Inwentaryzacja to procedura sprawdzania obecności towarów i majątku firmy oraz ich porównanie z wydatkami finansowymi i księgowym ujęciem. Taki sposób kontroli wartości jest przeprowadzany w każdym przedsiębiorstwie. Inwentaryzacje mogą być pełne (cały magazyn w całości) lub niepełne (tylko wybrane lokalizacje). Możesz zapoznać się z powszechnymi pytaniami.

Po co przeprowadzać inwentaryzację?

Inwentaryzacje są przeprowadzane w centrach usługowych, magazynach, sklepach. Mogą być planowane i nieplanowane. Istnieje kilka powodów przeprowadzenia inwentaryzacji w centrum serwisowym i magazynie:

• jeśli firma musi sprawdzić dostępność towarów;
• przed sporządzeniem rocznych raportów;
• aby wykryć nadmiary i braki;
• w celu sprawdzenia warunków przechowywania towarów i ich stanu;
• aby znaleźć i poprawić błędy w księgowym ujęciu;
• w celu określenia ocalałego towaru po klęskach żywiołowych, pożarach, kradzieżach lub innych sytuacjach nadzwyczajnych;
• przed zmianą pracownika odpowiedzialnego za zawartość magazynu;
• przed reorganizacją lub zamknięciem magazynu.

Czym jest brak?

Brak to różnica między danymi księgowymi a rzeczywistą obecnością towaru w magazynie. Oznacza to, że zgodnie z listą określone pozycje powinny być w magazynie, ale w wyniku inwentaryzacji okazało się, że ich brakuje. Jeśli masz kilka pomieszczeń, warto sprawdzić, czy zgubione towary nie znajdują się na innych magazynach. Za całkowicie utracone pozycje odpowiedzialni są pracownicy przedsiębiorstwa. Kierownik decyduje samodzielnie, kto będzie pokrywał straty.

Czym są nadmiary?

Nadmiary to różnica między danymi księgowymi a rzeczywistą obecnością towaru w magazynie. W wyniku kontroli odkrywane są pozycje, które znajdują się na innym magazynie. Nadmiarowe towary można zwrócić do lokalizacji, do których są przypisane. Następnie dane modułu inwentaryzacyjnego w programie należy porównać z księgowym ujęciem.

Jeśli prowadzisz sklep lub centrum serwisowe, będziesz regularnie przeprowadzać inwentaryzacje. W tym celu możesz skorzystać z programu Gincore, który posiada odpowiedni moduł. Funkcjonalność tego oprogramowania pokrywa wszystkie zadania związane z inwentaryzacją. Aby zrozumieć, jak korzystać z programu, zapoznaj się z częstymi pytaniami na jego temat.

Jak przeprowadzać inwentaryzację w magazynie?

Aby przeprowadzić inwentaryzację, potrzebujesz laptopa z zainstalowanym programem Gincore i czytnikiem kodów kreskowych. Każdy produkt ma etykietę z numerem seryjnym, który jest wprowadzany na listę i podana jest dokładna lokalizacja na magazynie. Musisz obejść wszystkie pomieszczenia i zeskanować czytnikiem kody kreskowe każdego produktu. Numery zeskanowanych produktów pojawią się w arkuszu inwentaryzacyjnym: czerwonym krzyżykiem oznaczane są braki, zielonym haczykiem potwierdza się obecność towaru. Na podstawie tych informacji generowane są raporty o brakach i nadmiarach w magazynie.

Kiedy rozpoczynam inwentaryzację, cała lista produktów wyświetla się jako braki. Dlaczego?

W module inwentaryzacyjnym wybierasz magazyn, jedną lub kilka lokalizacji. Na liście pojawią się wszystkie produkty, które powinny być tutaj. Od razu są one uznawane przez system jako braki, ponieważ ich obecność nie została jeszcze potwierdzona. W rezultacie krzyżyk jest koloru czerwonego. Gdy zeskanujesz kod kreskowy produktu, a znajdzie się on na liście, krzyżyk zmieni się w zielony haczyk. Oznacza to, że dany produkt jest na magazynie.

Jak zakończyć inwentaryzację? Jak ją zamknąć? Dlaczego nie ma statusu zamykającego inwentaryzację?

Po przejściu przez cały magazyn z czytnikiem, sprawdzeniu listy obecności towarów, w programie Gincore musisz kliknąć przycisk "Zapisz". Wyniki zostaną załadowane do raportu inwentaryzacyjnego.

Co zrobić z raportami z inwentaryzacji?

Wyniki inwentaryzacji są składane w raporty. Możesz wyeksportować wyniki do tabeli Excel osobno tylko dla braków lub nadmiarów. Można również uzyskać pełny raport ze wszystkimi danymi. Następnie ten dokument pomoże w porównaniu z księgowym ujęciem.

Jeśli sprzedam towar, czy zniknie on z inwentaryzacji?

Po sprzedaży towaru zamówienie klienta zostanie zamknięte, co oznacza, że pozycja znika z inwentaryzacji. Towar będzie fizycznie nieobecny na magazynie, a także przestanie być uwzględniony na liście towarów, przeniesie się do kolumny zamówień klientów.

Teraz dzięki programowi Gincore kontrola magazynu i obecność towarów nie zajmie dużo czasu, a na magazynie będzie porządek.

Wypróbuj za darmo