Die Führung eines Unternehmens ist eine verantwortungsvolle Aufgabe, die maximalen Einsatz in allen Entwicklungsphasen erfordert. Mit steigendem Finanzumsatz des Unternehmens tauchen viele kleine Fragen auf. Zum Beispiel die Organisation des Handelsprozesses, die Erstellung und Ausgabe von Aufträgen, die Durchführung von Zahlungen, die Lagerung von Waren, Ersatzteilen usw. Wenn alles nicht richtig organisiert ist, kann es in der Werkstatt zu Problemen kommen, die finanzielle Verluste und Unordnung im Unternehmen zur Folge haben. Um dies zu vermeiden, benötigen Sie die Automatisierung des Servicecenters und der Reparaturwerkstatt.

Für die Buchhaltung im Unternehmen können Sie die Cloud-CRM-Software Gincore verwenden. Um sie zu nutzen, müssen Sie sich registrieren. Der Zugang zu Ihrem Konto ist von überall auf der Welt möglich, wo es Internet gibt, über ein Tablet, einen Desktop-Computer oder ein Laptop. Die Software verfügt über eine umfassende Funktionalität: alle Arten der Buchhaltung, Auftragskontrolle, Warenwirtschaft, Finanztransaktionen, Gehaltsabrechnung, Statistik, Analyse und vieles mehr. Die Möglichkeiten von Gincore ermöglichen es, alle Arbeitsprozesse zu optimieren und die Effizienz jedes Unternehmens zu steigern.

In diesem Artikel werden wir die Hauptfunktionen der Buchhaltungssoftware Gincore für Servicewerkstätten betrachten.

Kundenbuchhaltung

Die Kundenbuchhaltung in der Reparaturwerkstatt ist eine der Hauptfunktionen des Gincore-Programms. Ein Modul ist speziell für die Arbeit mit Kunden ausgelegt. Es gibt ein einfaches Registrierungsformular für neue Benutzer. In den vorgefertigten Vorlagen finden Sie Kundenkarten mit allen notwendigen Informationen:

• Nachname, Vorname, Zweitname des Kunden;
• Telefonnummer;
• Adresse;
• E-Mail.

Bei Bedarf können Sie die Werbequelle, den Kundenstatus und die Kontrahenten auswählen. Bei der Bearbeitung von Aufträgen können Sie Rabatterhöhungen angeben, Telefonate von Call-Center-Mitarbeitern aufzeichnen und Aufgaben verknüpfen sowie Kommentare hinterlassen.

In diesem Bereich können Sie eine Kundendatenbank führen und deren Bestellungen bearbeiten. Separat gibt es die Option zur Erstellung von Anfragen, in der Sie die Kundendaten, das Gerät, den Status und Anmerkungen eingeben können. Wenn Sie das Programm mit einem Telefonanbieter verbinden, können Sie über die Option „Anrufe“ telefonieren. Auch hier gibt es die Funktion zur Erstellung von Berichten zur Erfassung von Statistiken.

Auftragsbuchhaltung

Wenn die Anzahl der Aufträge in der Werkstatt steigt, wird es sehr schwierig, sie manuell zu kontrollieren. Hierfür ist Gincore das geeignete Programm, da es über die Funktionalität zur Buchhaltung von Aufträgen verfügt. Dies verkürzt die Bearbeitungszeit für Anfragen, und die Mitarbeiter können mehr Arbeit erledigen.

Im Modul „Aufträge“ können Sie folgende Informationen festhalten:

• Daten des Geräts – Modell und Hersteller;
• Art des Schadens;
• Welche Reparaturarbeiten erforderlich sind;
• Ersatzteile, die für die Reparatur benötigt werden;
• Name des Managers, der den Auftrag angenommen hat;
• Ingenieur, der die Reparatur ausführen wird;
• Foto des Geräts mit einer Nahaufnahme des Schadens;
• Zahlungsstatus;
• Aufgaben im Zusammenhang mit dem Auftrag;
• Kommentare zur Anfrage;
• Frist für den Auftrag.

Sie und Ihre Mitarbeiter können jederzeit alle Informationen zu Aufträgen im Gincore-Programm finden. Das ist sehr praktisch, da Sie Ihre Kollegen nicht für die Überprüfung von Details stören müssen. Auch Änderungen an den Daten, Statusänderungen und weiteres können problemlos vorgenommen werden.

Das Programm bietet Optionen für Reparatur- und Verkaufsaufträge, wenn das in der Werkstatt angeboten wird. Es gibt mehrere Formulare für den Handel, die sowohl für den Verkauf im Online-Shop als auch im stationären Einzelhandel geeignet sind. Neben den Auftragsdaten können Sie einen Beleg, eine Garantie und eine Versandrechnung drucken.

Reparaturbuchhaltung

Im Modul „Aufträge“ von Gincore gibt es einen Abschnitt für Reparaturen. In der Anfrage werden die Hauptparameter angegeben, nach denen die Kosten für die Reparaturdienstleistungen berechnet werden. Hier können ebenfalls die Rabatte einer bestimmten Bestellung angegeben, der Preis neu berechnet und der endgültige Betrag ausgegeben werden.

Die Mitarbeiter der Reparaturwerkstatt können jederzeit Informationen zu Aufträgen überprüfen: den Status der Arbeiten, welche Teile für die Reparatur benötigt werden und den Zahlungsstatus. Wenn ein Kunde sich an die Mitarbeiter des Servicecenters wendet, um den Fortschritt seiner Bestellung zu überprüfen, findet jeder Manager schnell die Informationen und stellt ihm die aktuellen Daten zur Verfügung.

Lagerbuchhaltung

Die Gincore-Software eignet sich hervorragend für die Lagerbuchhaltung. Sie ermöglicht die Kontrolle der Lagerbestände, stellt fest, welche Waren vorhanden sind und was bei Lieferanten bestellt werden muss. Das System verfügt über die Option automatischer Einkäufe. So bleiben die Waren im Lager nicht liegen, und es wird nur die aktuelle Produktlinie bestellt. Dies hilft dem Unternehmen, Kosten zu sparen und diese rational zu nutzen.

Mit der Software für Servicezentren und Reparaturwerkstätten Gincore können Sie alle Prozesse Ihres Unternehmens optimieren, Schwachstellen identifizieren, Fehler korrigieren und Buchhaltung führen. Bereits nach wenigen Wochen der Nutzung der Software werden Sie positive Ergebnisse sehen und den Gewinn Ihres Unternehmens steigern.

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