Zasady i regulaminy pracy pomogą Ci utrzymać przyjemną atmosferę, w której pracownicy będą efektywnie pracować. Ponadto przyniesie to korzyści również Tobie jako pracodawcy, ponieważ zazwyczaj pracownicy są bardziej produktywni, gdy są zadowoleni z warunków.

Zasady pracy poprawiają codzienne życie zawodowe poprzez:

• Tworzenie atmosfery, w której pracownicy są traktowani z godnością i szacunkiem.
• Zapewnienie rozwoju zawodowego i bezpieczeństwa pracowników.
• Promowanie otwartej komunikacji między Tobą a Twoimi pracownikami.
• Zapewnienie sprawiedliwego traktowania wszystkich pracowników i przestrzegania wspólnych zasad.

Jednakże, ponieważ związek między zasadami pracy a atmosferą pracy jest istotny, jeśli te normy są nieuzasadnione, nieodpowiednie lub nieprzestrzegane, mogą one faktycznie podkopać morale pracowników.

Jak wybrać odpowiednie i rozsądne zasady pracy?

Zachowanie każdego pracownika powinno być regulowane pewnymi podstawowymi zasadami pracy, dlatego konkretne zasady, które wybierasz, powinny być odpowiednie i rozsądne dla działalności Twoich pracowników.

Na przykład. Jeśli Twoja firma obejmuje fizyczną pracę na zewnątrz w zimnej pogodzie, lub jeśli Twoi pracownicy nie mają kontaktu z publicznością lub klientami, zasady dotyczące dress code'u będą wyraźnie nie na miejscu. Podobnie, jeśli sukces Twojego biznesu nie zależy od tajemnicy handlowej i poufnej informacji, możliwe, że nie będziesz potrzebować polityki dotyczącej niedopuszczalnej konkurencji lub poufności.

Kiedy rozważasz ustanowienie określonych zasad i regulaminów, zadaj sobie następujące pytania:

• Czy te instrukcje są naprawdę potrzebne w kontekście pracy, którą wykonują moi pracownicy?
• Czy te zasady są zbyt restrykcyjne pod względem warunków pracy?
• Czy istnieje uzasadnienie komercyjne dla tych zasad?
• W jakich sytuacjach te zasady mogłyby być stosowane?
• Czy były już sytuacje, w których te zasady byłyby stosowane i przydatne?
• Czy jestem gotowy zapewnić przestrzeganie tych norm?
• Jaka dokumentacja jest wymagana do zarządzania i zapewnienia przestrzegania zasad pracy?
• Jakie będą konsekwencje dla tych, którzy naruszają te zasady?
• Czy inne firmy lub koledzy mają podobne zasady?
• Co o nich myślą?
• Czy są one pomocne czy też uciążliwe?

Unikaj zbyt rygorystycznych zasad pracy

Zbyt rygorystyczne zasady pracy oznaczają tylko kłopoty. Nie tylko tworzą one niepotrzebne trudności dla pracowników, ale także prezentują Cię jako nierozsądnego i obojętnego na uczucia i potrzeby swoich pracowników. Jeśli masz określone zasady, powinieneś wyjaśnić każdemu pracownikowi, który zapyta, dlaczego je stosujesz. Powody powinny być jasno powiązane z działalnością pracownika, i nie powinieneś narzucać swoim kolegom swoich osobistych poglądów lub przekonań w formie zasad pracy.

Podziel proces pisania zasad i regulaminów na osobne etapy i rozpocznij od zdefiniowania swoich celów.

Cel
Chociaż możesz użyć różnych podejść do pisania zasad pracy, głównym celem regulaminu jest wyjaśnienie istotnych informacji o firmie pracownikom. Podstawowe instrukcje obejmują misję i cele firmy oraz oferują ogólne zalecenia dotyczące tego, czego można oczekiwać od pracowników i czego pracownicy mogą oczekiwać od firmy.

Plan
Tworzenie planu regulaminu pomaga uporządkować swoje myśli i określić tematy, które chcesz omówić. Jest także spisem treści. Zacznij od podziału planu na sekcje, takie jak standardy zachowania, wynagrodzenie, świadczenia, administracja, polityka prawna i inne. Jeśli chcesz szczegółowo omówić niektóre tematy, utwórz podtytuły dla takich sekcji jak płatny urlop i ubezpieczenie zdrowotne w sekcji "Świadczenia".

Informacje o firmie
Ta sekcja obejmuje misję firmy i zazwyczaj znajduje się na początku regulaminu. Opowiedz o celach firmy i o powodach istnienia zasad pracy. Typowe tematy to historia firmy, cele, wartości i deklaracja zaangażowania firmy wobec pracowników.

Tematy
Niezależnie od tego, czy będziesz tworzyć swój regulamin za pomocą ogólnych sekcji czy też użyjesz podsekcji, lepiej przedstawić każdy temat jednym lub dwoma zdaniem opisującymi cel Twoich zasad. Użyj także dodatkowych akapitów do szczegółowego opisu konkretnych zasad.

Pomoc prawna
Po zakończeniu pisania swojego regulaminu poproś prawnika o jego przegląd przed rozpowszechnieniem go wśród pracowników. Prawnik specjalizujący się w prawie pracy może doradzić Ci, czy Twoje normy są zgodne z przepisami prawa pracy, oraz upewnić się, że nie związujesz się nieumyślnie zobowiązaniami, o których nie wiedziałeś pisząc regulamin.

Wypróbuj za darmo