de armazenamento e o estado das mercadorias;
- para encontrar e corrigir erros na contabilidade;
- para determinar os bens remanescentes após desastres naturais, incêndios, roubos ou outros incidentes;
- com a troca de funcionário responsável pelo conteúdo do armazém;
- antes da reorganização ou fechamento do armazém.
O que é uma falta?
A falta – é a diferença entre os dados contábeis e a quantidade real de mercadorias no armazém. Ou seja, segundo a lista, determinadas posições deveriam estar no armazém, mas a inventariação revelou que estão ausentes. Se você possui várias instalações, é necessário verificar a presença de mercadorias perdidas em outros armazéns. A responsabilidade pelas posições totalmente perdidas recai sobre os funcionários da empresa. O gerente decide pessoalmente quem irá cobrir os prejuízos.
O que são excessos?
Excessos – é a diferença entre os dados contábeis e a quantidade real de mercadorias no armazém. Como resultado da verificação, são identificados itens que estão registrados em outro armazém. Os itens em excesso podem ser devolvidos às localizações a que estão vinculados. Após isso, é necessário conciliar os dados do módulo de inventariação no programa com a contabilidade.
Se você tem uma loja ou um centro de serviços, realizará inventariações regularmente. Para isso, você pode utilizar o software Gincore, que possui um módulo correspondente. A funcionalidade deste software cobre todas as tarefas relacionadas à inventariação. Para entender como usar o programa, consulte as perguntas frequentes sobre ele.
Como é realizada a inventariação no armazém?
Para realizar a inventariação, você precisará de um laptop com o programa Gincore instalado e um leitor de código de barras. Cada produto possui uma etiqueta com um número de série, pelo qual o nome é registrado na lista e seu local exato no armazém é indicado. Você deve percorrer todo o espaço e escanear os códigos de barras de cada produto. Os números dos itens escaneados aparecerão no relatório de inventariação: com um xis vermelho são identificadas as faltas, e com um check verde é confirmada a presença do produto. Com base nessas informações, são gerados relatórios sobre faltas e excessos no armazém.
Quando comecei a inventariação, toda a lista de produtos aparece como falta. Por que isso acontece?
No módulo de inventariação, você seleciona o armazém, uma ou várias localizações. Na lista aparecerão todos os produtos que deveriam estar aqui. Imediatamente, o sistema os identifica como faltas, pois sua presença ainda não foi confirmada. Como resultado, aparece um xis vermelho. Assim que você escanear o código de barras do produto e ele constar na lista, o xis mudará para um check verde. Isso significa que o produto específico está presente no armazém.
Como finalizar a inventariação? Como encerrá-la? Por que não há status de encerramento da inventariação?
Depois de percorrer todo o armazém com o scanner e verificar a lista de produtos, no programa Gincore é necessário clicar no botão «Salvar». Os resultados são carregados no relatório de inventariação.
O que fazer com os relatórios de inventariação?
Os resultados da inventariação são organizados em relatórios. Você pode exportar os resultados separados apenas por faltas ou por excessos para uma tabela Excel. Também é possível obter um relatório completo com todas as informações. Em seguida, esse documento ajudará na conciliação com a contabilidade.
Se eu vender um produto, ele desaparecerá da inventariação?
Após a venda do produto, o pedido do cliente será encerrado e, consequentemente, a posição desaparecerá da inventariação. O produto estará fisicamente ausente do armazém e também deixará de figurar na lista de produtos, sendo transferido para a coluna de pedidos de clientes.
Agora, com a ajuda do programa Gincore, a gestão de estoque e a verificação da disponibilidade de produtos não levarão muito tempo e o armazém terá organização.
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