W centrach serwisowych często występują dwie główne dziedziny pracy. Pierwsza - to naprawa sprzętu, który klienci przynoszą do serwisu. Druga - sprzedaż towarów i części zamiennych. W obu przypadkach sprzęt może ulec awarii i wymagać naprawy gwarancyjnej.

Jeśli planujesz korzystać z programu do zarządzania w serwisie, to oprogramowanie takie powinno zawierać narzędzia do obsługi napraw gwarancyjnych. Takie funkcje są dostępne w programie Gincore. Zawiera on podstawowe rodzaje napraw, a w razie potrzeby można dodać nowe.

Rodzaje napraw gwarancyjnych

Właściciele centrów serwisowych korzystający z Gincore mogą skonfigurować w programie kilka rodzajów napraw. W tym celu w module "Inne" należy wybrać sekcję "Ustawienia" i pracować w opcji "Rodzaj zlecenia naprawy". Oprogramowanie oferuje płatne naprawy gwarancyjne, dostosowane naprawy i inne.

Podstawowe rodzaje napraw gwarancyjnych w programie:

• Naprawa od producenta. W tym przypadku autoryzowany serwis musi mieć umowę z producentem, która oprócz głównych warunków określa naprawę sprzętu, który jest sprzedawany w serwisie. Jeśli klient zakupił urządzenie, ale w ciągu okresu gwarancyjnego uległo ono awarii, może on zwrócić się do serwisu i dostarczyć je do naprawy. Wówczas firma produkująca sprzęt musi dostarczyć części do wymiany i pokryć koszt naprawy.
• Naprawa kosztem serwisu. Jeśli klient zgłosił się do serwisu, ale sprzęt ponownie uległ awarii w ciągu okresu gwarancyjnego, może on ponownie skontaktować się z serwisem. W takiej sytuacji koszt naprawy pokrywa serwis.
• Naprawa zakupionego sprzętu. Jeśli klient zakupił nowy sprzęt w serwisie, a ten uległ awarii, można go oddać do naprawy gwarancyjnej. Pracownicy serwisu przeprowadzają diagnozę, zakupują części i naprawiają urządzenia. Koszty te pokrywa serwis.
• Naprawy partnerskie. W funkcji Gincore można skonfigurować naprawy partnerskie. Jeśli klient przynosi urządzenie, a żaden z pracowników serwisu nie może obsłużyć zamówienia, jest ono przekierowywane do innego specjalisty. Może to być inżynier na zleceniu zewnętrznym lub inny serwis. Taka opcja jest praktykowana, gdy wymagana jest naprawa rzadkiego modelu, skomplikowana naprawa urządzenia, usługa nieważna, lub gdy w danym profilu nie ma odpowiednich specjalistów w serwisie. W takiej sytuacji koszt naprawy pokrywa klient, a serwis przekazuje opłatę partnerowi za wykonaną usługę.

Cechy naprawy na podstawie umowy z dostawcą

Wiele centrów serwisowych ma umowy z dostawcami na sprzedaż sprzętu. Jeśli zakupiony przez klienta sprzęt ulegnie awarii w okresie gwarancyjnym, może on dostarczyć produkt do serwisu i oddać go do naprawy. W takim przypadku koszty naprawy pokrywa producent - kwota jest odpisana z długu dostawcy, co jest odzwierciedlone również w raportach dotyczących zamówień partnerskich.

Wcześniej w Gincore zamówienie klienta na uszkodzony sprzęt było przypisywane do konkretnego dostawcy, z którym zawarta została umowa. Jeśli jednak u jednego klienta istnieje kilka zamówień od różnych producentów, nie można było przypisać go do wszystkich kontrahentów. Obecnie oprogramowanie przeszło przez szereg aktualizacji, dzięki którym klienta nie trzeba już przypisywać do dostawcy. Teraz odpisanie długu odbywa się automatycznie na konto dostawcy. System określa, komu dokładnie przekazać ten dług poprzez rodzaj naprawy.

Aby funkcja automatycznego odpisywania długu do kontrahenta działała, należy ją skonfigurować. Aby to zrobić, w module "Inne" w ustawieniach należy wybrać "Rodzaj zlecenia naprawy" i utworzyć nowy rodzaj. W nazwie należy wpisać słowo "gwarancyjny" i dodać nazwę marki. Na przykład "Gwarancyjny Samsung". Tutaj również przypisuje się rodzaj naprawy do określonego dostawcy.

Gdy wpływa nowe zamówienie na gwarancyjną naprawę, przyjmując płatność, można zaznaczyć pole "Odpisać z salda kontrahenta-gwaranta". W takiej sytuacji program wskazuje kwotę do odpisania z długu producenta. Jeśli trzeba sprawdzić płatności od jednego z dostawców, w menu księgowości można śledzić transakcje w podmenu "Kontrahenci", zaznaczając konkretne źródło dostawcy. Na podstawie tych danych program tworzy raport, w którym zawarte są wszystkie informacje.

Jak edytować menu napraw gwarancyjnych

W Gincore możliwe jest zarządzanie rodzajami napraw. W tym celu w opcji "Rodzaj zlecenia naprawy" należy kliknąć przycisk edycji po lewej stronie listy istniejących napraw. Następnie otwiera się okno z opisem, w którym można dokonać zmian. Jeśli jeden z rodzajów nie jest już używany, można go łatwo usunąć, klikając krzyżyk obok listy. Gdy w centrum serwisowym potrzebny jest nowy rodzaj gwarancyjnej naprawy, w odpowiednim dziale programu można kliknąć przycisk "Dodaj", wpisać nazwę i rodzaj naprawy.

Program Gincore idealnie nadaje się do obsługi centrów serwisowych. W szczególności tutaj są funkcje do konfiguracji różnych rodzajów napraw gwarancyjnych. Mogą być one tworzone, edytowane, usuwane. Istnieje także możliwość realizacji napraw partnerskich i obsługi zleceń przez kontrahentów na podstawie umowy. Oprogramowanie rozwiązuje wszystkie kwestie związane z obsługą zleceń naprawy w centrum serwisowym.

Wypróbuj za darmo