In jeder Branche ist eine ordnungsgemäße Dokumentation unerlässlich. Um Dokumente nicht jedes Mal neu drucken zu müssen, können Sie im Voraus Vorlagen erstellen. Im Gincore-System finden Sie im Abschnitt „Weitere“ unter „Einstellungen“ die grundlegenden Dokumentarten, die in jedem Unternehmen nützlich sein können. Zudem gibt es die Möglichkeit, neue Vorlagen zu erstellen.

Welche Arten von Druckdokumentvorlagen gibt es?

Im Gincore-System sind alle Dokumente in vier Gruppen unterteilt. Die erste Kategorie umfasst allgemeine Vorlagen, deren Inhalt von der Branche abhängt. Sie sind für grundlegende Arbeitsarten vorgesehen. In der zweiten Gruppe finden Sie Dokumente für den Offline-Handel, in der dritten Gruppe für den Verkauf über Online-Shops. Die letzte Kategorie „Andere“ enthält die restlichen Vorlagen.

Folgende Standarddokumente sind im System verfügbar:

• Quittung;
• Beleg;
• Garantie;
• Leistungsnachweis;
• Rechnung;
• Strichcode;
• Garantiebrief;
• Warenversanddokument;
• Preisschild;
• Eingangsbeleg;
• Etikett (Strichcode);
• Standort;
• Seriennummer;
• Kassenschein für Ausgaben;
• Kassenschein für Einnahmen;
• Auftragsliste.

Wenn diese Vorlagen für Ihre Arbeit nicht ausreichen, können Sie im Menü „Weitere“ neue Dokumente erstellen.

Warum ist es wichtig, Dokumente an Kunden auszugeben?

Die Funktionalität von Gincore umfasst grundlegende Dokumente für verschiedene Arten von Arbeiten in einem Servicezentrum, einer Werkstatt, im Laden oder im Lager. In verschiedenen Phasen benötigen Sie Vorlagen, um Dokumente an Kunden auszugeben:

• Quittungen, Belege und Lieferdokumente zur Bestätigung des Kaufs oder der Inanspruchnahme von Dienstleistungen;
• Garantie, die die Dauer und die Bedingungen der Wartung von Geräten angibt;
• Versanddokumente für Bestellungen, um Informationen über die Lieferung von Waren bereitzustellen.

Diese und andere Dokumentarten bestätigen, dass der Kunde Waren bei Ihrem Unternehmen gekauft oder Dienstleistungen in Anspruch genommen hat, sowie die Höhe der Kosten und andere wichtige Details. In streitigen Situationen schützt solch ein Dokument Sie und die Kunden vor gegenseitigen Verletzungen und Ansprüchen.

Welche Daten können in benutzerdefinierte Vorlagen eingefügt werden?

Die Cloud-Anwendung Gincore ermöglicht es, nicht nur mit Standarddokumentvorlagen zu arbeiten, sondern auch eigene einzigartige Vorlagen zu erstellen, die speziell für Ihre Branche und Ihr Unternehmen erforderlich sind. Bei der Erstellung einer neuen Vorlage müssen folgende Daten eingegeben werden:

• Wo wird das Dokument gespeichert: im Hauptbereich, bei den schnellen Verkäufen oder im Bereich für Online-Shops? Sie können ein Häkchen bei einem, zwei oder allen Punkten setzen.
• Name des Dokuments. Hier sollte der offizielle Titel des Dokuments angegeben werden.
• Internes Vorlagenname. Wenn Sie eine eigene Klassifikation von Dokumenten haben, können Sie diese nutzen, um den Inhalt der Vorlage und deren Nutzung besser zu verstehen.
• Text der Vorlage. Hier müssen der Haupttext und Formeln für die automatische Ausfüllung des Dokuments eingetragen werden.

Nachdem Sie alle Felder ausgefüllt haben, erscheinen Ihre individuellen Vorlagen in der Liste der Standarddokumente. Wenn Sie ein solches Dokument benötigen, können Sie es sofort erstellen, drucken und je nach Situation einem Mitarbeiter oder Kunden übergeben.

Wie erstellt, löscht und stellt man Vorlagenversionen im Gincore-Programm wieder her?

Wenn Ihnen die Standardvorlagen nicht ausreichen, können Sie neue Dokumente erstellen. Gehen Sie dazu ins Menü „Weitere“. Im Abschnitt „Einstellungen“ finden Sie die Funktion „Benutzerdefinierte Druckdokumentvorlagen“, wo Sie alle Vorlagen gruppiert finden. So finden Sie jede Datei schnell und einfach. In diesem Menü klicken Sie auf die grüne Schaltfläche „Vorlage hinzufügen“ und geben die erforderlichen Daten ein, indem Sie alle Felder ausfüllen.

Um zu verhindern, dass das Vorlagenmenü mit unnötigen Dateien überfüllt wird, können Sie einige davon löschen. Zum Beispiel, wenn ein Dokument nicht mehr relevant ist oder während der Arbeit überhaupt nicht verwendet wird. Öffnen Sie dazu die Liste aller Vorlagen. Am Ende der Zeile mit erstellten Dokumenten befindet sich ein Kreuz. Wenn Sie darauf klicken, können Sie die Datei löschen.

Wenn das Löschen einer Datei versehentlich war, kann sie wiederhergestellt werden. Klicken Sie dazu auf die Zeile „Druckvorlagen“. Es öffnet sich ein Fenster mit der Änderungsverlauf: Erstellung und Löschung von Dokumenten, welcher Manager und wann. Neben der gelöschten Vorlage erscheint eine blaue Schaltfläche „Wiederherstellen“. Durch Klicken darauf können Sie das Löschen rückgängig machen und das Dokument in die Liste zurückbringen, sodass Sie es wieder für die Arbeit nutzen können.

Das Gincore-Programm hilft, Zeit in allen Arbeitsphasen zu sparen. Wenn Sie ein elektronisches oder gedrucktes Dokument benötigen, finden Sie die wichtigsten Vorlagen im Abschnitt „Weitere – Einstellungen“. Erweitern Sie die Liste der Dokumente, indem Sie neue Vorlagen entsprechend den Anforderungen Ihres Services erstellen. Jederzeit können Sie unnötige Dokumente bearbeiten und löschen und sie bei Bedarf wiederherstellen. Das Erstellen eines Dokuments dauert jetzt nur wenige Minuten und beschleunigt die Verkaufs- oder Auftragsbearbeitungszeit.

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