W każdej dziedzinie biznesu dokumentacja jest niezbędna. Aby uniknąć konieczności drukowania dokumentów od nowa za każdym razem, można przygotować szablony z wyprzedzeniem. W programie księgowym Gincore w sekcji «Inne» w «Ustawieniach» znajdują się podstawowe rodzaje dokumentów, które mogą być przydatne w każdym przedsiębiorstwie. Istnieje także opcja tworzenia nowych szablonów.

Jakie są rodzaje szablonów dokumentów drukowanych?

W programie Gincore wszystkie dokumenty są uporządkowane według czterech grup. W pierwszej kategorii znajdują się ogólne szablony, których zawartość zależy od obszaru działalności. Są one przeznaczone do podstawowych rodzajów pracy. W drugiej grupie znajdują się dokumenty do handlu stacjonarnego, a w trzeciej - do sprzedaży przez sklepy internetowe. W ostatniej kategorii «Inne» znajdują się pozostałe rodzaje szablonów.

W systemie dostępne są następujące standardowe dokumenty:

• paragon;
• czek;
• gwarancja;
• protokół wykonanych prac;
• nota księgowa;
• kod kreskowy;
• karta gwarancyjna;
• nakładka na wysyłkę towaru;
• cennik;
• dokument przychodowy;
• etykietka (kod kreskowy);
• lokalizacja;
• numer seryjny;
• zlecenie kasowe na wydatki;
• zlecenie kasowe na wpływy;
• lista zamówień.

Jeśli tych szablonów jest dla Ciebie niewystarczająco, możesz tworzyć nowe dokumenty w menu «Inne».

Po co ważne jest wydawanie dokumentów klientom?

W funkcjonalności Gincore znajdują się podstawowe rodzaje dokumentów dla różnych rodzajów pracy w serwisie, warsztacie, sklepie czy magazynie. Na różnych etapach będą Ci potrzebne szablony, aby wydać dokumenty klientom:

• paragony, czeki i nakładki na potwierdzenie zakupu lub zamówienia usług;
• gwarancje, gdzie określone są warunki i terminy obsługi technicznej;
• dokumenty wysyłkowe do dostarczenia informacji o dostawie towaru.

Te i inne rodzaje dokumentów potwierdzają, że klient zakupił towary w Twojej firmie lub skorzystał z usług, jaka była cena i inne istotne szczegóły. W przypadku sporów taki dokument ochroni Ciebie i klientów przed wzajemnymi naruszeniami i roszczeniami.

Jakie dane można dodawać do niestandardowych szablonów?

Chmura programowa Gincore pozwala nie tylko pracować ze standardowymi szablonami dokumentów, ale także tworzyć własne, potrzebne dla konkretnej dziedziny i firmy. Przy tworzeniu nowego szablonu należy podać takie dane:

• Gdzie będzie przechowywany dokument: w głównym dziale, w szybkich sprzedażach lub w dziale dla sklepów internetowych. Możesz zaznaczyć jedną, dwie lub wszystkie opcje.
• Nazwa dokumentu. Tutaj należy podać oficjalny tytuł dokumentu.
• Wewnętrzna nazwa szablonu. Jeśli istnieje własna klasyfikacja dokumentów, można ją zastosować, aby zrozumieć zawartość szablonu i kiedy należy go użyć.
• Treść szablonu. Należy w nim wpisać główny tekst i wstawić formuły do automatycznego wypełniania dokumentu.

Po wypełnieniu wszystkich pól, na liście standardowych dokumentów pojawią się Twoje indywidualne szablony. Kiedy potrzebny będzie taki plik, będziesz mógł natychmiast utworzyć dokument, wydrukować i przekazać go pracownikowi lub klientowi w zależności od sytuacji.

Jak tworzyć, usuwać i przywracać wersje szablonów w programie Gincore?

Jeśli standardowe szablony nie są dla Ciebie wystarczające, możesz tworzyć nowe dokumenty. Aby to zrobić, przejdź do menu «Inne». W sekcji «Ustawienia» znajduje się funkcja «Niestandardowe szablony dokumentów drukowanych», gdzie zobaczysz wszystkie szablony podzielone na grupy. Łatwo będzie Ci znaleźć dowolny plik. W tym menu kliknij zielony przycisk «Dodaj szablon» i wprowadź dane, wypełniając wszystkie pola.

Aby menu szablonów nie było zapełnione niepotrzebnymi plikami, możesz usunąć niektóre z nich. Na przykład jakiś dokument może być już nieaktualny lub w ogóle nie jest używany podczas pracy. Aby to zrobić, otwórz listę wszystkich szablonów. Na końcu linii utworzonych dokumentów znajduje się krzyżyk. Klikając go, będziesz mógł usunąć plik.

Jeśli usunięcie pliku było błędem, można go przywrócić. Aby to zrobić, kliknij w linii «Szablony do druku». Zobaczysz okienko z historią zmian: tworzenie i usuwanie dokumentów, przez którego menedżera i o której godzinie. Obok usuniętego szablonu pojawi się przycisk niebieskiego koloru «Przywróć». Klikając go, możesz cofnąć usunięcie, przywracając dokument na listę, a następnie ponownie korzystać z niego w pracy.

Program Gincore pomaga zaoszczędzić czas na wszystkich etapach pracy. Jeśli potrzebny jest Ci elektroniczny lub drukowany dokument, to główne szablony znajdziesz w sekcji «Inne - Ustawienia». Uzupełniaj listę dokumentów, tworząc nowe szablony zgodnie z potrzebami Twojej usługi. W każdej chwili możesz edytować i usuwać niepotrzebne dokumenty, a w razie potrzeby przywracać je. Teraz tworzenie dokumentu zajmie kilka minut, przyspieszając czas sprzedaży lub realizacji zamówienia.

Wypróbuj za darmo