Die Analyse von Geschäftsprozessen zur Steigerung der Effizienz des Unternehmens

Jedes Unternehmen basiert auf wesentlichen Komponenten, die miteinander interagieren. Wenn die Leistung eines Elements beeinträchtigt wird, wirkt sich dies negativ auf das Gesamtergebnis aus. Damit Ihr Unternehmen stabil wachsen kann, ist es wichtig, alle Prozesse im Blick zu behalten. Für eine effektive Arbeitsweise müssen Sie alle Geschäftsprozesse analysieren und eine Strategie entwickeln, die das Wachstum aller Kennzahlen fördert.

Definition von Geschäftsprozessen

Geschäftsprozesse (GP) sind Wachstumsindikatoren für jedes Unternehmen, die in bestimmten Einheiten gemessen werden. Ihr Wert zeigt das tatsächliche Bild der Unternehmensleistung. Zu den gängigen Geschäftsprozessen gehören:

• Anzahl der Anträge;
• eingehende Kundenanrufe;
• Besuche vor Ort;
• Umsatz des Unternehmens;
• Mitarbeiterbewertung;
• Anzahl der Online-Bestellungen.

Diese Prozesse sind das Ergebnis der Erledigung von Aufgaben, die den Mitarbeitern zugewiesen werden, und tragen zur Erreichung der Unternehmensziele bei. Unter allen Geschäftsprozessen gibt es sowohl permanente als auch einzigartige. Zu den permanenten zählen der Verkauf von Waren und die Inanspruchnahme von Dienstleistungen, während einzigartige die Entwicklung und Vermarktung einer Website sind.

Klassifizierung von Geschäftsprozessen

Alle Geschäftsprozesse lassen sich in verschiedene Kategorien unterteilen, wobei die Anzahl von der Größe des Unternehmens abhängt. Für große Unternehmen verwenden Fachleute 6 Arten von GP, während für kleine und mittelständische Unternehmen 4 ausreichen. Lassen Sie uns die vier Hauptkategorien der Geschäftsprozesse betrachten, die für jeden Sektor wichtig sind:

• Hauptgruppe. Hier werden GPs zur Analyse der Produktion von Waren und zur Erbringung von Dienstleistungen eingesetzt. Dazu gehören die produzierte Menge, Reparaturen, Diagnosen, Austausch von Teilen sowie der Verkauf.
• Hilfsgruppe. Diese Prozesse betreffen die Bereitstellung von Ressourcen für die Produktion. Dazu kann der Kauf von Maschinen, Materialien oder der Einkauf von Waren bei Lieferanten gehören.
• Supportgruppe. Dazu zählen administrative Prozesse, die die Aktivitäten des Personals unterstützen und regulieren. In diese Gruppe fallen die Personal- und Finanzbuchhaltung.
• Managementgruppe. GPs dieser Kategorie definieren die Ziele des Unternehmens und die Arbeitsrichtungen. Zu den Hauptprozessen dieser Art gehören die Strategieentwicklung und Planung.

Die Geschäftsprozesse der Unternehmen werden durch Diagramme dargestellt, wobei die Daten in quantitativen Werten und Prozenten gemessen werden. Doch Zahlen allein sagen Ihnen nichts, wenn sie nicht beschrieben und analysiert werden.

Die Ergebnisse der GPs hängen von dem Algorithmus der Aufgabenerfüllung ab. Der Prozess wird grafisch dargestellt. Wenn er basierend auf dem realen Bild dargestellt wird, sieht er nicht immer wie ein gerader Bestandteil aus. Vielmehr ist es eine Kurve, die positive und negative Ergebnisse zeigt, da es in Unternehmen Probleme mit der Ausführung durch die Mitarbeiter, der Auftragsabwicklung, der Kundenaktivität sowie finanziellen Schwierigkeiten und Krisen geben kann.

Wie man Geschäftsprozesse studiert und arbeitet

Um zu verstehen, wie man die Geschäftsprozesse eines Unternehmens analysiert, betrachten wir ein Beispiel aus einem Servicezentrum. Stellen Sie sich vor, dass Ihr Servicezentrum 5 Mitarbeiter hat:

• Leiter;
• Empfänger;
• Techniker für Kleinreparaturen;
• Ingenieur für komplexe Arbeiten;
• Kurier.

In der Firma gibt es ein Problem – die Auftragsbearbeitung erfolgt sehr langsam, weshalb der Service nicht mehr Aufträge annehmen und wachsen kann. Die Hauptursache dafür ist, dass die Geschäftsprozesse nicht ausreichend beschrieben und analysiert wurden. Wenn Sie diese beschreiben, können Sie als Leiter die Wachstumsdynamik verstehen und beeinflussen:

• Qualität der Auftragsbearbeitung erhöhen;
• Arbeit jedes Mitarbeiters automatisieren;
• Standards für jede Aufgabe entwickeln;
• Fehlerquote senken;
• Auftragstermine überwachen;
• Regelmäßig die Arbeit überwachen;
• Schwächen des Unternehmens angehen;
• Produktivität insgesamt verbessern;
• Neue Kunden gewinnen.

Bei der Analyse von GPs müssen Sie nicht nur Probleme identifizieren, sondern auch eine Strategie erstellen, wie die Servicequalität und die Effizienz Ihres Unternehmens gesteigert werden können.

Die Beschreibung von GPs wird oft von Führungskräften durchgeführt, aber es ist besser, das gesamte Personal einzubeziehen, da Ihre Mitarbeiter direkt mit bestimmten Aufgaben konfrontiert sind und mehr praktische Erfahrung haben. Sie werden Ihnen helfen, das Gesamtbild zu erkennen. Auch Ihre Mitarbeiter könnten Ideen haben, wie die Arbeitsweise des Unternehmens verbessert werden kann. Damit die Analyse produktiv verläuft, folgen Sie einem im Voraus vorbereiteten Plan zur Beschreibung der GPs.

Plan zur Beschreibung von Geschäftsprozessen

Sie haben bereits ein Datum und eine Uhrzeit festgelegt, wann Sie mit der Beschreibung der GPs Ihres Servicezentrums oder eines Unternehmens aus einer anderen Branche beginnen möchten. Nutzen Sie anschließend die Anleitung, um alle Prozesse zu analysieren:

1. Führen Sie eine Teambesprechung durch, bei der alle Mitarbeiter zusammenkommen, die die Geschäftsprozesse des Unternehmens beeinflussen. Organisieren Sie ein Brainstorming, um jeden GP zu untersuchen und die Meinungen jedes Teammitglieds anzuhören.
2. Sammeln Sie Daten zu allen Arbeitsmitteln, die in Ihrem Unternehmen verwendet werden: E-Mail, Telefon, SMS-Versand, CRM-Programm, Messenger und andere Software.
3. Diskutieren Sie gemeinsam mit den Mitarbeitern, welches Ergebnis für die Arbeit des Servicezentrums angestrebt werden soll. Welches Teamresultat und welcher persönliche Beitrag jedes Mitarbeiters sind erforderlich und wie können diese erreicht werden?
4. Erstellen Sie eine Strategie, wie das geplante Ergebnis des Unternehmens erreicht werden kann. Teilen Sie die Gesamtstrategie in Phasen und kleinere Ziele auf und teilen Sie die Ziele in Aufgaben auf. Weisen Sie jedem Mitarbeiter bestimmte Aufgaben mit konkreten Fristen zu.
5. Definieren Sie danach die Geschäftsprozesse und beschreiben Sie jedes Kriterium.

Bei der Umsetzung Ihres strategischen Plans sollten Sie realistische Fristen setzen. Geben Sie sowohl Zwischenfristen als auch das Enddatum an. Bei der Analyse der GPs ist es wichtig, sich auf die wesentlichen Punkte zu konzentrieren und nicht auf die Details. Wenn Sie sich verzetteln, können Sie Ihre globalen Ziele möglicherweise nicht erreichen.

Bereits in der Phase der Beschreibung der GPs erkennen Sie, wie harmonisch Ihr Team arbeitet und wie gut es organisiert ist. Beginnen Sie sofort damit, die Probleme Ihrer Firma zu lösen. Überwachen Sie ständig die Umsetzung Ihrer Strategie und führen Sie Zwischenanalysen durch, um die Dynamik zu verfolgen und festzustellen, ob es bereits in der Anfangsphase Ergebnisse gibt. So können Sie auch den Plan anpassen, falls Probleme auftreten oder etwas nicht umgesetzt wird.

Optimierung von Geschäftsprozessen

Nach der Analyse der GPs werden Sie feststellen, dass einige Prozesse und Aufgaben viel Zeit in Anspruch nehmen. Zum Beispiel kann es durch die langsame Erledigung von Aufgaben eines Mitarbeiters zu Verzögerungen bei der Arbeit eines anderen kommen, was zu verspäteten Aufträgen führt. Um Zeit zu sparen, können Sie die Automatisierung Ihres Servicezentrums vornehmen. Hierfür können Sie die browserbasierte Software Gincore nutzen. Sie überwacht zahlreiche Prozesse, und die Aufgaben werden automatisch erledigt, was die Bearbeitungszeit der Aufträge verkürzt.

Die Software Gincore hilft Ihnen, Ihr Geschäft zu optimieren:

• reduziert die Kosten;
• verbessert die Servicequalität;
• spart Zeit;
• erweitert Ihre Kundenbasis;
• steigert die GP-Kennzahlen.

Gincore zur Arbeit mit Geschäftsprozessen

Viele Inhaber von Servicezentren, Werkstätten, Geschäften, Schönheitssalons, Zahnarztpraxen und Verleihdiensten nutzen bereits die Software Gincore. Diese Software ermöglicht die Automatisierung von Geschäften in allen Sektoren und verbessert den Service für Ihre Kunden. Hier sind nur einige wichtige Funktionen:

• Auftragsverwaltung;
• Kundendatenbank;
• komplette Buchhaltungsfunktionen;
• Dokumentenmanagement;
• alle Arten von Berichten;
• Finanzüberwachung;
• Aufgabenverteilung an Mitarbeiter;
• Protokoll von Verspätungen der Mitarbeiter;
• Statistik und Analytik;
• Integration mit dem Telefonietool;
• Produkt- und Kategorielisten;
• Lagerverwaltung;
• Überwachung von Auftragsfristen;
• Analyse von Geschäftsprozessen.

Dies ist bei weitem keine vollständige Liste der Funktionen von Gincore. Registrieren Sie sich auf der Website, geben Sie die Daten Ihres Unternehmens ein und vereinfachen Sie die täglichen Aufgaben Ihres Services. In Ihrem Profil werden Sie alle Daten sehen, können Aufträge problemlos verwalten, die Arbeit überwachen und den notwendigen Zugriff auf die Daten für jeden Mitarbeiter einstellen.

Viele Geschäftsinhaber unterschätzen die Bedeutung der Beschreibung von Geschäftsprozessen. Mit Gincore werden Sie die Ergebnisse der GPs sehen, alle Prozesse überwachen und auf diese Kennzahlen Einfluss nehmen können. Dies wird es Ihrem Unternehmen in Zukunft ermöglichen, zu wachsen, die Anzahl der Kunden und Aufträge zu steigern, was sich positiv auf Ihren Gewinn auswirken wird.

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