Em qualquer área de negócios, a documentação é essencial. Para evitar ter de reimprimir documentos toda vez, você pode preparar modelos antecipadamente. No software de gestão Gincore, na seção «Mais», em «Configurações», estão disponíveis os principais tipos de documentos que podem ser úteis em qualquer empresa. Há também a opção para criar novos modelos.

Quais são os tipos de modelos de documentos impressos?

No programa Gincore, todos os documentos estão organizados em quatro grupos. Na primeira categoria, encontram-se modelos gerais, cujo conteúdo varia de acordo com a área de atuação. Eles são destinados aos tipos de trabalho mais comuns. Na segunda grupo, estão os documentos para comércio offline, e na terceira – para vendas através de lojas online. Na última categoria, «Outros», estão reunidos os demais tipos de modelos.

A sistema disponibiliza os seguintes documentos padrão:

• recibo;
• talão;
• garantia;
• ato de serviços realizados;
• fatura;
• código de barras;
• certificado de garantia;
• nota de remessa;
• etiqueta de preço;
• nota de entrada;
• etiqueta (código de barras);
• localização;
• número de série;
• ordem de caixa para saídas;
• ordem de caixa para entradas;
• lista de pedidos.

Se estes modelos não forem suficientes para suas necessidades de trabalho, você pode criar novos documentos no menu «Mais».

Por que é importante emitir documentos para os clientes?

A funcionalidade do Gincore inclui os principais tipos de documentos para diferentes trabalhos em centros de serviço, oficinas, lojas e armazéns. Em várias etapas, você precisará de modelos para emitir documentos aos clientes:

• recibos, talões e notas para confirmar a compra ou a solicitação de serviços;
• garantia que indica o prazo e as condições da manutenção do equipamento;
• notas de remessa do pedido, para fornecer informações sobre a entrega do produto.

Esses e outros tipos de documentos confirmam que o cliente comprou produtos em sua empresa ou utilizou seus serviços, qual foi o custo e outros detalhes importantes. Em situações controversas, tais documentos protegem você e os clientes contra violações e reivindicações mútuas.

Quais dados podem ser adicionados a modelos personalizados?

O software em nuvem Gincore permite não apenas o uso de modelos documentais padrão, mas também a criação de modelos personalizados e necessários para áreas específicas e empresas. Ao criar um novo modelo, você precisa inserir os seguintes dados:

• Onde o documento será armazenado: na seção principal, nas vendas rápidas ou na seção de lojas online. Você pode marcar um, dois ou todos os itens.
• Nome do documento. Aqui, é necessário indicar o título oficial do documento.
• Nome interno do modelo. Se você possui uma classificação própria de documentos, pode aplicá-la para entender o conteúdo do modelo e quando ele deve ser usado.
• Texto do modelo. Neste campo, você deve inserir o texto principal e inserir fórmulas para o preenchimento automático do documento.

Após preencher todos os campos, seus modelos personalizados aparecerão na lista de documentos padrão. Quando você precisar de um arquivo assim, poderá criar instantaneamente o documento, imprimi-lo e entregá-lo ao funcionário ou cliente, dependendo da situação.

Como criar, excluir e restaurar versões de modelos no programa Gincore?

Se os modelos padrão não forem suficientes para o seu trabalho, você pode criar novos documentos. Para isso, acesse o menu «Mais». Na seção «Configurações», você encontrará a funcionalidade «Modelos personalizados de documentos impressos», onde verá todos os modelos organizados em grupos. Será fácil encontrar qualquer arquivo. Neste menu, clique no botão verde «Adicionar modelo» e insira as informações, preenchendo todos os campos.

Para evitar que o menu de modelos fique sobrecarregado com arquivos desnecessários, você pode excluir alguns deles. Por exemplo, um documento pode estar desatualizado ou não estar sendo utilizado. Para isso, abra a lista de todos os modelos. No final da linha dos documentos criados, haverá um ícone de exclamação. Clicando nele, você poderá excluir o arquivo.

Se a exclusão do arquivo foi um erro, você pode restaurá-lo. Para isso, clique na linha «Modelos para impressão». Você verá uma janela com o histórico de alterações: criação e exclusão de documentos, quem os gerenciou e a que horas. Ao lado do modelo excluído, haverá um botão azul «Restaurar». Ao clicar nele, você poderá reverter a exclusão, retornando o documento à lista, podendo usar novamente para suas atividades.

O programa Gincore ajuda a economizar tempo em todas as etapas de trabalho. Se você precisar de um documento eletrônico ou impresso, os modelos principais estão disponíveis na seção «Mais – Configurações». Preencha a lista de documentos criando novos modelos conforme as necessidades do seu serviço. A qualquer momento, você pode editar e excluir documentos desnecessários e, se necessário, restaurá-los. Agora, a criação de um documento levará apenas alguns minutos, acelerando o tempo de venda ou processamento de pedidos.

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