Skuteczny menedżer powinien stworzyć komfortowe warunki dla swoich podwładnych. Aby to osiągnąć, należy zapewnić im wszystkie niezbędne zasoby i właściwie sformułować zadania. Kiedy dzieje się to w biurze, problemy praktycznie nie występują, ale gdy zespół przechodzi na pracę zdalną, kontrola sytuacji staje się znacznie trudniejsza. Bez dodatkowej pomocy i porad w tej sprawie nie obejdzie się.

Zabezpieczenie regularnej komunikacji

Głównym zadaniem menedżera jest zapewnienie regularnej komunikacji wewnętrznej z podwładnymi. Koniecznie omów z zespołem na początku dnia roboczego zaplanowane zadania, bieżące projekty i inne istotne kwestie. Obecnie istnieje wiele możliwości i oprogramowania do tego celu:

• Zoom. W ostatnich latach jest to najpopularniejszy sposób komunikacji dla pracowników i wydarzeń edukacyjnych. Wiele rzeczy, które można przenieść online, jest transmitowane za pomocą konferencji w Zoomie. Tutaj odbywają się spotkania z publicznością do 100 osób. Aby to zrobić, zorganizuj wydarzenie, uzyskaj link i wyślij go swoim współpracownikom pocztą elektroniczną lub w dowolnym czacie roboczym;
• Slack. W tym komunikatorze możesz skonfigurować kilka czatów. Są one sortowane według projektów i kanałów. Bardzo wygodne narzędzie dla firm każdego poziomu.

Aby podwładni czuli kontrolę menedżerską i byli w pełni zaangażowani w proces pracy, tak jak w biurze, omawiajcie razem wszystkie projekty, wyznaczajcie cele, zachęcajcie pracowników do generowania pomysłów i dzielenia się nimi z zespołem. Dodatkowo zadbać o raporty: niech będą otwarte, aby każdy pracownik widział zarówno swoje wyniki, jak i swoich kolegów. Wtedy nikt nie będzie miał poczucia, że ktoś pracuje zdalnie w normalnym trybie, a ktoś inny wkłada minimalny wysiłek.

Racjonalne planowanie

Nie wszystkim ludziom praca w domu jest wygodna. Należy zrozumieć, że na początku będzie okres adaptacyjny. Niektórzy z twoich podwładnych przyzwyczają się do pracy zdalnej od razu i będą produktywnie pracować już pierwszego-dnia, a niektórym może zająć 3-5 dni, aby się przyzwyczaić i wejść w rytm pracy. Menedżer powinien pomóc każdemu pracownikowi dostosować się do nowych warunków pracy.

Następnie jasno formułuj zapytania, cele, zadania, terminy. Jakość wykonanej pracy zależy od jakości postawionych zadań. W tym celu menedżer powinien racjonalnie planować pracę:

• jasno określić istotę projektu;
• ustawić cele według priorytetów;
• przypisać odpowiedzialność za konkretne zadania;
• korygować terminy w miarę realizacji pracy;
• w ramach jednego projektu kolejno wykonywać łatwe i trudne zadania.

Jeśli kierownictwo poprawnie zaplanuje zadania, przewidzi odpowiednią ilość czasu na ich wykonanie, to pracownicy wypracują normalny rytm i będą mogli terminowo dostarczyć wszystkie zadania, czy to pracując przy biurku w biurze, czy też w domu na kanapie z laptopem.

Dostęp do informacji

Jeśli kilka lat temu tylko część firm korzystała z chmury do przechowywania informacji, to obecnie przechodząc na pracę zdalną, bez tego niemożliwe jest normalne funkcjonowanie. Możesz przechowywać i przekazywać dowolne informacje, dostosować dane, zatwierdzić ostateczną wersję. Przy tym nie musisz osobiście się spotykać i możesz obejść się bez rozmów na Skype i demonstracji ekranu.

Korzystanie z systemów chmurowych do zarządzania:

• przeglądanie raportów w czasie rzeczywistym;
• kontrola wskaźników biznesowych;
• sprawdzanie postępów zadanych przez podwładnych;
• określenie wydajności pracowników.

Korzystając z programu Gincore, otrzymujesz pełną funkcjonalność do pracy zdalnej, w tym wymienione możliwości: od kontroli drobnych zadań do analizy wskaźników biznesowych firmy. Możesz się zalogować do systemu z dowolnego miejsca na świecie, gdzie jest internet, i z dowolnego urządzenia, nawet ze smartfona.

Korzyści z chmurowych oprogramowań dla podwładnych:

• szybkie przekazywanie danych wewnątrz działu i między różnymi strukturami firmy;
• natychmiastowe wyświetlanie nowych zadań;
• ustawianie terminów zadań i projektów;
• otrzymywanie istotnych informacji od kierownika i kolegów;
• automatyzacja procesów pracy (obsługa zamówień, komunikacja z klientami, praca z produktami/usługami);
• sprawdzanie statystyk;
• szybkie wyszukiwanie potrzebnych informacji;
• niezawodne przechowywanie wszystkich danych na zabezpieczonym serwerze;
• oszczędność czasu podczas wykonywania poszczególnych zadań.

Twoi pracownicy będą wygodnie korzystać z Gincore. Ten program ma intuicyjny interfejs, więc nawet użytkownicy z niewielkim doświadczeniem szybko go opanują. Oprogramowanie faktycznie automatyzuje wszystkie zadania i oszczędza czas nawet na drobnych zadaniach.

Przechodząc na pracę zdalną, koniecznie zapewnijcie regularną komunikację wewnętrzną, zajmijcie się planowaniem i zapewnijcie dostęp do informacji. Chmurowe programy CRM ułatwią życie zarówno wam, jak i waszym pracownikom. Najlepszym rozwiązaniem na rynku produktów IT jest Gincore. Zarejestruj się teraz i zacznijcie efektywnie pracować nawet zdalnie.

Wypróbuj za darmo