Na początku działalności nowego centrum serwisowego zazwyczaj jest niewiele zamówień. Z czasem liczba klientów i ilość pracy wzrasta. Wydaje się, że dynamiczny rozwój to najlepsza droga do sukcesu, budowania reputacji i zwiększania zysków. Jednakże wraz z wzrostem pracy pojawiają się problemy z terminami, częściami, maleje wydajność, pojawiają się spory z klientami, a cały plan biznesowy zawala się. Aby uniknąć takiego scenariusza, potrzebna będzie automatyzacja centrum serwisowego za pomocą chmurowego oprogramowania Gincore.

Cechy oprogramowania do zarządzania dla centrum serwisowego

Oprogramowanie Gincore to pełnowartościowe oprogramowanie do zarządzania centrum serwisowego. Tego typu oprogramowanie jest używane do wszystkich rodzajów zarządzania, automatyzacji działalności przedsiębiorstwa i poprawy efektywności centrum serwisowego. Ponadto Gincore pomaga uprościć kwestie zarządzania i finansów, aby zwiększyć wszystkie wskaźniki biznesowe.

Cechą charakterystyczną tego oprogramowania jest to, że jest ono dostępne zdalnie. Można zalogować się do konta z dowolnego urządzenia - tabletu, laptopa lub komputera PC. Aby zalogować się do systemu, wystarczy użyć przeglądarki i podać dane konta. W ten sposób można korzystać z programu nawet będąc daleko od biura.

Program do pracy w centrum serwisowym jest używany do wszystkich rodzajów zarządzania:

• klienci;
• zamówienia;
• zarządzanie magazynem;
• księgowość;
• rejestr napraw.

Oprócz tych funkcji, w Gincore są narzędzia do statystyk, analizy, kontroli pracy pracowników. W jednym z modułów można utworzyć listę produktów lub załadować je z pliku Excel. Deweloper stale ulepsza oprogramowanie, eliminuje problemy, dodaje nowe opcje. Pracując z Gincore regularnie, można uporządkować wszystkie sprawy i poprawić procesy biznesowe.

Zarządzanie w centrum serwisowym

Oprogramowanie Gincore jest najlepszym rozwiązaniem do automatyzacji pracy w centrum serwisowym. Nadaje się do centrów serwisowych różnych rodzajów techniki i marek, dla małych firm i dużych przedsiębiorstw. Główną zaletą Gincore jest dostępność wszystkich rodzajów zarządzania, o czym szerzej opowiemy poniżej.

Moduł «Klienci»

W sekcji klientów znajdują się podstawowe opcje do pracy z nimi:

• lista klientów;
• połączenia telefoniczne;
• zgłoszenia;
• raporty.

Wzrost liczby klientów zależy bezpośrednio od skuteczności reklamy. Program umożliwia kontrolowanie zarówno kampanii reklamowych, jak i prowadzenie ewidencji klientów.

Gdy do centrum serwisowego dociera zgłoszenie lub telefon od nowego klienta, tworzona jest dla niego osobna karta. Zawiera ona nazwisko, imię, nazwisko klienta, numer telefonu, inne kontakty, komentarze, skąd klient dowiedział się o centrum serwisowym. Rozmowy operatorów z klientami są również dołączane do jego karty.

Moduł «Zamówienia»

Oprogramowanie Gincore dla centrum serwisowego doskonale nadaje się do prowadzenia zamówień. W tym celu istnieje sekcja z następującymi opcjami:

• utworzyć zamówienie;
• naprawy;
• sprzedaż;
• zamówienia od dostawców;
• zarządzanie zamówieniami.

System zarządzania zamówieniami ma za zadanie zaoszczędzić czas pracy każdego pracownika. Zautomatyzowany system przyjmowania i modyfikowania zamówień przyspiesza czas obsługi wszystkich zgłoszeń. W rezultacie pracownicy centrum serwisowego są w stanie wykonać większą liczbę zamówień i osiągnąć większy zysk.

Jeśli przyjrzeć się dokładniej karcie zamówienia, zawiera ona następujące informacje:

• kategoria techniki;
• marka i model urządzenia;
• ustalone awarie;
• jakie usługi lub rodzaje naprawy są potrzebne;
• menedżer, który przyjął zamówienie;
• inżynier, który dokona naprawy;
• zdjęcie urządzenia z bliska z widoczną usterką;
• forma płatności;
• czas pracy i termin realizacji zamówienia;
• imię i dane kontaktowe klienta;
• dodatkowe informacje i komentarze;
• rabat i przybliżony koszt, zaliczka;
• źródło reklamy.

Często w centrum serwisowym istnieje dodatkowy obszar - handel. Mogą to być urządzenia, części, akcesoria. W zakładkach dotyczących sprzedaży są dwa poddziały: szybka sprzedaż i przez sklep internetowy. W sprzedaży offline można podać numer seryjny produktu, cenę, usługę, komentarz. W fakturze ze sklepu internetowego, oprócz podstawowych danych, podaje się imię, numer telefonu klienta, adres e-mail, rabat, sposób dostawy i płatności. Można również dodać paragon i dokument wysyłki.

Moduł «Magazyny»

W sekcji magazynów oprogramowania Gincore znajdują się następujące narzędzia:

• zapas magazynowy;
• przychody;
• rozchody;
• przesunięcia;
• inwentaryzacja;
• ustawienia.

Ta sekcja pozwala na kontrolowanie wszystkich materiałów, towarów, przetwarzanie zamówień, poprawę logistyki.

Program dla centrum serwisowego online pozwala radzić sobie z wieloma problemami na magazynie:

• Problemy z zamówieniami. W systemie rejestrowane są wszystkie zamówienia, ich priorytety są określane, a statusy są zmieniane w zależności od etapu pracy. W ten sposób zawsze można szybciej skompletować pilne zamówienia, a następnie przetworzyć resztę, nie zapominając o zachowaniu terminów.
• Praca zależy od innych pracowników. Zwykły magazyn to duża przestrzeń z kilkoma lokalizacjami. Chociaż stosowany jest system sortowania, to nie zawsze udaje się znaleźć potrzebny towar samodzielnie. Tylko niektórzy pracownicy posiadają tę informację, więc najpierw trzeba ich odnaleźć i dowiedzieć się, gdzie znajduje się interesujący produkt. Aby tego uniknąć, w systemie zarządzania można znaleźć dokładne współrzędne produktu i bez pomocy nikogo go znaleźć.
• Opóźnione dostawy. Pracownicy centrum serwisowego mają wiele obowiązków. Aby ułatwić sobie życie, można skonfigurować automatyczne zakupy towarów i części od dostawców.
• Długotrwała inwentaryzacja. Dzięki programowi Gincore inwentaryzacja przebiegnie szybko. Wystarczy przejść po wszystkich pomieszczeniach ze skanerem i zeskanować kody kreskowe wszystkich towarów. Raporty niedoborów i nadmiarów zostaną wygenerowane automatycznie.

Zarządzanie centrum serwisowym ułatwia pracę wszystkich działów przedsiębiorstwa i oszczędza czas. Aby to osiągnąć, użyj oprogramowania Gincore, które posiada ogromne możliwości. Po kilku tygodniach regularnego korzystania z tego oprogramowania uporządkujesz swoje centrum serwisowe, zwiększysz liczbę zamówień i zysków.

Wypróbuj za darmo