Vantagens e desvantagens dos programas de gestão em centros de serviços

Escolhendo um programa para gestão em um centro de serviços.

Todo proprietário de um centro de serviços e até mesmo de uma pequena oficina enfrenta cedo ou tarde o desafio de escolher um software para gerenciar seu negócio. O crescimento da empresa e até mesmo a simples administração do negócio são impossíveis sem um ambiente informático que não apenas funcione como uma base de dados, mas que também simplifique e automatize os processos empresariais da oficina.

Atualmente, existe uma vasta gama de soluções de software para a contabilidade em centros de serviços e, sem ser um especialista em automação de negócios de reparação, é bastante complicado para um empreendedor iniciante fazer a escolha certa. O objetivo deste artigo é examinar de forma objetiva e imparcial as opções existentes e ajudar o leitor a tomar a decisão correta.

 Assim, todos os programas de contabilidade para oficinas podem ser divididos em dois tipos:

• locais (soluções em caixa), que são instaladas no computador do usuário;
• programas online “em nuvem”, conhecidos como soluções SaaS.

A primeira categoria - programas locais, que o usuário instala em sua máquina de trabalho, tem uma série de desvantagens significativas, o que os torna cada vez menos populares entre os empreendedores.

Desvantagens de programas em caixa para gestão em centros de serviços:

• A instalação de um programa em caixa na máquina de trabalho de um funcionário ou em um servidor próprio e a configuração do acesso remoto ao servidor local através de um gateway é uma tarefa bastante custosa e complexa, que não está ao alcance de todos os empreendedores. Muitas vezes é necessário buscar e contratar um administrador de sistema tanto para a configuração inicial quanto para a manutenção continua do sistema. Ao contrário das soluções em nuvem (SaaS), que requerem apenas acesso ao site e a inserção de um login e senha para começar a trabalhar. A funcionalidade e o acesso ininterrupto ao serviço em nuvem são mantidos por especialistas da empresa desenvolvedora.
• Para adicionar um novo usuário em um programa local, você novamente precisará gastar um bom tempo ou contratar um especialista para a configuração. Caso a máquina de trabalho do funcionário falhe, você terá que instalar e configurar o programa ou o cliente com acesso ao servidor em uma nova máquina. Em um programa em nuvem, seu funcionário pode acessar o sistema de qualquer dispositivo com um navegador, bastando inserir o endereço do sistema na barra do navegador e a combinação de login/senha.
• A questão da segurança também é relevante. Com a instalação local do sistema de contabilidade, todo o seu banco de dados está armazenado no seu computador de trabalho ou servidor. Portanto, funcionários do fisco, da polícia e quaisquer outros mal-intencionados podem facilmente obter acesso aos seus dados. Sem contar a possibilidade de falhas no disco rígido. Ao mesmo tempo, as bases de dados de sistemas em nuvem geralmente estão hospedadas em servidores internacionais e operam com backup automático. Desta forma, nem as forças de segurança nem situações de emergência conseguem interromper o funcionamento do seu centro de serviços.
• Outra desvantagem dos programas em caixa para centros de serviços é a falta de suporte online. Ao instalar o programa em seu computador, você fica sozinho com o novo produto de software, e precisa entender toda a sua funcionalidade por conta própria, sendo que é bom se tiver algum material de treinamento disponível. Um programa de qualidade para contabilidade em um centro de serviços é um complexo multifuncional e complexo de módulos de estoque, contabilidade e outros, durante o uso do qual surgirão inúmeras perguntas. A vantagem dos programas em nuvem é que quase todos eles oferecem suporte online 24 horas por dia através de um chat. Ou seja, a qualquer momento, quando algo não estiver claro, você pode abrir a janela do chat e fazer uma pergunta ao consultor, o que, sem dúvida, facilita significativamente o trabalho com o sistema.
• Uma razão igualmente importante para a queda dos programas em caixa é a necessidade de integração com várias aplicações e serviços online. Por exemplo, Google Analytics, Yandex Metrics, Mailchimp, provedores de SMS, sites entre outros. Integrar soluções em caixa com diferentes serviços online é bastante complicado, ao contrário de um sistema de contabilidade em nuvem para centros de serviços, onde tudo pode ser configurado com apenas alguns cliques.
• Por fim, o último golpe contra os programas em caixa é a incrível complexidade de desenvolver e atualizar versões do programa instalado no computador remoto do usuário. Enquanto novas versões do programa em nuvem são lançadas, pelo menos, a cada trimestre, as versões em caixa são atualizadas, na melhor das hipóteses, uma vez por ano e muitas vezes com grandes dificuldades. Isso ocorre porque, na nuvem, nos servidores dos desenvolvedores, todos os bancos de dados dos clientes são processados por um único script, que pode ser facilmente atualizado e novos recursos adicionados. Isso significa que um único script é atualizado e milhares de usuários já estão usando a nova versão do programa. No caso das versões em caixa, instaladas em milhares de máquinas locais, com usuários que possuem diversas configurações locais e características únicas, a tentativa de atualizar centenas de scripts geralmente resulta na ocorrência de numerosos bugs, que precisam ser corrigidos manualmente e, em caso de erro, “reverter” a versão é impossível. Portanto, testes muito minuciosos são necessários antes de cada lançamento e, naturalmente, enormes custos com suporte.

Por todas essas razões, todos os desenvolvedores modernos estão migrando para a nuvem, pois ao desenvolver um produto de software em caixa, eles simplesmente não conseguem competir com as soluções em nuvem.

Desvantagens dos programas em nuvem:

• A principal desvantagem dos programas em nuvem é a existência de uma taxa de assinatura mensal. Se você compra uma solução em caixa, paga uma taxa única (por exemplo, 20.000 rublos), após o que você instala o software no computador, configura por conta própria e começa a usá-lo, não precisa pagar mais nada, exceto por licenças adicionais, caso você tenha novos funcionários. Com o produto em nuvem, tudo funciona de forma um pouco diferente: você não precisa fazer nenhum pagamento inicial, geralmente é possível usar o programa gratuitamente no primeiro mês. Basta se registrar no site dos desenvolvedores e imediatamente obter acesso e começar a trabalhar, não é necessário fazer configurações. Se surgirem questões sobre o funcionamento do programa, há suporte online 24 horas disponível. Todas as obrigações de treinamento, acompanhamento, manutenção da funcionalidade do programa e desenvolvimento de novas funcionalidades ficam a cargo da empresa desenvolvedora. Contudo, por todos esses serviços e comodidades, será necessário pagar uma taxa de assinatura mensal de cerca de 1000 a 2000 rublos.
• Outra desvantagem (mais imaginária do que real) é que os especialistas da empresa desenvolvedora, que oferecem suporte e manutenção do seu banco de dados, podem ter acesso a informações comerciais da empresa. Claro, se você não estiver envolvido na venda de armas e drogas, não há o que se preocupar, pois mesmo com a instalação local, seus funcionários e o administrador de sistema têm acesso ao banco de dados e evitar o acesso de terceiros é impossível.

Como escolher um programa em nuvem para automatizar o centro de serviços?

Para a maioria dos empreendedores, a escolha por soluções SaaS em nuvem é óbvia, mas qual programa para o centro de serviços escolher? Afinal, atualmente existem cerca de cinco soluções em nuvem para contabilidade e automação de empresas no setor de serviços.

Proponho que você preste atenção imediatamente à solução de software mais popular, utilizada por centenas de centros de serviços tanto na Rússia quanto no exterior. Refiro-me ao complexo de software especializado Gincore, que contém todos os módulos e funções necessárias para o funcionamento de uma pequena oficina, assim como de uma grande rede de centros de serviços.

Você pode ver uma visão geral mais detalhada das funcionalidades e possibilidades do programa no canal do YouTube dos desenvolvedores

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