Zu Beginn der Arbeit eines neuen Servicecenters gibt es in der Regel zunächst nur wenige Aufträge. Mit der Zeit wächst die Anzahl der Kunden und das Arbeitsvolumen. Es scheint, dass eine rasante Entwicklung die besten Voraussetzungen für den Erfolg, die Steigerung der Reputation und den Anstieg des Gewinns schafft. Doch mit zunehmender Arbeitslast entstehen Probleme mit Fristen, Ersatzteilen, die Effizienz sinkt, es kommt zu Auseinandersetzungen mit Kunden und der gesamte Geschäftsplan gerät ins Wanken. Um ein solches Szenario zu vermeiden, benötigen Sie die Automatisierung des Servicecenters durch die Cloud-Anwendung Gincore.

Besonderheiten der Software für das Servicecenter

Die Gincore-Software ist eine vollumfängliche Buchhaltungsanwendung für Servicecenter. Diese Software wird für alle Arten der Buchhaltung, Automatisierung der Betriebsabläufe und zur Verbesserung der Effizienz im Servicecenter eingesetzt. Gincore hilft zudem, Fragen zum Management und zur Finanzen zu vereinfachen, um alle Geschäftskennzahlen zu steigern.

Ein besonderes Merkmal der Software ist der Remote-Zugriff. Sie können sich von jedem Gerät – Tablet, Laptop oder PC – in Ihr Konto einloggen. Um auf das System zuzugreifen, müssen Sie einen Browser verwenden und Ihre Kontodaten eingeben. In diesem Fall können Sie die Software sogar nutzen, während Sie sich weit entfernt vom Büro befinden.

Die Software für das Servicecenter wird für alle Arten der Buchhaltung verwendet:

• Kunden;
• Aufträge;
• Bestandsverwaltung;
• Buchhaltung;
• Reparaturbuchhaltung.

Zusätzlich zu diesen Funktionen bietet Gincore Werkzeuge für Statistik, Analyse und Mitarbeiterkontrolle. In einem der Module können Sie eine Liste von Artikeln erstellen oder diese aus einer Excel-Datei hochladen. Der Entwickler verbessert die Software ständig, beseitigt Probleme und fügt neue Optionen hinzu. Wenn Sie regelmäßig mit Gincore arbeiten, können Sie Ihre Geschäfte in Ordnung bringen und die Geschäftsprozesse optimieren.

Buchhaltung im Servicecenter

Die Gincore-Anwendung ist die beste Lösung zur Automatisierung der Arbeit in einem Servicecenter. Sie eignet sich für Servicecenter verschiedener Gerätetypen und Marken, sowohl für kleine Unternehmen als auch für große Betriebe. Der Hauptvorteil von Gincore ist, dass alle Arten der Buchhaltung verfügbar sind, die wir im Folgenden genauer betrachten werden.

Modul „Kunden“

Im Bereich Kunden finden Sie die wichtigsten Optionen für die Zusammenarbeit mit ihnen:

• Kundenliste;
• Anrufe;
• Anfragen;
• Berichte.

Die Steigerung der Anzahl der Kunden hängt direkt von der Effektivität der Werbemaßnahmen ab. Die Software ermöglicht es, sowohl Werbekampagnen zu überwachen als auch die Kundenbuchhaltung zu führen.

Wenn ein neuer Kunde eine Anfrage oder einen Anruf im Servicecenter tätigt, wird für ihn eine separate Karte erstellt. Darin werden Nachname, Vorname, Telefonnummer, andere Kontaktdaten, Kommentare und die Quelle, durch die der Kunde von dem Servicecenter erfahren hat, festgehalten. Auch Gespräche der Operatoren mit den Kunden werden an seine Karte angehängt.

Modul „Bestellungen“

Die Software für das Servicecenter Gincore eignet sich hervorragend zur Verwaltung von Bestellungen. Dafür gibt es einen Abschnitt mit folgenden Optionen:

• Bestellung erstellen;
• Reparaturen;
• Verkäufe;
• Lieferbestellungen;
• Auftragsmanager.

Die Buchhaltungssoftware für das Servicecenter soll die Arbeitszeit jedes Mitarbeiters einsparen. Das automatisierte System zur Bearbeitung und Änderung von Bestellungen beschleunigt die Bearbeitungszeit aller Anfragen. Auf diese Weise können die Mitarbeiter des Servicecenters eine größere Anzahl von Bestellungen abwickeln und mehr Gewinn erzielen.

Betrachtet man die Bestellkarte näher, so werden folgende Daten erfasst:

• Kategorie des Geräts;
• Marke und Modell des Geräts;
• welche Mängel;
• welche Dienstleistungen oder Arten von Reparatur benötigt werden;
• Manager, der die Anfrage entgegengenommen hat;
• Techniker, der die Reparatur ausführen wird;
• Foto des Geräts mit Nahaufnahme des Defekts;
• Zahlungsart;
• Bearbeitungszeit und Abgabetermin der Bestellung;
• Name und Kontaktdaten des Kunden;
• zusätzliche Informationen und Kommentare;
• Rabatt und geschätzte Kosten, Vorauszahlung;
• werbliche Quelle.

In vielen Servicecentern gibt es eine zusätzliche Sparte – den Handel. Dies kann Technik, Ersatzteile oder Zubehör sein. In den Verkaufsbestellungen gibt es zwei Unterkategorien: Sofortverkauf und über den Online-Shop. Bei Verkaufsbestellungen in der Offline-Verkauf gibt es die Möglichkeit, die Seriennummer des Produkts, den Preis, die Dienstleistung und den Kommentar anzugeben. In der Rechnung des Online-Shops werden neben den grundlegenden Daten auch Name, Telefonnummer des Kunden, E-Mail-Adresse, Rabatt und die Zahlungsmethode sowie die Lieferart erfasst. Es besteht auch die Möglichkeit, einen Beleg und Lieferschein hinzuzufügen.

Modul „Lager“

Im Bereich Lager der Gincore-Software stehen folgende Werkzeuge zur Verfügung:

• Lagerbestände;
• Wareneingänge;
• Ausgaben;
• Umlagerungen;
• Inventur;
• Einstellungen.

Dieses Modul ermöglicht es, alle Materialien, Waren und die Bearbeitung von Bestellungen zu kontrollieren und die Logistik zu verbessern.

Die Online-Software für das Servicecenter hilft bei vielen Problemen im Lager:

• Probleme mit Bestellungen. Im System werden alle Bestellungen erfasst, ihre Prioritäten festgelegt und die Status gemäß dem Arbeitsfortschritt geändert. Dabei können dringende Bestellungen immer schneller verarbeitet werden, während die anderen anschließend bearbeitet werden, ohne etwas zu vergessen und die Fristen einzuhalten.
• Die Arbeit hängt von anderen Mitarbeitern ab. Ein typisches Lager ist ein großes Gelände mit mehreren Standorten. Obwohl ein Sortiersystem verwendet wird, kann es schwierig sein, das benötigte Produkt selbständig zu finden. Dieses Wissen haben oft nur einige Mitarbeiter, weshalb man sie zuerst finden und ihren Standort herausfinden muss. Um dies zu vermeiden, kann man in der Buchhaltungssoftware die genauen Koordinaten des Produkts ermitteln und es eigenständig finden.
• Lieferverzögerungen. Die Mitarbeiter des Servicecenters haben oft viele Aufgaben. Um das Leben zu erleichtern, können automatische Bestellungen von Waren und Ersatzteilen bei Lieferanten eingerichtet werden.
• Dauerhafte Inventuren. Mit der Software Gincore verläuft die Inventur schnell. Es genügt, alle Räume mit einem Scanner zu durchlaufen und die Barcodes aller Produkte zu scannen. Fehlbestände und Überbestände werden automatisch erfasst.

Die Buchhaltung im Servicecenter erleichtert die Arbeit aller Abteilungen des Unternehmens und spart Zeit. Nutzen Sie dazu die Software Gincore, die über eine große Funktionalität verfügt. Nach einigen Wochen der Nutzung der Software werden Sie Ordnung in Ihrem Servicecenter schaffen, die Anzahl der Aufträge und Gewinne erhöhen.

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