Wybór programu do prowadzenia księgowości w serwisie.

Każdy właściciel serwisu lub nawet małej pracowni naprawczej wcześniej czy później stoi przed wyborem oprogramowania do prowadzenia księgowości w serwisie. Rozwój biznesu oraz nawet proste zarządzanie przedsiębiorstwem są niemożliwe bez środowiska informacyjnego, które nie tylko pełni rolę bazy danych, ale także upraszcza, automatyzuje procesy biznesowe pracowni.

Obecnie istnieje ogromny wybór różnych rozwiązań programowych do prowadzenia księgowości w serwisie, a oczywiście nie będąc ekspertem w dziedzinie automatyzacji biznesu, początkującemu przedsiębiorcy bardzo trudno jest podjąć właściwą decyzję. Celem niniejszego artykułu jest obiektywne i bezstronne rozważenie istniejących opcji i pomoc czytelnikowi w podjęciu właściwej decyzji.

 Obecnie wszystkie programy do prowadzenia księgowości w pracowni naprawczej można podzielić na dwie kategorie:

• lokalne (pudełkowe rozwiązania), które są instalowane na komputerze użytkownika;
• “chmurowe” programy online, zwane także rozwiązaniami typu SaaS.

Pierwsza kategoria - lokalne programy, które użytkownik instaluje na swoim komputerze roboczym, ma kilka istotnych wad, co sprawia, że stają się coraz mniej popularne wśród przedsiębiorców.

Wady pudełkowych programów do prowadzenia księgowości w serwisie:

• Instalacja pudełkowego programu na komputerze roboczym pracownika lub na własnym serwerze oraz skonfigurowanie zdalnego dostępu do lokalnego serwera za pomocą bramy jest dość kosztownym i niełatwym zadaniem, które nie każdemu przedsiębiorcy jest w stanie sprostać. Często trzeba szukać i angażować administratora systemu zarówno do początkowej konfiguracji, jak i do dalszego utrzymania sprawności systemu. W przeciwieństwie do rozwiązań chmurowych (SaaS), gdzie do rozpoczęcia pracy wystarczy po prostu wejść na stronę internetową i podać login i hasło. Sprawność i ciągły dostęp do usługi w chmurze utrzymują specjaliści firmy deweloperskiej.
• Aby dodać nowego użytkownika w programie lokalnym, trzeba ponownie poświęcić sporo czasu lub zatrudnić specjalistę do konfiguracji. W przypadku awarii komputera pracowniczego będziesz musiał ponownie instalować i konfigurować program lub klienta z dostępem do serwera na nowym komputerze. W przypadku programu chmurowego Twój pracownik może zalogować się do systemu z dowolnego urządzenia z przeglądarką, wystarczy podać adres systemu w pasku przeglądarki i kombinację loginu/hasła.
• Ważnym zagadnieniem jest również kwestia bezpieczeństwa. Przy lokalnej instalacji systemu księgowości cała Twoja baza danych znajduje się na Twoim komputerze roboczym lub serwerze. W związku z tym pracownicy podatkowi, organy ścigania i wszyscy inni przestępcy mogą swobodnie uzyskać dostęp do Twoich danych. Nie wspominając już o sytuacji, gdy twarde dyski ulegają awarii. W przypadku systemów chmurowych bazy danych zazwyczaj znajdują się na zagranicznych serwerach i działają w trybie automatycznego tworzenia kopii zapasowych. W ten sposób ani organy ścigania, ani sytuacje awaryjne nie są w stanie zatrzymać pracy Twojego serwisu.
• Kolejnym minusem pudełkowych programów dla serwisów jest brak wsparcia online. Instalując program na swoim komputerze, pozostajesz sam na sam z nowym oprogramowaniem, musisz samodzielnie zrozumieć całą funkcjonalność, dobrze, jeśli są jakieś materiały szkoleniowe. Jakość programu do prowadzenia księgowości w serwisie - to dość skomplikowany i wielofunkcyjny kompleks magazynowych, księgowych i innych modułów, podczas użytkowania którego pojawia się wiele pytań. Zaletą programów chmurowych jest to, że prawie wszystkie z nich mają całodobowe wsparcie online użytkowników w formie czatu online. Innymi słowy, w dowolnym momencie, gdy czegoś nie rozumiesz, możesz otworzyć okno czatu i zadać pytanie konsultantowi, co znacznie ułatwia pracę z systemem.
• Ważnym powodem, dla którego pudełkowe programy odchodzą do przeszłości, jest konieczność integracji z różnymi aplikacjami online i usługami. Na przykład Google Analytics, Yandex Metrics, Mailchimp, dostawcy usług SMS, strony internetowe itp. Integracja rozwiązań pudełkowych z różnymi usługami internetowymi jest dość trudna, w przeciwieństwie do chmurowego systemu księgowości dla serwisu, gdzie wszystko można skonfigurować dosłownie w kilka kliknięć.
• Na koniec głównym powodem, dla którego pudełkowe programy stają się przeszłością, jest niesamowita trudność w rozwoju i aktualizacji wersji programu zainstalowanej na zdalnym komputerze użytkownika. Jeśli nowe wersje programu chmurowego pojawiają się co najmniej co kwartał, to wersje pudełkowe aktualizowane są raz do roku, a nawet to z dużymi trudnościami. Dlaczego? Chodzi o to, że w chmurze na serwerach deweloperów wszystkie bazy danych klientów obsługuje jeden skrypt, który można łatwo zaktualizować, dodając nową funkcjonalność. Innymi słowy, aktualizowany jest jeden skrypt, a tysiące użytkowników korzysta już z nowej wersji programu. W przypadku wersji pudełkowych, które są zainstalowane na tysiącach lokalnych maszyn, użytkowników z różnymi ustawieniami lokalnymi i cechami, próba aktualizacji setek skryptów zwykle prowadzi do licznych błędów, które trzeba ręcznie naprawiać, a w przypadku błędu nie można "wycofać" wersji z powrotem. Dlatego konieczne są bardzo dokładne testy przed każdym wydaniem i oczywiście ogromne koszty utrzymania.

To właśnie z powyższych powodów wszyscy nowocześni deweloperzy przechodzą do chmury, ponieważ opracowując pudełkowy produkt oprogramowania, po prostu nie są w stanie konkurować z rozwiązaniami chmurowymi.

Wady programów w chmurze:

• Podstawową wadą programów w chmurze jest obecność miesięcznej opłaty abonamentowej.  Jeśli wybierasz rozwiązanie pudełkowe, płacisz cenę jednorazowo (na przykład 20 000 rubli), po czym instalujesz oprogramowanie na komputerze, samodzielnie je konfigurujesz i zaczynasz korzystać, nie musisz już więcej nic płacić, chyba że za dodatkowe licencje, jeśli pojawią się nowi pracownicy.   W przypadku produktu w chmurze wszystko wygląda nieco inaczej:  nie musisz od razu nic płacić, zazwyczaj pierwszy miesiąc korzystania z programu jest całkowicie bezpłatny. Wystarczy zarejestrować się na stronie dewelopera, aby od razu uzyskać dostęp i móc pracować, nie ma potrzeby konfigurowania. Jeśli masz pytania dotyczące pracy z programem, od razu dostępne jest całodobowe wsparcie online. Wszelkie zobowiązania związane z szkoleniem, obsługą, utrzymaniem sprawności programu oraz rozwojem nowych funkcji są brane na siebie przez firmę deweloperską.  Ale za całą tę usługę i wygodę trzeba płacić miesięcznie niewielką opłatę abonamentową w wysokości około 1000-2000 rubli.
• Kolejną wadą (bardziej wyimaginowaną niż faktyczną) jest to, że specjaliści z firmy deweloperskiej, którzy świadczą wsparcie i obsługę Twojej bazy danych, mogą widzieć informacje handlowe Twojej firmy.  Oczywiście, jeśli nie prowadzisz handlu bronią i narkotykami, nie ma się czym martwić, ponieważ nawet przy lokalnej instalacji Twoi pracownicy i administratorzy systemu mają dostęp do bazy danych, a uniknięcie dostępu osób trzecich jest niemożliwe.

Jak wybrać program w chmurze do automatyzacji serwisu?

Dla większości przedsiębiorców wybór na rzecz rozwiązań SaaS jest oczywisty, ale jaką dokładnie platformę do zarządzania serwisem wybrać. Ponieważ obecnie istnieje około pięciu rozwiązań w chmurze do prowadzenia księgowości i automatyzacji przedsiębiorstw usługowych.

Zalecamy zwrócenie uwagi na najbardziej popularne oprogramowanie, które korzysta z setek serwisów zarówno w Rosji, jak i za granicą. Mowa tutaj o specjalistycznym kompleksie programowym Gincore, który zawiera wszystkie niezbędne moduły i funkcje do pracy zarówno w małej pracowni, jak i w dużej sieci serwisów.

Więcej informacji na temat funkcji i możliwości programu znajdziesz na kanale YouTube deweloperów

Wypróbuj za darmo