Wraz z rozwojem Twojej firmy rosną także finanse przeznaczone na rozwój biznesu. Jednak czasami konieczne jest przejrzenie wszystkich pozycji wydatków, aby w razie potrzeby przesunąć zasoby. Aby właściwie zoptymalizować finanse, warto wybrać odpowiednie narzędzia i opracować plan działania krok po kroku.

Na przykład możesz korzystać z przeglądarkowej aplikacji Gincore, która ma funkcje księgowości i optymalizacji wszystkich procesów w firmie, w tym finansów.

Jak właściwie przesunąć budżet

Możesz kierować się następującym planem optymalizacji finansów:

1. Wyodrębnić i zarejestrować wszystkie pozycje wydatków. Następnie należy ustawić priorytety dla każdej pozycji, wyróżniając te główne i drugorzędne.
2. Rejestrować wszystkie wydatki i dochody. W tym celu w systemie księgowości dostępny jest dział "Księgowość". Śledzenie wydatków i dochodów pozwoli na monitorowanie wszystkich operacji finansowych.
3. Przeprowadzać analizę finansową co miesiąc, co kwartał, co pół roku, co rok. Pomoże to zrozumieć, które wydatki można ograniczyć i co można zmienić w przyszłości.
4. Przejrzeć kluczowe pozycje wydatków i zredukować je tam, gdzie to możliwe.
5. Regularnie rejestrować wszystkie ruchy pieniężne na firmowym koncie.
6. Wykonywać weryfikację wszystkich wskaźników każdego miesiąca.

Bardzo ważne jest ciągłe śledzenie dynamiki wydatków i dochodów, aby porównać bieżący obraz z tym, co było. Następnie na podstawie tych liczb dokonuje się planowania i modyfikuje strategię rozwoju przedsiębiorstwa.

Księgowość finansowa za pomocą oprogramowania Gincore

Aby ułatwić pracę, zautomatyzować wszystkie procesy i przesunąć finanse, skorzystaj z oprogramowania Gincore. Można w nim skonfigurować przychody, wpływające do kas, oraz przelewy pieniężne na firmowe konto. Na podstawie tych informacji tworzone są raporty. Analiza tych dokumentów pozwala zrozumieć, które pozycje wydatków należy przesunąć, zredukować lub zwiększyć. Niezgodność między wskaźnikami konta a raportami księgowymi jest główną przyczyną upadku finansowego każdego przedsiębiorstwa.

Aby uniknąć problemów z firmą, w tym problemów z budżetem i braków, należy zoptymalizować strukturę finansową. Korzystając z Gincore, będziesz mógł kontrolować cały przepływ pieniędzy. Posiadając dane dotyczące wszystkich pozycji wydatków, możesz przystąpić do ich analizy, aby wyeliminować zbędne koszty.

Optymalizacja marketingu

Dużą część budżetu firmy kierownicy przeznaczają na marketing, ale te wydatki nie zawsze się opłacają z powodu różnych błędów:

• Nieprawidłowo zdefiniowana grupa docelowa;
• W wybranym kanale reklamowym jest niewielu potencjalnych klientów;
• Słaby tekst reklamowy;
• Nieprecyzyjnie sformułowane działanie kluczowe;
• Nieodpowiednie miejsce na reklamę.

Aby zmniejszyć wydatki na marketing, należy dokładnie zbadać kanały reklamowe i mechanizmy ich działania, określić możliwości i perspektywy. Koniecznie monitoruj kampanie reklamowe, badaj następujące wskaźniki: konwersję kanałów reklamowych, koszt pozyskania klienta, ilość sprzedaży w każdym okresie, ile osób dokonało powtórnej zakupu.

Analizując te liczby, będziesz mógł przesunąć finanse:

• zredukować wydatki na mało skuteczne kanały reklamowe;
• zwiększyć budżet obiecującej reklamy, która może przynieść większy zysk;
• taniej zachęcać do zakupów stałych klientów niż pozyskiwać nowych.

Badając statystyki, zwracaj uwagę na to, ile osób przyciągniętych reklamą dokonywało powtórnych zakupów, stając się stałymi klientami. Należy podejmować wysiłki, aby produkty i usługi stały się interesujące i atrakcyjne dla klientów, którzy już z Tobą współpracowali. Pod względem wydatków będzie to znacznie bardziej opłacalne niż przyciąganie nowych osób.

Wydatki na wynajem lokalu

Wynajem nieruchomości na biuro, sklep, punkt obsługi, magazyn - zawsze jest to duży wydatek, którego nie można wyeliminować. Wynajem lokali należy opłacać co miesiąc, ale można zoptymalizować koszty w następujący sposób:

• Przeprowadzić negocjacje z właścicielem nieruchomości, czasem zmieniając warunki najmu. Jeśli współpracujesz od dłuższego czasu, możesz wyjaśnić swoją sytuację lub problem, aby spróbować znaleźć kompromis.
• Zmniejszyć wynajmowaną powierzchnię. Można zmniejszyć powierzchnię w już używanym lokalu, zwalniając część, lub znaleźć inne miejsce z mniejszą powierzchnią. Przeprowadź przemeblowanie, racjonalnie zoptymalizuj przechowywanie towarów, sprzętu.
• Przenieść niektórych pracowników na pracę zdalną. Dla niektórych osób taki format pracy jest bardziej preferowany i wygodny, więc w Twoim zespole mogą być chętni do pracy zdalnej.
• Zmienić lokalizację biura, sklepu, magazynu. Wynajem w centrum miasta zawsze jest droższy niż w odległych dzielnicach. Przeanalizuj branżę, zobacz, gdzie są punkty konkurentów, zbadaj, gdzie możesz znaleźć potencjalnych klientów. Wybieraj miejsca, gdzie jest duży przepływ ludzi, bliżej przystanków komunikacyjnych, a także obok obiektów o pokrewnych kierunkach. Na przykład punkt obsługi do regeneracji tonerów można umieścić obok sklepu sprzedającego sprzęt komputerowy i biurowy, w centrach biurowych. W takim miejscu wynajem może być tańszy, ale bardziej opłacalny pod kątem poszukiwania klientów.

Optymalizacja wynagrodzeń dla pracowników

Optymalizacja wynagrodzeń nie oznacza redukcji personelu. Wręcz przeciwnie, zwolnienia pracowników prowadzą do problemów, strat i regresu firmy. Gdy mówimy o przesunięciu środków finansowych na wynagrodzenia, istotne jest, aby kierownictwo i specjaliści ds. kadr zoptymalizowali podejście do poszukiwania i zatrudniania pracowników, zwiększyli motywację pracowników i wprowadzili system premii, co przyczyni się do poprawy ogólnych wyników zysków.

W celu optymalizacji wynagrodzeń rozważ następujące zalecenia:

• Outsourcing. Zatrudnienie pracowników na zewnątrz na projekt lub na dłuższy okres czasu będzie tańsze niż oficjalne zatrudnienie pracownika na stałe. Mogą to być projektanci, copywriterzy, księgowi, operatorzy call center, technicy naprawy sprzętu.
• Motywacja. Skuteczniej jest dostosować wynagrodzenie, które zależy od wyników pracy, a nie od przepracowanych godzin. Kiedy osoba rozumie, że musi nie tylko być obecna w pracy, ale również efektywnie pracować, aby otrzymać wynagrodzenie, zwiększa się motywacja do pracy. Jako bonusy mogą być premie za sprzedaż droższych produktów, dodatkowe produkty do głównego zakupu, procent od transakcji, osiągnięcie/przekroczenie planu sprzedaży.

Kiedy potrzebujesz nowego pracownika do firmy, nie spieszyć się z umieszczeniem ogłoszenia o pracy i przeprowadzeniem rozmów kwalifikacyjnych. Zawsze można przeanalizować pracę swojego zespołu, zwiększyć motywację, poprawić warunki wypłaty wynagrodzenia. Jeśli jednak nie możesz obejść się bez nowego specjalisty, możesz znaleźć pracownika na zasadach outsourcingu, co będzie korzystniejsze.

Optymalizacja wydatków na sprzęt

Podczas optymalizacji wydatków na sprzęt jakość sprzętu nie powinna ucierpieć. Ważne jest znalezienie i zakup solidnego sprzętu, a nie najtańszego, ponieważ to pogorszy wydajność i spowoduje straty. W tej kwestii ważne jest nie największe oszczędzanie, ale racjonalny dobór odpowiedniego sprzętu.

Bez dobrego sprzętu żadne przedsiębiorstwo nie może funkcjonować, dlatego do optymalizacji możesz skorzystać z następujących wskazówek:

• Zakup używanego sprzętu. Używany sprzęt nie oznacza, że jest w złym stanie. Często monitory, laptopy, drukarki, skanery, jednostki centralne, maszyny i inne są sprzedawane, aby kupić nowe modele. Z kolei możesz znaleźć na rynku używane urządzenia do biura po obniżonych cenach, co pozwoli ci zaoszczędzić pieniądze.
• Sprzedawaj urządzenia, których nie używasz. Jeśli już nie korzystasz z jakiegoś sprzętu, nie ma sensu, żeby się kurzył na magazynie, w sklepie lub biurze. Wystaw go na sprzedaż, ponieważ zawsze znajdą się chętni do zakupu tego, co masz. Możesz uzyskać zysk ze sprzedaży tego sprzętu i przeznaczyć te pieniądze na rozwój działalności.

Moderneizacja magazynu

Nieprawidłowo zorganizowany magazyn może stać się przyczyną pogorszenia się sytuacji w biznesie. Może to być spowodowane tym, że magazyny znajdują się daleko od głównego przedsiębiorstwa lub w niewygodnym miejscu. Mogą również pojawić się problemy z systemem przechowywania części, towarów, sprzętu, co utrudnia znalezienie pozycji, prowadzi do nadmiaru i niedoboru produktów.

Aby rozwiązać wszystkie problemy na magazynie, możesz:

• zwiększyć rotację towarów;
• znaleźć nowe miejsca sprzedaży produktów;
• przeprowadzić wyprzedaże i akcje promocyjne dla produktów, które długo znajdują się na magazynie;
• wykluczyć produkty, które nie cieszą się popytem;
• przeprowadzić reorganizację magazynu;
• zastosować system adresowy do przechowywania produktów;
• umieścić etykietę z numerem seryjnym na każdym produkcie, a za pomocą skanowania łatwo znaleźć każdą pozycję w programie księgowym;
• na niektóre pozycje wprowadzić bezpośrednie dostawy od producenta do klientów, a jeśli to możliwe, całkowicie przejść na ten model - dropshipping.

Możesz znaleźć również inne sposoby, jak zmniejszyć powierzchnię magazynu, poprawić system przechowywania towarów i, w razie potrzeby, pozbyć się go, zmniejszając koszty.

Optymalizacja i przesunięcie środków finansowych są możliwe w każdej firmie. Ważne jest wybranie planu, który pozwoli przeanalizować wszystkie pozycje wydatków i zdecydować, jak je zmniejszyć. Nie tylko do celów księgowych, ale także do optymalizacji można korzystać z oprogramowania Gincore. Ta aplikacja posiada wszystkie narzędzia do kontroli finansów, magazynów, wypłaty wynagrodzeń, marketingu, raportów. To pozwoli ci śledzić wszystkie zasoby, aby w przyszłości wprowadzić zmiany, zmniejszyć koszty i osiągnąć nowy poziom.

Wypróbuj za darmo