Любой бизнес строится на обязательных компонентах, которые взаимодействуют между собой. Когда ухудшается работа одного из элементов, это негативно влияет на общий результат. Чтобы бизнес стабильно развивался, вам важно контролировать все процессы. Вам нужно для эффективной работы изучить все бизнес-процессы и построить стратегию, которая поспособствует росту всех показателей.

Определение бизнес-процессов

Бизнес-процессы (БП) – это показатели роста любой компании, которые измеряются в определенных единицах. Их значение отображает реальную картину работы предприятия. Распространенные бизнес-процессы:

• количество заявок;
• входящие звонки от клиентов;
• посещение офлайн точек;
• выручка компании;
• рейтинг сотрудников;
• количество онлайн-заказов.

Эти процессы являются результатом выполнения задач, которые ставятся перед работниками, ведут к реализации целей компании. Среди всех бизнес-процессов встречаются уникальные и постоянные. Например, к постоянным относятся продажи товаров и заказ услуг, а к уникальным – разработка и продвижение сайта.

Классификация бизнес-процессов

Все бизнес-процессы можно разделить на виды, но их количество зависит от масштабов предприятия. Так для крупных корпораций специалисты используют БП 6 видов, а для среднего и мелкого бизнеса будет достаточно 4. Рассмотрим основные четыре категории бизнес-процессов, которые важны для любой сферы деятельности:

• Основная группа. В ней используются БП для анализа производства товаров и предоставления услуг. Это количество произведенной продукции, ремонт, диагностика, замена деталей, продажа.
• Вспомогательная группа. Эти процессы связаны с обеспечением производства ресурсами для работы. Это может быть покупка оборудования, материалов, закупки товаров у поставщиков.
• Обеспечивающая группа. К ней относятся административные процессы, которые обеспечивают и регулируют деятельность персонала. В эту группу входит учет кадров, бухгалтерии.
• Управленческая группа. БП этой категории определяют цели предприятия и направления работы. Основные процессы данного вида – это разработка стратегии и планирование.

Бизнес-процессы компаний показывают с помощью графиков, данные измеряются в количественных значениях и процентах. Однако цифры вам ничего не скажут, если их не описывать и не анализировать.

Результаты БП зависят от алгоритма выполнения задач. Сам процесс изображается графически. Когда он отображается, опираясь на реальную картину, он не всегда выглядит ровным отрезком. Скорее это кривая, в которой показаны позитивные и негативные результаты, потому что в компаниях бывают проблемы с исполнительностью сотрудников, выполнением заказов, активностью клиентов, финансовые трудности, кризисы.

Как изучать и работать с бизнес-процессами

Чтобы понять, как изучать бизнес-процессы компании, рассмотрим пример работы сервисного центра. Представим, что в вашем СЦ есть 5 сотрудников:

• руководитель;
• приемщик;
• специалист по мелким сервисным работам;
• инженер сложных работ;
• курьер.

В компании существует проблема – обработка заказов происходит очень медленно, из-за чего сервис не может брать больше заказов и расти. Основная причина этого заключается в том, что недостаточно описаны и проанализированы бизнес-процессы. Описав их, вы, как руководитель, сможете понять и повлиять на динамику роста:

• повысить качество обработки заказов;
• автоматизировать работу каждого подчиненного;
• выработать стандарты под каждую задачу;
• понизить качество погрешностей;
• контролировать сроки заказов;
• регулярно проводить мониторинг работы;
• поработать над слабыми местами фирмы;
• улучшить продуктивность в целом;
• привлечь новых клиентов.

Занимаясь анализом БП, вам нужно не только определить проблемы, но и разработать стратегию как повысить качество сервиса и эффективность вашей компании.

Описанием БП зачастую занимаются руководители, но лучше к этому делу приобщить весь персонал, поскольку ваши подчиненные напрямую сталкиваются с некоторыми задачами и имеют больше практического опыта. Они помогут вам увидеть картину целиком. Также у ваших работников могут возникать идеи как улучшить работу предприятия. Чтобы анализ прошел продуктивно, следуйте заранее заготовленному плану описания БП.

План описания бизнес-процессов

Вы уже назначили дату и время, когда собираетесь приступить к описанию БП вашего сервисного центра или предприятия другой сферы. Далее воспользуйтесь инструкцией, чтобы проанализировать все процессы:

1. Проведите рабочее совещание, собрав всех подчиненных, которые влияют на бизнес-процессы компании. Устройте мозговой штурм, изучая каждый БП и выслушивая мнение каждого члена команды.
2. Соберите данные обо всех рабочих инструментах, используемых на вашем предприятии: почта, телефонная связь, СМС-рассылки, CRM-программа, мессенджеры, другие софты.
3. Обсудите вместе с сотрудниками, к какому результату необходимо вывести работу сервисного центра. Какой должен быть командный результат и персональный вклад каждого подчиненного, а также как этого достичь.
4. Постройте стратегию, как прийти к планируемым результатам фирмы. Общую стратегию разбить на этапы и мелкие цели, а цели разбить на задачи. За каждым сотрудником закрепить выполнение тех или иных задач в конкретные сроки.
5. После этого определитесь с бизнес-процессами и опишите каждый критерий.

У реализации вашего стратегического плана должны быть реальные сроки. Напишите, как промежуточные сроки, так и укажите дату конечного результата. Анализируя БП, важно проработать основные моменты, на мелочи не обращайте внимание. Распыляясь, можно так и не достичь глобальных целей.

Уже на этапе описания БП вы увидите насколько слаженно работает ваш коллектив, насколько хорошо он организован. Немедленно приступайте к решению проблем вашей фирмы. Постоянно контролируйте реализацию вашей стратегии и проводите промежуточный мониторинг, чтобы отслеживать динамику, посмотреть, есть ли результаты на начальном этапе и в дальнейшем. Также вы сможете корректировать план, если возникают проблемы или что-то не удается воплотить.

Оптимизация бизнес-процессов

После анализа БП, вы увидите, что некоторые процессы и задачи занимают много времени. Например, из-за медленного выполнения задач одним сотрудником, задерживается работа другого, просрочиваются заказы. Чтобы сэкономить время, вы можете провести автоматизацию вашего сервисного центра. Для этого вы воспользуйтесь браузерной программой Gincore. Она контролирует множество процессов, задачи выполняются автоматически, что ускоряет время обслуживания заказов.

Софт Джинкор поможет провести оптимизацию вашего бизнеса:

• позволит снизить затраты;
• поможет повысить качество сервиса;
• сэкономит время;
• приумножит базу ваших клиентов;
• увеличит показатели БП.

Gincore для работы с бизнес-процессами

Многие владельцы сервисных центров, мастерских, магазинов, салонов красоты, стоматологий, служб проката уже пользуются программой Gincore. Это ПО позволяет автоматизировать бизнес любой сферы и улучшить сервис для ваших клиентов. Вот лишь несколько основных опций:

• учет заказов;
• база данных клиентов;
• полноценная бухгалтерия;
• ведение документооборота;
• все виды отчетов;
• контроль финансов;
• постановка задач сотрудникам;
• журнал опозданий подчиненных;
• статистика и аналитика;
• интеграция с телефонией;
• списки товаров и категорий;
• складской учет;
• контроль сроков заказов;
• анализ бизнес-процессов.

Это далеко не полный перечень опций программы Джинкор. Зарегистрируйтесь на сайте, внесите данные своей компании и упростите повседневные задачи вашего сервиса. В вашем профиле вы будете видеть все данные, легко сможете управлять заказами, контролировать работу, а также настроите необходимый уровень доступа к данным каждого сотрудника.

Многие бизнесмены недооценивают важность описания бизнес-процессов. С помощью Gincore вы будете видеть результаты БП, все процессы, сможете влиять на эти показатели. В дальнейшем это позволит вашей компании расти, увеличить число клиентов и заказов, что позитивно отразится на вашей прибыли.

Попробовать бесплатно