Vorteile und Nachteile von Software zur Verwaltung in Servicezentren

Die Auswahl der Software für das Servicecenter-Management.

Jeder Inhaber eines Servicecenters und selbst jeder kleine Reparaturbetrieb sieht sich früher oder später mit der Herausforderung konfrontiert, die richtige Software für sein Servicecenter zu wählen. Da das Wachstum des Unternehmens und sogar das grundlegende Management des Betriebs ohne eine Informationsumgebung, die nicht nur als Datenbank fungiert, sondern auch die Geschäftsprozesse der Werkstatt vereinfacht und automatisiert, schlichtweg unmöglich ist.

Heutzutage gibt es eine riesige Auswahl an verschiedenen Softwarelösungen für die Buchhaltung in Servicecentern, und ohne über Expertenwissen im Bereich Automatisierung unterschiedlicher Reparaturgeschäfte zu verfügen, fällt es neuen Unternehmern sehr schwer, die richtige Wahl zu treffen. Das Ziel dieses Artikels ist es, die bestehenden Optionen objektiv und unvoreingenommen zu betrachten und dem Leser bei der Entscheidungsfindung zu helfen.

 Allerdings lassen sich alle Programme zur Buchhaltung in Werkstätten in zwei Typen unterteilen:

• lokale (Box-Lösungen), die auf dem Benutzercomputer installiert werden;
• „Cloud“-Online-Programme, die sogenannten SaaS-Lösungen.

Die erste Kategorie, lokale Programme, die der Benutzer auf seinem Arbeitscomputer installiert, hat eine Reihe wesentlicher Nachteile, weshalb sie unter Unternehmern zunehmend unpopulär werden.

Nachteile von Box-Software für Servicecenter:

• Die Installation einer Box-Software auf dem Arbeitscomputer des Mitarbeiters oder auf dem eigenen Server sowie die Einrichtung des Remote-Zugangs zu dem lokalen Server über ein Gateway ist eine kostspielige und komplizierte Aufgabe, die nicht jedem Unternehmer gelingt. Oftmals muss ein IT-Administrator für die Ersteinrichtung sowie die weitere Wartung des Systems hinzugezogen werden. Im Gegensatz zu Cloudlösungen (SaaS), bei denen man zur Nutzung lediglich die Website aufruft und Benutzername sowie Passwort eingibt. Die Verfügbarkeit und der ununterbrochene Zugang zum Cloud-Service werden von den Spezialisten des Softwareanbieters gewährleistet.
• Um einen neuen Benutzer in einem lokalen Programm hinzuzufügen, muss ebenfalls viel Zeit aufgewendet oder ein Spezialist für die Einstellungen hinzugezogen werden. Sollte der Arbeitscomputer eines Mitarbeiters ausfallen, müssen Sie die Software oder den Zugang zum Server auf einem neuen Gerät installieren und einrichten. In einem Cloud-Programm kann Ihr Mitarbeiter von jedem Gerät mit einem Browser auf das System zugreifen, indem er lediglich die Adresse des Systems in die Adresszeile des Browsers eingibt und die Kombination aus Benutzername/Passwort verwendet.
• Ein weiteres wichtiges Thema ist die Sicherheit. Bei der lokalen Installation des Buchhaltungssystems befindet sich Ihre gesamte Datenbank auf Ihrem Arbeitscomputer oder Server. Folglich können Mitarbeiter der Steuerbehörde, Strafverfolgungsbehörden und andere unbefugte Personen problemlos Zugriff auf Ihre Daten erhalten. Ganz zu schweigen von der Situation, in der die Festplatte ausfällt. Gleichzeitig befinden sich die Datenbanken von Cloud-Systemen in der Regel auf Servern im Ausland und arbeiten im Modus der automatischen Datensicherung. Somit können weder die Strafverfolgungsbehörden noch Notfälle den Betrieb Ihres Servicecenters unterbrechen.
• Ein weiterer Nachteil von Box-Software für Servicezentren ist das Fehlen von Online-Support. Wenn Sie das Programm auf Ihrem Computer installiert haben, sind Sie allein mit dem neuen Produkt und müssen sich mit allen Funktionen selbst auseinandersetzen – gut, wenn es wenigstens ein paar Schulungsmaterialien gibt. Ein qualitativ hochwertiges Programm für die Buchhaltung in einem Servicecenter ist ein komplexes und multifunktionales System, das Lager-, Buchhaltungs- und andere Module umfasst, und bei der Nutzung werden zahlreiche Fragen aufkommen. Der Vorteil von Cloud-Programmen liegt darin, dass fast alle von ihnen 24/7 Online-Support im Chat anbieten. Das bedeutet, dass Sie jederzeit, wenn Sie etwas nicht verstehen, das Chatfenster öffnen und die Frage an einen Berater stellen können, was die Arbeit mit dem System erheblich erleichtert.
• Ein weiterer wichtiger Grund, warum Box-Programme in den Hintergrund treten, ist die Notwendigkeit der Integration mit verschiedenen Online-Anwendungen und Diensten. Beispielsweise Google Analytics, Yandex Metrics, Mailchimp, SMS-Anbieter, Websites usw. Die Integration von Box-Lösungen mit verschiedenen Webdiensten ist relativ kompliziert, im Gegensatz zu Cloud-Buchhaltungssystemen für Servicecenter, die in wenigen Klicks eingerichtet sind.
• Und schließlich das letzte Argument gegen Box-Software: die unglaubliche Komplexität der Entwicklung und Aktualisierung von auf dem entfernten Computer des Benutzers installierten Programmen. Während neue Versionen von Cloud-Programmen mindestens vierteljährlich erscheinen, werden Box-Versionen bestenfalls einmal im Jahr und das mit erheblichen Schwierigkeiten aktualisiert. Warum ist das so? Das liegt daran, dass in der Cloud auf den Servern der Entwickler alle Kundendatenbanken von einem Skript bearbeitet werden, das leicht aktualisiert und um neue Funktionen erweitert werden kann. Das heißt, ein Skript wird aktualisiert und tausende Nutzer verwenden bereits die neue Programmversion. Im Falle von Box-Versionen, die auf Tausenden von lokalen Maschinen mit unterschiedlichen lokalen Einstellungen und Besonderheiten installiert sind, führt der Versuch, Hunderte von Skripten zu aktualisieren, in der Regel zu zahlreichen Bugs, die manuell behoben werden müssen, und bei einem Fehler ist ein „Rollback“ der Version nicht möglich. Daher sind sehr sorgfältige Tests vor jedem Release erforderlich, was wiederum enorme Kosten für den Support verursacht.

Gerade aus den oben genannten Gründen wechseln alle modernen Entwickler in die Cloud, da sie mit der Entwicklung von Box-Software einfach nicht mit den Cloudlösungen konkurrieren können.

Nachteile von Cloud-Programmen:

• Der Hauptnachteil von Cloud-Programmen ist die monatliche Abonnementgebühr. Wenn Sie eine Box-Lösung erwerben, bezahlen Sie den Preis einmal (zum Beispiel 20.000 Rubel), nach dem Sie die Software auf dem Computer installieren, selbst konfigurieren und beginnen zu nutzen, ohne weitere Zahlungen leisten zu müssen, außer für zusätzliche Lizenzen, falls neue Mitarbeiter hinzukommen. Bei einem Cloud-Produkt läuft alles etwas anders: Sie müssen nichts sofort bezahlen, in der Regel ist der erste Monat der Nutzung des Programms völlig kostenlos. Sie müssen sich nur auf der Website der Entwickler registrieren, und sofort erhalten Sie Zugriff und können arbeiten, ohne etwas einrichten zu müssen. Sollten Fragen zur Nutzung des Programms auftauchen, steht Ihnen rund um die Uhr ein Online-Support zur Verfügung. Alle Verpflichtungen zur Schulung, Begleitung, Aufrechterhaltung der Programmfunktionalität sowie zur Entwicklung neuer Funktionen übernimmt das Entwicklerunternehmen. Allerdings müssen Sie für all diese Dienstleistungen und Bequemlichkeiten eine monatliche Gebühr von etwa 1000-2000 Rubel zahlen.
• Ein weiterer Nachteil (mehr ein aufgebrachtes als ein tatsächliches Problem) ist, dass die Spezialisten des Entwicklerunternehmens, die Support und Wartung Ihrer Datenbank durchführen, kommerzielle Informationen des Unternehmens einsehen können. Natürlich, solange Sie kein Geschäft mit Waffen oder Drogen treiben, gibt es keinen Grund zur Sorge, denn selbst bei einer lokalen Installation haben Ihre Mitarbeiter und der IT-Administrator Zugriff auf die Datenbank, der Zugang Dritter ist nicht zu vermeiden.

Wie wählt man ein Cloud-Programm zur Automatisierung eines Servicecenters aus?

Für die meisten Unternehmer liegt die Wahl zugunsten von Cloud-SaaS-Lösungen auf der Hand, aber welche Software für das Servicecenter sollte man wählen? Schließlich gibt es heutzutage etwa fünf Cloud-Lösungen für die Buchhaltung und Automatisierung von Dienstleistungsunternehmen.

Ich empfehle, zunächst auf das beliebteste Softwareprodukt zu achten, das von hunderten von Servicecentern sowohl in Russland als auch im Ausland genutzt wird. Die Rede ist von dem spezialisierten Software-Komplex Gincore, der alle notwendigen Module und Funktionen für den Betrieb sowohl kleiner Werkstätten als auch großer Netzwerke von Servicecentern enthält.

Eine ausführliche Übersicht über die Funktionen und Möglichkeiten des Programms finden Sie auf dem YouTube-Kanal der Entwickler.

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