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L'inventaire est la procédure qui permet de vérifier la disponibilité des produits et des biens d'une entreprise, ainsi que leur concordance avec les dépenses financières et la comptabilité. Ce type de contrôle des actifs est effectué dans chaque entreprise. Les inventaires peuvent être complets (toute la totalité du stock) ou partiels (uniquement certaines zones). Vous pouvez consulter les questions fréquentes.
Pourquoi réaliser un inventaire ?
Des inventaires sont réalisés dans les centres de service, les entrepôts, et les magasins. Ils peuvent être prévus ou imprévus. Voici plusieurs raisons pour effectuer un inventaire dans un centre de service ou un entrepôt :
- pour vérifier la disponibilité des produits dans l'entreprise ;
- avant de préparer les rapports annuels ;
- pour détecter les surplus et les manquants ;
- pour contrôler les conditions de stockage et l'état des produits ;
- pour identifier et corriger les erreurs dans la comptabilité ;
- pour déterminer les biens restants après des catastrophes naturelles, des incendies, des vols ou d'autres incidents ;
- lors du changement de personnel responsable des biens du stock ;
- avant une réorganisation ou la fermeture d'un entrepôt.
Qu'est-ce qu'un manquant ?
Un manquant est la différence entre les données comptables et la quantité réelle de produits dans l'entrepôt. Cela signifie que, selon la liste, certaines articles devraient être présents, mais ils sont absents après l'inventaire. Si vous avez plusieurs locaux, il faut vérifier la présence de produits manquants dans d'autres entrepôts. Les employés de l'entreprise sont responsables des articles entièrement perdus. Le dirigeant décide seul qui supportera les pertes.
Qu'est-ce qu'un surplus ?
Un surplus est la différence entre les données comptables et la quantité réelle de produits dans l'entrepôt. Suite à la vérification, des articles sont découverts qui figurent sur un autre stock. Les produits excédentaires peuvent être renvoyés aux emplacements qui leur sont assignés. Par la suite, il est nécessaire de faire correspondre les données du module d'inventaire dans le logiciel avec la comptabilité.
Si vous avez un magasin ou un centre de service, vous effectuerez régulièrement des inventaires. Pour cela, vous pouvez utiliser le logiciel Gincore, qui propose un module dédié. La fonctionnalité de ce logiciel couvre toutes les tâches liées à l'inventaire. Pour comprendre comment utiliser le programme, consultez les questions fréquentes à son sujet.
Comment effectuer un inventaire dans un entrepôt ?
Pour réaliser un inventaire, vous aurez besoin d'un ordinateur portable avec le logiciel Gincore installé et d'un scanner de codes-barres. Chaque produit porte une étiquette comportant un numéro de série, selon lequel le nom est enregistré et son emplacement exact dans l'entrepôt est indiqué. Vous devez parcourir l'ensemble des locaux et scanner les codes-barres de chaque produit. Les numéros scannés apparaîtront dans le relevé d'inventaire : les manquants sont marqués d'une croix rouge, tandis que la présence des produits est confirmée par une coche verte. Sur cette base, des rapports sur les manquants et les surplus dans l'entrepôt sont générés.
Pourquoi toute la liste des produits apparaît-elle comme des manquants lorsque j'ai commencé l'inventaire ?
Dans le module d'inventaire, vous sélectionnez l'entrepôt et une ou plusieurs zones. La liste affichera tous les produits qui devraient y être présents. Par défaut, ils sont considérés comme des manquants, car leur présence n'a pas encore été confirmée. En conséquence, une croix rouge apparaît. Dès que vous scannez le code-barres d'un produit et qu'il est trouvé dans la liste, la croix se transforme en coche verte. Cela signifie que ce produit est bien présent dans l'entrepôt.
Comment terminer un inventaire ? Comment le clôturer ? Pourquoi n'y a-t-il pas de statut pour clôturer l'inventaire ?
Après avoir parcouru tout l'entrepôt avec le scanner et vérifié la liste des produits disponibles, vous devez cliquer sur le bouton « Enregistrer » dans le programme Gincore. Les résultats seront enregistrés dans le rapport d'inventaire.
Que faire avec les rapports d'inventaire ?
Les résultats de l'inventaire sont générés sous forme de rapports. Vous pouvez exporter les résultats dans un tableau Excel, soit uniquement pour les manquants, soit pour les surplus. Un rapport complet contenant toutes les informations peut également être obtenu. Ce document aidera par la suite à la conciliation avec la comptabilité.
Si j'ai vendu un produit, disparaîtra-t-il de l'inventaire ?
Après la vente d'un produit, la commande du client sera clôturée, ce qui signifie que l'article disparaît de l'inventaire. Le produit sera physiquement absent de l'entrepôt et ne figurera plus dans la liste des produits, mais sera déplacé dans la catégorie des commandes clients.
Désormais, grâce au logiciel Gincore, la gestion de l'entrepôt et la vérification de la disponibilité des produits ne prendront plus beaucoup de temps, et l'entrepôt sera bien organisé.
