Ventajas y desventajas de los programas de contabilidad en centros de servicio

Elegimos un programa para la contabilidad en el centro de servicio.

Todo propietario de un centro de servicio, incluso de un pequeño taller de reparación, se enfrenta tarde o temprano al problema de elegir un software para su centro. Dado que el crecimiento del negocio y la gestión adecuada de la empresa son imposibles sin un entorno informático que no solo sirva como base de datos, sino que también simplifique y automatice los procesos empresariales del taller.

En la actualidad, existe una enorme variedad de soluciones de software para llevar la contabilidad en un centro de servicio. Y, por supuesto, sin ser un experto en la automatización del negocio de reparación, resulta muy difícil para un emprendedor principiante tomar la decisión correcta. El objetivo de este artículo es analizar objetivamente las opciones existentes y ayudar al lector a tomar la decisión adecuada.

Así que, todos los programas para llevar la contabilidad en un taller de reparación se pueden clasificar en dos tipos:

• locales (soluciones de caja), que se instalan en la computadora del usuario;
• programas en línea "en la nube", conocidos como soluciones SaaS.

La primera categoría son los programas locales, que el usuario instala en su máquina de trabajo y presentan una serie de desventajas significativas, por lo que se están volviendo cada vez menos populares entre los emprendedores.

Desventajas de los programas de caja para la contabilidad en el centro de servicio:

• Instalar un programa de caja en la máquina de trabajo del empleado o en su propio servidor y configurar el acceso remoto al servidor local a través de un gateway es una tarea costosa y no sencilla, que no todos los emprendedores pueden afrontar. A menudo es necesario buscar y contratar a un administrador de sistemas tanto para la configuración inicial como para el mantenimiento posterior del sistema. A diferencia de las soluciones en la nube (SaaS), donde para comenzar a trabajar solo es necesario ingresar al sitio web y proporcionar un nombre de usuario y una contraseña. La funcionalidad y el acceso ininterrumpido al servicio en la nube son garantizados por los especialistas de la empresa desarrolladora.
• Para agregar un nuevo usuario en un programa local, nuevamente se requiere invertir un buen tiempo o contratar a un especialista para la configuración. En caso de que la máquina de trabajo del empleado falle, deberá instalar y configurar el programa o el cliente con acceso al servidor en la nueva máquina. En un programa en la nube, su empleado puede iniciar sesión desde cualquier dispositivo que tenga un navegador, simplemente ingresando la dirección del sistema en la barra del navegador y la combinación de usuario/contraseña.
• También surge la cuestión de la seguridad. Con la instalación local del sistema de contabilidad, toda su base de datos está en su computadora de trabajo o servidor. Por lo tanto, los empleados de la administración fiscal, del servicio de seguridad y cualquier otro delincuente pueden apoderarse de sus datos con facilidad. Sin mencionar la situación en la que el disco duro falla. Al mismo tiempo, las bases de datos de los sistemas en la nube suelen estar en servidores en el extranjero y funcionan con copia de seguridad automática. Así, ni las autoridades policiales ni situaciones de emergencia pueden interrumpir el funcionamiento de su centro de servicio.
• Otra desventaja de los programas de caja para centros de servicio es la falta de soporte en línea. Una vez que instale el programa en su computadora, se queda solo con un nuevo producto de software; tiene que familiarizarse con toda la funcionalidad por sí mismo, aunque sea bueno contar con algunos materiales de capacitación. Un buen programa de contabilidad para el centro de servicio es un complejo bastante complejo y multifuncional de módulos de almacenamiento, contabilidad y otros, y durante su uso surgirán muchas preguntas. La ventaja de los programas en la nube es que prácticamente todos ellos cuentan con soporte en línea para usuarios las 24 horas en un chat. Es decir, en cualquier momento, cuando algo no le quede claro, puede abrir la ventana de chat y hacer una pregunta al consultor, lo que sin duda facilita el trabajo con el sistema.
• También es una razón importante por la que los programas de caja están quedando atrás la necesidad de integrarse con diversas aplicaciones y servicios en línea. Por ejemplo, Google Analytics, Yandex Metrics, Mailchimp, proveedores de SMS, sitios web, etc. Integrar soluciones de caja con varios servicios web es bastante complicado, a diferencia de un sistema de contabilidad en la nube para centros de servicio, donde todo se configura literalmente en unos pocos clics.
• Y, por último, el clavo final en el ataúd de los programas de caja es la increíble dificultad de desarrollo y actualización de las versiones del programa instaladas en la computadora remota del usuario. Mientras que las nuevas versiones del programa en la nube se lanzan al menos cada trimestre, las versiones de caja se actualizan, en el mejor de los casos, una vez al año y con grandes dificultades. ¿A qué se debe esto? La cuestión es que, en la nube, en los servidores de los desarrolladores, todos los datos de clientes se procesan mediante un único script, que se puede actualizar fácilmente o agregar nuevas funcionalidades. Es decir, se actualiza un único script y miles de usuarios utilizan la nueva versión del programa. En el caso de versiones de caja instaladas en miles de máquinas locales, con configuraciones locales y características diversas, la actualización de cientos de scripts a menudo genera numerosos errores que deben corregirse manualmente, y en caso de error, no es posible "retroceder" a la versión anterior. Esto requiere pruebas muy exhaustivas antes de cada lanzamiento y, por supuesto, enormes costos de mantenimiento.

Precisamente por las razones mencionadas anteriormente, todos los desarrolladores modernos están migrando a la nube, ya que desarrollar un producto de software de caja simplemente no les permite competir con las soluciones en la nube.

Desventajas de los programas en la nube:

• La principal desventaja de los programas en la nube es la existencia de una tarifa de suscripción mensual. Si compras una solución de caja, pagas el costo una sola vez (por ejemplo, 20,000 rublos), después de lo cual instalas el software en la computadora, lo configuras tú mismo y comienzas a usarlo; no necesitas pagar nada más, salvo por licencias adicionales si adquieres nuevos empleados. Con un producto en la nube, todo es un poco diferente: no necesitas pagar nada de inmediato; por lo general, el primer mes de uso del programa es completamente gratuito. Solo necesitas registrarte en el sitio web de los desarrolladores y de inmediato tienes acceso y puedes trabajar, no necesitas realizar ninguna configuración. Si tienes preguntas sobre el uso del programa, hay soporte en línea 24/7. Todos los compromisos de capacitación, soporte, mantenimiento del programa y desarrollo de nuevas funcionalidades son asumidos por la empresa desarrolladora. Pero por todo este servicio y conveniencia, tendrás que pagar una pequeña tarifa mensual de aproximadamente 1,000 a 2,000 rublos.
• Otra desventaja (más imaginaria que real) es que los especialistas de la empresa desarrolladora, que ofrecen soporte y mantenimiento de tu base de datos, pueden ver información comercial de la empresa. Por supuesto, si no te dedicas a la venta de armas o drogas, no hay de qué preocuparse, ya que incluso con la instalación local, tus empleados y el administrador de sistemas tienen acceso a la base de datos, y es imposible evitar el acceso de terceros.

¿Cómo elegir un programa en la nube para automatizar el centro de servicio?

Para la mayoría de los emprendedores, la elección de soluciones SaaS en la nube es obvia, pero ¿qué programa específico elegir para el centro de servicio? Actualmente, existen alrededor de cinco soluciones en la nube para llevar la contabilidad y automatizar las empresas del sector servicios.

Propongo prestar atención inmediatamente a la solución de software más popular, utilizada por cientos de centros de servicio tanto en Rusia como en el extranjero. Se trata del complejo software especializado Gincore, que contiene todos los módulos y funciones necesarios para trabajar tanto en un pequeño taller como en una gran red de centros de servicio.

Puedes ver una revisión más detallada de la funcionalidad y las capacidades del programa en el canal de YouTube de los desarrolladores

Prueba Gincore gratis