Un manager efficace doit créer des conditions de travail confortables pour ses subordonnés. Pour cela, il est essentiel de les doter de toutes les ressources nécessaires et de bien définir les tâches. Lorsque cela se passe au bureau, les problèmes sont pratiquement inexistants, mais lorsque l’équipe passe au travail à distance, il devient beaucoup plus difficile de contrôler la situation. Sans aide et conseils supplémentaires, cela peut s'avérer compliqué.

Assurer une communication régulière

La principale tâche du manager est d’assurer une communication interne régulière avec ses subordonnés. Il est impératif de discuter avec l’équipe, au début de chaque journée de travail, des tâches planifiées, des projets en cours et d'autres questions importantes. De nos jours, de nombreuses solutions logicielles sont disponibles à cet effet :

• Zoom. Ces deux dernières années, c'est le moyen de communication le plus populaire pour les travailleurs et les événements éducatifs. Beaucoup de choses qui peuvent être transférées en ligne sont diffusées via des conférences sur Zoom, avec des réunions pouvant accueillir jusqu'à 100 personnes. Pour cela, créez un événement, obtenez un lien et envoyez-le à vos collaborateurs par e-mail ou dans n'importe quel chat de travail ;
• Slack. Ce logiciel de messagerie permet de configurer plusieurs discussions, organisées par projets et canaux. C'est un outil très pratique pour les entreprises de tous niveaux.

Pour que les subordonnés ressentent l'implication de la direction et soient pleinement engagés dans le processus de travail, comme au bureau, discutez ensemble de tous les projets, fixez des objectifs, encouragez les employés à générer des idées et à les partager avec l’équipe. Prévoyez également des rapports : qu'ils soient accessibles afin que chaque employé puisse voir ses propres résultats ainsi que ceux de ses collègues. Ainsi, personne ne ressentira que, à distance, certains travaillent normalement tandis que d'autres fournissent un effort minimal.

Planification rationnelle

Tout le monde n'est pas à l'aise avec le travail à domicile. Il faut comprendre qu'il y aura d’abord une période d'adaptation. Certains membres de votre équipe s'habitueront immédiatement au télétravail et deviendront productifs dès le premier ou le deuxième jour, tandis que d'autres auront besoin de 3 à 5 jours pour s’adapter et entrer dans le rythme de travail. Le manager doit aider chaque employé à s'adapter à ces nouvelles conditions de travail.

Ensuite, formulez clairement les demandes, les objectifs, les tâches et les délais. La qualité des tâches assignées impacte directement la qualité du travail réalisé. Pour cela, le manager doit planifier le travail de manière rationnelle :

• exposer clairement la nature du projet ;
• définir les objectifs par ordre de priorité ;
• déléguer des responsabilités spécifiques pour chaque tâche ;
• ajuster les délais au fur et à mesure de la progression des travaux ;
• alterner entre des tâches simples et complexes au sein d’un même projet.

Si la direction planifie correctement les tâches et alloue un temps optimal pour leur exécution, les employés établiront un rythme normal et pourront rendre toutes leurs tâches à temps, qu'ils travaillent à un bureau au bureau ou depuis leur canapé à la maison avec un ordinateur portable.

Accès à l'information

Il y a quelques années, seules certaines entreprises utilisaient des solutions de stockage cloud pour leurs informations, mais désormais, pour un travail normal à distance, cela est indispensable. Vous pourrez conserver et transmettre n'importe quelle information, corriger des données et approuver une version finale sans avoir besoin de vous rencontrer en personne, ni de passer des appels sur Skype ou de partager vos écrans.

L'utilisation de systèmes cloud pour la gestion :

• visualisation des rapports en temps réel ;
• contrôle des indicateurs commerciaux ;
• vérification de l'exécution des tâches par les subordonnés ;
• évaluation de la productivité des employés.

En utilisant l'application Gincore, vous disposez d’une fonctionnalité complète pour le travail à distance, incluant les possibilités mentionnées ci-dessus : du contrôle des petites tâches à l'analyse des indicateurs commerciaux de l'entreprise. L'accès au système est possible depuis n’importe quel coin du monde disposant d'Internet, et depuis n’importe quel appareil, même un smartphone.

Les avantages des logiciels cloud pour les subordonnés :

• transfert rapide des données au sein du département et entre les différentes structures de l'entreprise ;
• les nouvelles tâches apparaissent instantanément ;
• indication des délais pour les tâches et les projets ;
• réception d'informations importantes de la part du manager et des collègues ;
• automatisation des processus de travail (traitement des commandes, communication avec les clients, gestion des produits/services) ;
• vérification des statistiques ;
• recherche rapide des informations nécessaires ;
• stockage sécurisé de toutes les données sur un serveur protégé ;
• économie de temps lors de l'exécution de certaines tâches.

Vos employés trouveront Gincore pratique. Ce programme dispose d'une interface intuitive, ce qui permet même aux utilisateurs peu expérimentés de s’y familiariser rapidement. Le logiciel automatise réellement toutes les tâches et fait gagner du temps, même pour des activités mineures.

Lors du passage au travail à distance, veillez à assurer une communication interne, à vous consacrer à la planification et à garantir l'accès à l'information. Les programmes CRM cloud faciliteront la vie à vous et à vos employés. La meilleure solution sur le marché des produits IT est Gincore. Inscrivez-vous maintenant et commencez à travailler efficacement, même à distance.

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