El rostro de cualquier centro de servicio es el recepcionista-administrador. La reputación de toda la empresa depende de la calidad de su trabajo. Para garantizar un servicio de calidad, debe adherirse al manual de funciones. En este artículo, aprenderás qué es un recepcionista-administrador y cuáles son las características de su trabajo.

Principales responsabilidades del recepcionista-administrador

El administrador del centro de servicio trabaja en el punto de atención al cliente y recibe sus solicitudes. Es un empleado que debe ayudar al máximo a las personas con la reparación de equipos, la selección de servicios adecuados, el pedido de repuestos, etc.

Las principales responsabilidades del administrador son:

1. Organización del lugar de trabajo. Debe estar ordenado y ergonómico. No debe haber objetos innecesarios a la vista. Su área de trabajo debe lucir presentable y ser cómoda para el empleado.
2. Mantenimiento de la limpieza. Si no hay personal de limpieza en el centro de servicio, el administrador se encarga de mantener la limpieza: quita el polvo, limpia los escaparates y superficies, trapea el suelo y saca la basura.
3. Control del equipo. Además de la limpieza, el recepcionista del servicio debe verificar el funcionamiento del equipo de oficina, muebles y otros equipos utilizados en el trabajo. Si algo está roto o funciona mal, el administrador debe informar de inmediato al supervisor. Luego, debe intentar solucionar los problemas por sí mismo o pedir ayuda a los colegas.
4. Apariencia adecuada. Según las instrucciones para el recepcionista, no se permite usar ropa de calle en el trabajo. La única excepción puede ser con el permiso del jefe, si la temperatura en el centro de servicio es muy baja durante el clima frío. Si la empresa proporciona uniformes y ropa con el logo de la marca, el administrador debe usarlos durante el horario laboral.
5. Orden. En el punto de atención al cliente, no deben haber objetos personales de los empleados: ropa, calzado, bolsas, envases de alimentos, bebidas, artículos de higiene personal, deben guardarse en cajas. El microondas y la tetera suelen colocarse en otra habitación, donde no se permiten clientes y donde descansan los empleados.
6. Control del lugar de trabajo. Cuando el administrador haya atendido a todos los clientes y no haya nadie en el servicio, debe verificar la limpieza del local, la disponibilidad de piezas de repuesto restantes, ajustar la disposición de los productos en el escaparate. Debe preparar un informe para el supervisor sobre qué piezas quedaron en el centro de servicio. Si falta alguna pieza de repuesto, se debe enviar una solicitud para su reposición.
7. Descanso. Si el recepcionista-administrador se toma un descanso o necesita ausentarse urgentemente, debe pedir a los colegas que lo cubran en su lugar. En casos de emergencia, cuando no haya reemplazo disponible, en el servicio se debe dejar un letrero para los clientes con la indicación de que el administrador se ha ausentado por unos minutos y dejar su número de teléfono para una rápida comunicación. También es importante notificar a los colegas en el chat general sobre su ausencia.
8. Actitud positiva. Según las instrucciones para el administrador del centro de servicio, el empleado debe ser educado, tactful, atento y agradable en su comunicación. Recibiendo a los clientes con buen humor y una sonrisa, proporcionando un servicio de calidad, el recepcionista contribuye a que las personas vuelvan a utilizar los servicios de su empresa en el futuro.

El administrador: la imagen de la empresa

Cada empresa puede tener un manual individual para el administrador del servicio. Debe tener en cuenta los puntos que se han expuesto anteriormente. El recepcionista debe mantener el orden en el centro de servicio y atender bien a los clientes. Actúa como un ayudante y resuelve todos los problemas de las personas que acuden a él. Este enfoque garantiza el reconocimiento de la empresa y una buena reputación, ya que el administrador es la cara de cualquier servicio.

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