Oblicze każdego centrum obsługi to recepcjonista-administrator. Jakość jego pracy ma wpływ na reputację całej firmy. Aby zapewnić obsługę na najwyższym poziomie, musi przestrzegać instrukcji stanowiskowej. Z tego artykułu dowiesz się, kim jest recepcjonista-administrator i jakie są jego specyficzne obowiązki pracy.

Główne obowiązki recepcjonisty-administratora

Administrator centrum obsługi pracuje w punkcie obsługi klienta i przyjmuje ich zgłoszenia. Jest to pracownik, który musi maksymalnie pomagać ludziom w naprawie urządzeń, dobieraniu odpowiednich usług, zamawianiu części zamiennych itp.

Główne obowiązki administratora:

1. Organizacja stanowiska pracy. Powinno być schludne i ergonomiczne. Nie powinno być zbędnych przedmiotów na widoku. Miejsce pracy wygląda prezentacyjnie, musi być wygodne dla samego pracownika.
2. Utrzymanie czystości. Jeśli w centrum obsługi nie ma sprzątaczki, to administrator samodzielnie utrzymuje porządek: usuwa kurz, czyści witryny i powierzchnie, myje podłogi i wynosi śmieci.
3. Kontrola sprzętu. Oprócz czystości, pracownik obsługi musi dbać o sprawność sprzętu biurowego, mebli, innych urządzeń używanych w pracy. Jeśli coś się zepsuje lub działa niestabilnie, administrator musi natychmiast powiadomić bezpośredniego przełożonego. Następnie należy spróbować samodzielnie naprawić usterki lub zwrócić się o pomoc do kolegów.
4. Poprawny wygląd zewnętrzny. Zgodnie z instrukcją dla recepcjonisty, nie wolno pracownikowi przebywać w miejscu pracy w górnej odzieży. Wyjątkiem może być zgoda kierownika, jeśli w chłodne dni temperatura w centrum obsługi jest bardzo niska. Jeśli firma przewiduje mundur i odzież z logo marki, to w godzinach pracy administrator powinien być w nich.
5. Porządek. W punkcie obsługi klienta nie mogą znajdować się osobiste rzeczy pracowników: ubrania, buty, torby, pojemniki na jedzenie, napoje, środki higieny osobistej należy schować do szuflad. Mikrofalówka i czajnik zazwyczaj są umieszczone w innym pomieszczeniu, gdzie klienci nie mają dostępu i gdzie pracownicy odpoczywają.
6. Kontrola stanowiska pracy. Kiedy administrator obsłuży klientów, a na punkcie nie ma nikogo, sprawdza czystość w pomieszczeniu, obecność pozostałych części zamiennych, poprawia rozmieszczenie towarów na witrynie. Dla kierownika należy przygotować raport, który części zostały w centrum obsługi. Jeśli jakieś części zamiennych brakuje, trzeba wysłać zapytanie o dostawę.
7. Przerwa. Jeśli recepcjonista-administrator idzie na przerwę lub musi natychmiast odejść, powinien poprosić kolegów o zastępstwo na stanowisku pracy. W nagłych przypadkach, gdy nie ma zastępstwa, na punkcie obsługi należy zostawić tabliczkę dla klientów z informacją, że administrator na kilka minut wyszedł i zostawić swój numer telefonu do szybkiego kontaktu. Ważne jest także powiadomienie kolegów w ogólnym czacie o swojej nieobecności.
8. Pozytywne nastawienie. Zgodnie z instrukcją dla administratora centrum obsługi, pracownik powinien być uprzejmy, taktowny, uważny i miły w komunikacji. Spotykając klientów w dobrym nastroju i z uśmiechem, zapewniając wysokiej jakości obsługę, recepcjonista przyczynia się do tego, że ludzie kolejny raz skorzystają z usług jego centrum obsługi.

Administrator – oblicze firmy

Każda firma może opracować indywidualną instrukcję dla administratora obsługi. Powinna ona uwzględniać punkty, które zostały omówione powyżej. Recepcjonista musi utrzymywać porządek w centrum obsługi i dobrze obsługiwać klientów. Jest on asystentem i rozwiązuje wszystkie problemy zgłaszane przez ludzi. Taki podejście zapewnia rozpoznawalność firmy i dobrą reputację, ponieważ administrator jest obliczem każdego centrum obsługi.

Wypróbuj za darmo