Avec la croissance de votre entreprise, vos finances pour le développement de votre activité vont également croître. Cependant, il est parfois nécessaire de revoir tous les postes de dépenses afin de redistribuer les ressources si besoin. Pour une optimisation financière adéquate, il est important de choisir des outils appropriés et un plan d'action étape par étape. Par exemple, vous pouvez utiliser le programme Gincore basé sur le web, qui dispose de fonctions de comptabilité et d'optimisation de tous les processus de l'entreprise, y compris financiers.

Comment bien redistribuer le budget

Vous pouvez vous baser sur le plan d'optimisation financière suivant :

1. Identifiez et notez tous les postes de dépenses. Ensuite, hiérarchisez chaque élément en distinguant les principaux et les secondaires.
2. Fixez tous les revenus et dépenses. Pour cela, le système de comptabilité contient une section « Comptabilité ». Suivre les dépenses et les profits permettra de garder un œil sur toutes les opérations financières.
3. Réalisez une analyse financière chaque mois, par trimestre, au bout de six mois, puis annuellement. Cela vous aidera à comprendre quelles dépenses peuvent être réduites et ce qu'il faut modifier à l'avenir.
4. Examinez les principaux postes de dépenses et réduisez-les là où cela est possible.
5. Enregistrez régulièrement tous les mouvements d'argent sur le compte d'entreprise.
6. Effectuez un rapprochement de tous les indicateurs chaque mois.

Il est très important de suivre en permanence la dynamique des dépenses et des revenus afin de comparer la situation actuelle avec ce qu'elle était auparavant. Sur cette base, la planification et la stratégie de développement de l'entreprise peuvent être ajustées.

Gestion financière avec le logiciel Gincore

Pour simplifier le travail, automatiser tous les processus et redistribuer les finances, utilisez le logiciel Gincore. Il permet de configurer les revenus entrants dans les caisses, ainsi que les virements vers le compte d'entreprise. À partir de ces informations, des rapports sont générés. En analysant cette documentation, vous pourrez comprendre quels postes de dépenses doivent être redistribués, réduits ou augmentés. Un désaccord entre les indicateurs de compte et les rapports comptables est la principale cause de l'effondrement financier de toute entreprise.

Pour éviter des problèmes liés à votre entreprise, notamment des problèmes budgétaires et de pénuries, il est nécessaire d'optimiser la structure financière. En utilisant Gincore, vous pourrez contrôler l'ensemble des flux d'argent. Avec des données sur tous les postes de dépenses, vous pourrez procéder à leur analyse pour éliminer les dépenses superflues.

Optimisation marketing

Une part significative des finances de l'entreprise est généralement allouée au marketing, mais ces dépenses ne sont pas toujours rentables en raison de diverses erreurs :

• public cible mal défini ;
• peu de clients potentiels sur le canal publicitaire choisi ;
• texte d'annonce faible ;
• action clé mal formulée ;
• emplacement inapproprié pour la publicité.

Pour réduire les coûts de marketing, il est crucial d'étudier en profondeur les canaux publicitaires et leurs mécanismes de fonctionnement, et de définir vos possibilités et perspectives. Veillez à surveiller les campagnes publicitaires en analysant les indicateurs suivants : conversion des canaux publicitaires, coût moyen par client, nombre de ventes par période, et combien de personnes ont effectué un achat répété.

En analysant ces chiffres, vous pourrez redistribuer les finances :

• réduire les dépenses des canaux publicitaires peu efficaces ;
• augmenter le budget pour la publicité prometteuse qui pourrait générer plus de profits ;
• il est moins coûteux de stimuler les achats des clients réguliers que d'attirer de nouveaux clients.

En étudiant les statistiques, faites attention à combien des personnes attirées par la publicité effectuèrent des achats répétés, devenant ainsi des clients fidèles. Il est essential de redoubler d'efforts pour rendre vos produits et services intéressants et attrayants pour les clients déjà en relation avec vous. Cela s'avérera beaucoup plus rentable en termes de dépenses que d’attirer de nouveaux clients.

Dépenses pour la location des locaux

La location de biens pour un bureau, un magasin, un centre de services ou un entrepôt constitue toujours une dépense importante qu'il est impossible d'éliminer. Le paiement du loyer doit se faire chaque mois, mais il est possible d'optimiser ces coûts de la manière suivante :

• Engagez des négociations avec le propriétaire. En revoyant parfois les conditions de location. Si vous collaborez depuis longtemps, vous pouvez expliquer votre situation ou problème afin d'essayer de trouver un compromis.
• Réduire la surface louée. Vous pouvez réduire l'espace dans vos locaux utilisés en libérant une partie, ou trouver un autre lieu avec une superficie plus petite. Réorganisez l'espace, optimisez rationnellement le stockage des produits et de l'équipement.
• Proposez à certains employés de travailler à distance. Pour certaines personnes, ce format de travail est plus préféré, donc des membres de votre équipe pourraient vouloir opter pour le télétravail.
• Changez l'emplacement du bureau, du magasin ou de l'entrepôt. Louer dans le centre-ville est toujours plus coûteux que dans des zones éloignées. Analysez votre secteur d'activité, observez où se situent les concurrents, et identifiez où trouver des clients potentiels. Choisissez des lieux avec un fort passage, à proximité des arrêts de transport, ainsi que près d'installations connexes. Par exemple, un centre de services pour le remplissage de cartouches pourrait être situé près d'un magasin de vente d'ordinateurs et de matériel de bureau, dans des centres d'affaires. À cet endroit, le loyer peut être plus abordable, tout en étant plus efficace pour attirer des clients.

Optimisation des salaires des employés

L'optimisation des salaires ne signifie pas réduire les effectifs. Au contraire, le licenciement d'employés entraîne des problèmes, des pertes et un déclin de l'entreprise. En ce qui concerne la redistribution des finances pour les salaires, il est important pour les dirigeants et les spécialistes des ressources humaines d'optimiser l'approche du recrutement et de l'embauche, d'améliorer la motivation des employés et d'introduire un système de bonus, ce qui augmentera les résultats de profit globaux.

Pour optimiser les salaires, considérez les recommandations suivantes :

• Externalisation. Engager des freelances pour un projet ou pour une période prolongée sera moins coûteux que l'emploi permanent d'un salarié. Cela peut inclure des designers, des rédacteurs, des comptables, des opérateurs de centre d'appels, des ingénieurs en réparation.
• Motivation. Il est beaucoup plus efficace de configurer les salaires en fonction des résultats de travail, plutôt qu'en fonction des heures travaillées. Lorsque les employés comprennent qu'ils doivent non seulement être présents au travail, mais aussi travailler efficacement pour recevoir une récompense financière, leur motivation à travailler s'améliore. Les bonus peuvent inclure des incitations pour la vente de produits plus coûteux, de produits associés à l'achat principal, un pourcentage sur les transactions, et la réalisation/dépassement des objectifs de vente.

Lorsque vous aurez besoin d'un nouvel employé dans l'entreprise, ne vous précipitez pas pour publier une annonce d'emploi et organiser des entretiens. Vous pouvez toujours analyser le travail de votre équipe, améliorer la motivation et les conditions de rémunération. Si vous devez vraiment recruter un nouveau spécialiste, vous pouvez trouver un employé sous contrat d'externalisation, ce qui serait plus avantageux.

Réduction des coûts d'équipement

Lors de l'optimisation des dépenses pour l'équipement, la qualité de la technologie ne doit pas en souffrir. Il est important de trouver et d'acheter du bon équipement et non le moins cher, sinon cela nuira à la productivité et entraînera des pertes. Il est essentiel ici de privilégier une sélection rationnelle et adéquate du matériel, plutôt qu'une économie severe.

Aucune entreprise ne peut fonctionner sans un bon équipement, donc pour l'optimisation, vous pouvez suivre ces conseils :

• Achetez du matériel d'occasion. Cela ne signifie pas que l'équipement est en mauvais état. Souvent, les moniteurs, ordinateurs portables, imprimantes, scanners, unités centrales, machines, et autres sont vendus pour acheter de nouveaux modèles. Vous pouvez ainsi trouver d'excellents gadgets pour votre bureau à des prix réduits sur le marché du matériel d'occasion, ce qui vous permettra d'économiser.
• Vendez les appareils que vous n'utilisez pas. Si vous n'utilisez plus un équipement particulier, il n'a pas besoin de prendre la poussière dans l'entrepôt, le magasin ou le bureau. Mettez-le en vente, car des acheteurs potentiels seront intéressés par ce que vous avez. Vous pouvez réaliser un bénéfice en vendant cet équipement et investir l'argent dans le développement de l'entreprise.

Modernisation de l'entrepôt

Un entrepôt mal organisé peut nuire aux affaires. Cela peut être dû à une distance importante entre les locaux d'entreposage et l'entreprise principale, ou à un emplacement peu pratique. Des problèmes peuvent également survenir dans le système de stockage des pièces, des produits et de l'équipement, compliquant la recherche d'articles, entraînant des pénuries et des excédents de production.

Pour remédier à tous ces problèmes dans l'entrepôt, vous pouvez :

• augmenter le rotation des produits ;
• chercher de nouveaux lieux pour vendre les produits ;
• organiser des liquidations et des promotions pour les articles qui sont restés trop longtemps en entrepôt ;
• éliminer les produits qui ne sont pas demandés ;
• réorganiser l'entrepôt ;
• appliquer un système de stockage à adresse pour les produits ;
• étiqueter chaque article avec un numéro de série, et grâce à un scan chaque item sera facilement retrouvable dans le système de comptabilité ;
• pour certains articles, optez pour des livraisons directes du fabricant aux clients, et si possible, transformez complètement l'entreprise vers ce modèle – le dropshipping.

Vous pouvez découvrir d'autres moyens de réduire la surface de l'entrepôt, d'améliorer le système de stockage des produits, et si nécessaire, d'en disposer pour réduire les coûts.

Il est tout à fait possible d'optimiser et de redistribuer des finances dans n'importe quelle entreprise. Il est crucial de suivre un plan pour analyser tous les postes de dépenses et décider comment les réduire. Non seulement pour la comptabilité, mais aussi pour l'optimisation, vous pouvez utiliser le logiciel Gincore. Ce programme contient tous les outils nécessaires pour contrôler les finances, les entrepôts, les salaires, le marketing et les rapports. Cela vous permettra de suivre toutes les ressources afin d'apporter des modifications futures, de réduire les coûts et d'atteindre un nouveau niveau.

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