À medida que a sua empresa cresce, as finanças para o desenvolvimento do seu negócio também aumentam. No entanto, é frequentemente necessário rever todas as despesas para redistribuir recursos, quando necessário. Para otimizar corretamente as finanças, é importante escolher as ferramentas adequadas e seguir um plano de ação passo a passo. Por exemplo, você pode usar o software Gincore, que possui funcionalidades para contabilizar e otimizar todos os processos da empresa, incluindo as finanças.

Como redistribuir corretamente o orçamento

Você pode se basear no seguinte plano de otimização financeira:

1. Identifique e registre todas as despesas. Em seguida, classifique cada item, destacando as principais e as secundárias.
2. Registre todas as receitas e despesas. Para isso, há uma seção no sistema contábil chamada «Contabilidade». O controle dos gastos e lucros permitirá rastrear todas as operações financeiras.
3. Realize uma análise financeira mensal, trimestral, semestral e anual. Isso ajudará a entender quais despesas podem ser reduzidas e o que pode ser alterado futuramente.
4. Revise os itens-chave de despesas e corte onde for possível.
5. Registre regularmente todos os movimentos de dinheiro da conta corporativa.
6. Faça uma conciliação de todos os indicadores mensalmente.

É muito importante monitorar constantemente a dinâmica de receitas e despesas, a fim de comparar a situação atual com o que foi. Com base nesses números, é feita a planificação e ajusta-se a estratégia de desenvolvimento da empresa.

Controle financeiro com o software Gincore

Para simplificar o trabalho, automatizar todos os processos e redistribuir as finanças, utilize o software Gincore. Nele é possível configurar a receita que entra nos caixas, bem como as transferências bancárias para a conta corporativa. Com base nessas informações, são gerados relatórios. Ao estudar esta documentação, você pode entender quais itens de despesa precisam ser redistribuídos, cortados ou aumentados. A inconsistência entre os dados da conta e os relatórios contábeis é uma das principais causas da falência financeira de qualquer empresa.

Para evitar problemas com o negócio, especialmente com o orçamento e faltas financeiras, é necessário otimizar a estrutura financeira. Usando o Gincore, você poderá controlar todo o fluxo de caixa. Com dados sobre todas as despesas, pode começar a analisá-las, para eliminar gastos desnecessários.

Otimização de marketing

Uma parte considerável das finanças da empresa é destinada ao marketing, mas esses gastos nem sempre são rentáveis devido a diversos erros:

• definição incorreta do público-alvo;
• no canal de publicidade selecionado, há poucos clientes potenciais;
• texto do anúncio fraco;
• ação principal mal formulada;
• local inadequado para a publicidade.

Para reduzir os gastos com marketing, é necessário estudar minuciosamente os canais publicitários e os mecanismos de funcionamento, além de definir possibilidades e perspectivas. Sempre faça o monitoramento das campanhas publicitárias, analisando os seguintes indicadores: conversão dos canais de publicidade, custo por cliente, número de vendas em cada período, e quantas pessoas fizeram compras repetidas.

Analisando esses números, você poderá redistribuir as finanças:

• cortar gastos com canais de publicidade pouco eficazes;
• aumentar o orçamento de campanhas promocionais promissoras que podem gerar mais lucro;
• estimular compras de clientes fiéis tende a ser mais econômico do que atrair novos clientes.

Ao estudar as estatísticas, preste atenção em quantas das pessoas atraídas pela publicidade realizaram compras repetidas, tornando-se clientes regulares. É necessário fazer esforços para tornar produtos e serviços interessantes e atraentes para os clientes que já trabalharam com você. Em termos de custo, isso será muito mais vantajoso do que atrair novos clientes.

Despesas com aluguel de espaço

Alugar imóveis para escritório, loja, centro de serviços ou armazém é sempre uma grande rubrica de despesas que não pode ser eliminada. O aluguel deve ser pago mensalmente, mas é possível otimizar os custos da seguinte forma:

• Negocie com o proprietário do imóvel, reavaliando as condições de aluguel. Se você já tem uma relação de longo prazo, pode explicar sua situação ou problema para tentar encontrar um compromisso.
• Reduza a área alugada. Você pode diminuir a área em um espaço já utilizado liberando uma parte, ou encontrar outro espaço menor. Faça uma reorganização, otimize o armazenamento de produtos e equipamentos de forma racional.
• Transfira alguns funcionários para trabalho remoto. Para algumas pessoas, este formato de trabalho é mais preferível e conveniente, então pode haver interessados entre sua equipe para o trabalho à distância.
• Mude a localização do escritório, loja ou armazém. O aluguel no centro da cidade é sempre mais caro do que em áreas periféricas. Analise seu setor, veja onde estão seus concorrentes, estude onde pode encontrar clientes potenciais. Escolha locais com um grande fluxo de pessoas, próximos a paradas de transporte público, e perto de estabelecimentos com fins relacionados. Por exemplo, um centro de serviços para recarregar cartuchos pode ser instalado próximo a uma loja de informática e equipamentos de escritório, em centros comerciais. Nesse local, o aluguel pode ser mais barato, mas mais vantajoso na busca de clientes.

Otimização de salários dos funcionários

A otimização dos salários não significa corte de pessoal. Na verdade, demitir funcionários leva a problemas, prejuízos e retrocesso da empresa. Ao se falar em redistribuição financeira para salários, é importante que o líder e os especialistas de recursos humanos otimizem a abordagem de busca e recrutamento de funcionários, aumentem a motivação dos colaboradores e implementem um sistema de bônus que aumente os resultados gerais de lucro.

Para a otimização dos salários, considere as seguintes recomendações:

• Outsourcing. Contratar freelancers para um projeto ou período prolongado pode ter um custo menor do que a contratação formal de um funcionário para um cargo permanente. Isso pode incluir designers, redatores, contadores, operadores de call center, engenheiros de reparo.
• Motivação. É muito mais eficaz estabelecer um salário que dependa dos resultados do trabalho, e não das horas trabalhadas. Quando a pessoa entende que precisa não apenas estar presente no trabalho, mas também ser produtiva para ganhar uma remuneração financeira, a motivação dos subordinados aumenta. Como bônus, podem ser oferecidas recompensas por vendas de produtos mais caros, de produtos complementares à compra principal, percentual sobre transações, cumprimento/ultrapassagem de metas de vendas.

Assim que você precisar de um novo colaborador, não se apresse em publicar um anúncio de vaga e conduzir entrevistas. Sempre é possível analisar o trabalho de sua equipe, aumentar a motivação e melhorar as condições de pagamento. Se mesmo assim você não conseguir evitar a contratação de um novo especialista, considere contratar alguém sob as condições de outsourcing, o que pode ser mais vantajoso.

Corte de despesas com equipamentos

Ao otimizar as despesas com equipamentos, a qualidade da maquinaria não deve ser comprometida. É importante encontrar e adquirir equipamentos de boa qualidade, e não os mais baratos, pois isso pode prejudicar a produtividade e levar a prejuízos. A ênfase não deve ser em uma economia estrita, mas na seleção racional de equipamentos adequados.

Sem bons equipamentos, nenhuma empresa funciona, portanto, para a otimização, você pode seguir estas dicas:

• Adquira equipamentos usados. Equipamentos de segunda mão não significam que estejam em mau estado. Muitas vezes, monitores, laptops, impressoras, scanners, unidades centrais, máquinas e outros são vendidos para que novas modelos possam ser adquiridos. Você pode achar no mercado de usados excelentes gadgets para o seu escritório a preços reduzidos, o que permitirá economizar recursos.
• Venda dispositivos que você não utiliza. Se você já não usa algum equipamento, ele não deve ficar acumulando poeira no armazém, loja ou escritório. Coloque à venda, pois certamente haverá interessados em comprar o que você tem. Você pode obter lucro com a venda deste equipamento e aplicar o dinheiro no desenvolvimento do negócio.

Modernização do armazém

Um armazém mal organizado pode ser a causa da deterioração do negócio. Isso pode estar relacionado ao fato de o armazém estar longe da empresa principal ou em uma localização inconveniente. Também podem surgir problemas com o sistema de armazenamento de peças, produtos e equipamentos, o que dificulta a busca de itens e resulta em faltas e excessos de produtos.

Para resolver todos os problemas no armazém, você pode:

• aumentar o giro dos produtos;
• procurar novos pontos de venda;
• realizar promoções e ações para produtos que estão há muito no estoque;
• eliminar produtos que não têm demanda;
• reorganizar o armazém;
• implementar um sistema de armazenamento por endereçamento;
• fazer uma etiqueta com número de série para cada produto, e ao escanear, cada item será facilmente localizado no programa de contabilidade;
• para alguns produtos, utilize entregas diretas do fabricante aos clientes, e se possível, transfira completamente o negócio para esse modelo – dropshipping.

Você pode descobrir e usar outras maneiras de reduzir a área do armazém, melhorar o sistema de armazenamento de produtos e, se necessário, se livrar dele, cortando despesas.

Realizar a otimização e redistribuição de finanças é totalmente viável em qualquer empresa. Para isso, é fundamental escolher um plano pelo qual você analise todas as despesas e decida como cortá-las. Não só para contabilidade, mas também para otimização, você pode usar o software Gincore. Este programa possui todas as ferramentas para controlar finanças, estoques, processamento de salários, marketing e relatórios. Isso permitirá que você monitore todos os recursos, para que, no futuro, faça alterações, reduza despesas e alcance um novo nível.

Experimente gratuitamente