Każda firma opiera się na niezbędnych komponentach, które współdziałają ze sobą. Kiedy jedna z tych części działa gorzej, wpływa to negatywnie na ogólny wynik. Aby firma rozwijała się stabilnie, ważne jest, abyś kontrolował wszystkie procesy. Musisz dokładnie zbadać wszystkie procesy biznesowe i opracować strategię, która przyczyni się do wzrostu wszystkich wskaźników efektywności.

Definicja procesów biznesowych

Procesy biznesowe (BP) to wskaźniki wzrostu każdej firmy, mierzone w określonych jednostkach. Ich wartość odzwierciedla rzeczywisty obraz działalności przedsiębiorstwa. Powszechne procesy biznesowe to:

• liczba zgłoszeń;
• przychodzące połączenia od klientów;
• odwiedziny w punktach stacjonarnych;
• dochód firmy;
• ocena pracowników;
• liczba zamówień online.

Te procesy są wynikiem wykonywania zadań stawianych pracownikom, prowadzących do osiągnięcia celów firmy. Wśród wszystkich procesów biznesowych można wyróżnić te unikatowe i stałe. Na przykład, do stałych należą sprzedaż produktów i zamówienia usług, a do unikatowych - rozwój i promocja strony internetowej.

Klasyfikacja procesów biznesowych

Wszystkie procesy biznesowe można podzielić na kategorie, jednak ich liczba zależy od skali przedsiębiorstwa. Dla dużych korporacji specjaliści korzystają z 6 rodzajów BP, podczas gdy dla małych i średnich firm wystarczy 4. Przeanalizujmy główne cztery kategorie procesów biznesowych istotne dla każdej dziedziny działalności:

• Grupa podstawowa. Wykorzystuje się w niej BP do analizy produkcji i świadczenia usług. Obejmuje to ilość wyprodukowanych towarów, naprawę, diagnostykę, wymianę części, sprzedaż.
• Grupa wspomagająca. Te procesy związane są z zapewnieniem zasobów dla produkcji. Może to być zakup sprzętu, materiałów, zaopatrzenie w towary od dostawców.
• Grupa wspierająca. Obejmuje procesy administracyjne, które zapewniają i regulują działalność personelu. Do tej grupy należy zarządzanie personelem, księgowość.
• Grupa zarządzająca. Procesy tej kategorii określają cele przedsiębiorstwa i kierunki działania. Główne procesy tego rodzaju to opracowywanie strategii i planowanie.

Procesy biznesowe firm są prezentowane za pomocą wykresów, a dane są mierzone w wartościach liczbowych i procentowych. Jednak liczby same w sobie niewiele znaczą, jeśli nie są opisane i zanalizowane.

Wyniki BP zależą od sposobu wykonywania zadań. Sam proces jest przedstawiany graficznie. Kiedy jest przedstawiany, opierając się na rzeczywistym obrazie, nie zawsze wygląda jak równa linia. Raczej jest to krzywa, na której pokazane są wyniki pozytywne i negatywne, ponieważ w firmach występują problemy z wydajnością pracowników, realizacją zamówień, aktywnością klientów, trudnościami finansowymi, kryzysami.

Jak badać i pracować z procesami biznesowymi

Aby zrozumieć, jak badać procesy biznesowe firmy, rozważmy przykład pracy centrum obsługi. Załóżmy, że w twoim centrum obsługi klienta jest 5 pracowników:

• kierownik;
• recepcjonista;
• specjalista ds. drobnych napraw;
• inżynier ds. skomplikowanych napraw;
• kurier.

W firmie istnieje problem - przetwarzanie zamówień odbywa się bardzo wolno, przez co usługa nie może przyjąć większej liczby zamówień i rosnąć. Główną przyczyną tego jest niewystarczające opisanie i analiza procesów biznesowych. Opisując je, jako kierownik, będziesz w stanie zrozumieć i wpłynąć na dynamikę wzrostu:

• poprawić jakość przetwarzania zamówień;
• zautomatyzować pracę każdego podwładnego;
• ustalić standardy dla każdego zadania;
• zmniejszyć liczbę błędów;
• kontrolować terminy zamówień;
• regularnie monitorować pracę;
• pracować nad słabymi stronami firmy;
• poprawić ogólną wydajność;
• przyciągnąć nowych klientów.

Zajmując się analizą BP, musisz nie tylko zidentyfikować problemy, ale także opracować strategię poprawy jakości obsługi i efektywności Twojej firmy.

Opisem BP często zajmują się kierownicy, ale lepiej zaangażować w to cały personel, ponieważ Twoi podwładni bezpośrednio stykają się z niektórymi zadaniami i mają więcej praktycznego doświadczenia. Pomogą Ci zobaczyć cały obraz. Twoi pracownicy mogą także mieć pomysły na poprawę działania firmy. Aby analiza była efektywna, należy postępować zgodnie z wcześniej przygotowanym planem opisu BP.

Plan opisu procesów biznesowych

Już ustaliłeś datę i godzinę rozpoczęcia opisu BP Twojego centrum obsługi lub firmy z innej branży. Następnie skorzystaj z instrukcji, aby przeanalizować wszystkie procesy:

1. Zorganizuj spotkanie robocze, na którym zbierzesz wszystkich podwładnych mających wpływ na procesy biznesowe w firmie. Przeprowadź burzę mózgów, analizując każdy proces biznesowy i wysłuchując opinii każdego członka zespołu.
2. Zebranie danych dotyczących wszystkich narzędzi pracy używanych w Twoim przedsiębiorstwie: poczta, telefonia, wysyłka SMS-ów, program CRM, komunikatory, inne oprogramowanie.
3. Omów z pracownikami, jaki cel powinien być osiągnięty w pracy centrum obsługi. Jaki powinien być wspólny cel zespołu i osobisty wkład każdego podwładnego, a także jak go osiągnąć.
4. Zbuduj strategię osiągnięcia planowanych wyników firmy. Podziel ogólną strategię na etapy i mniejsze cele, a cele na zadania. Przypisz każdemu pracownikowi realizację określonych zadań w określonych terminach.
5. Następnie zdefiniuj procesy biznesowe i opisz każdy kryterium.

Realizacja Twojego planu strategicznego musi mieć określone terminy. Należy określić zarówno pośrednie terminy, jak i datę końcowego wyniku. Przy analizie procesów biznesowych ważne jest, aby skupić się na kluczowych kwestiach, nie zaniedbując szczegółów. Rozproszenie uwagi może uniemożliwić osiągnięcie celów ogólnych.

Już na etapie opisywania procesów biznesowych zobaczysz, jak sprawnie funkcjonuje Twój zespół, jak dobrze jest zorganizowany. Natychmiast przystąp do rozwiązywania problemów Twojej firmy. Regularnie kontroluj realizację swojej strategii i przeprowadzaj monitoring pośredni, aby śledzić dynamikę, sprawdzić, czy są rezultaty na wstępnym etapie i w przyszłości. Będziesz również mógł korygować plan, jeśli pojawią się problemy lub coś nie uda się zrealizować.

Optymalizacja procesów biznesowych

Po przeanalizowaniu procesów biznesowych zobaczysz, że niektóre procesy i zadania zajmują dużo czasu. Na przykład z powodu wolnego wykonywania zadań przez jednego pracownika opóźnia się praca innego, zamówienia są opóźnione. Aby zaoszczędzić czas, możesz zautomatyzować swoje centrum obsługi. W tym celu możesz skorzystać z przeglądarkowej aplikacji Gincore. Kontroluje ona wiele procesów, a zadania są wykonywane automatycznie, co przyspiesza obsługę zamówień.

Oprogramowanie Gincore pomoże zoptymalizować Twój biznes:

• pomoże zmniejszyć koszty;
• pomaga poprawić jakość obsługi;
• oszczędza czas;
• zwiększa bazę klientów;
• zwiększa wskaźniki procesów biznesowych.

Gincore do pracy z procesami biznesowymi

Wiele właścicieli centrów obsługi, warsztatów, sklepów, salonów kosmetycznych, gabinetów stomatologicznych, wypożyczalni już korzysta z oprogramowania Gincore. Ta aplikacja umożliwia automatyzację biznesu w dowolnej dziedzinie i poprawę obsługi dla Twoich klientów. Oto tylko kilka głównych opcji:

• zarządzanie zamówieniami;
• baza danych klientów;
• pełna księgowość;
• obsługa dokumentów;
• wszystkie rodzaje raportów;
• kontrola finansów;
• przydzielanie zadań pracownikom;
• rejestr opóźnień pracowników;
• statystyki i analizy;
• integracja z telefonią;
• listy produktów i kategorii;
• zarządzanie magazynem;
• kontrola terminów zamówień;
• analiza procesów biznesowych.

To tylko kilka opcji programu Gincore. Zarejestruj się na stronie, wprowadź dane swojej firmy i uprość codzienne zadania swojego centrum obsługi. W swoim profilu zobaczysz wszystkie dane, łatwo zarządzasz zamówieniami, kontrolujesz pracę, a także ustawiasz odpowiedni poziom dostępu do danych każdego pracownika.

Wielu przedsiębiorców bagatelizuje znaczenie opisu procesów biznesowych. Dzięki Gincore zobaczysz wyniki procesów biznesowych, wszystkie procesy, będziesz mógł wpływać na te wskaźniki. W dalszej perspektywie pozwoli to Twojej firmie rosnąć, zwiększać liczbę klientów i zamówień, co pozytywnie wpłynie na Twoje zyski.

Wypróbuj za darmo