Преимущества и недостатки программ для ведения учета в сервисном центре

2 june 2017

Выбираем программу для учета в сервисном центре.

Каждый владелец сервисного центра и даже небольшой ремонтной мастерской рано или поздно сталкивается с проблемой выбора программного обеспечения для сервисного центра.    Так как рост бизнеса и даже банальное управление предприятием невозможно без информационной среды, которая не только выполняет роль базы данных, но и упрощает, автоматизирует бизнес процессы мастерской.  

На сегодняшний день есть огромный выбор различных программных решений для ведения учета в сервисном центре и конечно же не будучи экспертом в области автоматизации ремонтного бизнеса, начинающему предпринимателю очень сложно сделать правильный выбор.   Цель данной статьи- объективно и непредвзято рассмотреть существующие варианты и помочь читателю принять правильное решение.

 Итак, все программы для ведения учета в в ремонтной мастерской можно разделить на два типа:

  • локальные (коробочные решения), которые устанавливаются на компьютер пользователя;
  • “облачные” онлайн программы, так называемые SaaS решения.

Первая категория - локальные программы, которые пользователь устанавливает на свою рабочую машину, имеют ряд существенных недостатков, в связи с чем становятся все менее популярными среди предпринимателей.

Недостатки коробочных программ для учета в сервисном центре:

  • Установка  коробочной программы на рабочую машину сотрудника или на свой сервер и настройка удаленного доступа к локальному серверу через шлюз является достаточно затратной и не простой задачей, которая под силу не каждому предпринимателю. Зачастую приходится искать и привлекать сисадмина как для первоначальной настройки, так и для дальнейшего поддержания работоспособности системы.  В отличии от облачных (SaaS) решений, где для начала работы необходимо просто зайти на веб-сайт и ввести логин и пароль. Работоспособность и бесперебойный доступ к  облачному сервису поддерживают специалисты компании разработчика.
  • Для добавления нового пользователя в локальной программе требуется опять таки затратить хороший кусок времени или привлечь специалиста для настройки. В случае выхода из строя рабочей машины сотрудника вам  придется устанавливать и настраивать программу или клиент с доступом на сервер на новой машине.  В облачной программе Ваш сотрудник может зайти в систему с любого устройства, где есть браузер, достаточно ввести адрес системы в строку браузера и комбинацию логин/пароль.
  • Также актуален вопрос безопасности. При локальной установке системы учета, вся ваша база данных находится на вашем рабочем компьютере или сервере. Соответственно сотрудники налоговой, убоп и любые другие злоумышленники могут свободно завладеть вашими данными. Уже не говоря о ситуации с выходом из строя жесткого диска.    В то же время базы данных облачных систем находятся, как правило, на заграничных серверах и работают в режиме автоматического резервного копирования. Таким образом ни правоохранительные органы, ни черезвычайные ситуации не способны остановить работу вашего сервисного центра.
  • Еще одним недостатком коробочных программ для сервисных центров является отсутствие онлайн поддержки. Установив программу себе на компьютер- вы остаетесь один на один с новым программным продуктом, во всем функционале приходится разбираться самому, хорошо когда есть хоть какие-то обучающие материалы.   Качественная программа для ведения учета в сервисном центре - это достаточно сложный и многофункциональный комплекс складских, бухгалтерских  прочих модулей, в процессе использования которого у вас будет возникать множество вопросов.  Преимущество облачных программ в том, что практически все они имеют круглосуточную онлайн поддержку пользователей в онлайн-чате. То есть в любой момент, когда вам что-то не понятно, вы можете открыть окно чата и задать вопрос консультанту, что безусловно значительно облегчает работу с системой.
  • Также важная причина, почему коробочные программы уходят в прошлое - это необходимость интеграции с различными онлайн приложениями и сервисами. К примеру, Google Analytics, Yandex Metrics, Mailchimp, SMS-провайдеры, сайты  так далее. Интегрировать коробочные решения с различным веб-сервисами достаточно сложно, в отличии от облачной системы учета для сервисного центра, где все настраивается буквально в несколько кликов.
  • Ну и наконец финальный гвоздь в крышку коробочных программ забивает невероятная сложность развития и обновления версий программы, установленной на удаленном компьютере пользователя. Если новые версии облачной программы выходят минимум каждый квартал, то коробочные версии обновляются в лучшем случае раз в год и то с большим скрипом. С чем это связано? Дело в том, что в облаке на серверах разработчиков все клиентские базы данных обрабатывает один скрипт, который можно легко обновить, добавить новый функционал. То есть обновляется один скрипт и тысячи пользователей пользуются уже новой версией программы. В случае с коробочными версиями, которые установлены на тысячах локальных машин, пользователей с различными локальными настройками и особенностями, попытка обновления сотен скриптов, как правило, приводит к возникновению многочисленных багов, которые приходится вручную исправлять и в случае ошибки, “откатить”  обратно версии невозможно. В связи с чем требуются очень тщательные тесты перед каждым релизом и само-собой огромные затраты на поддержку.

Именно по вышеперечисленным причинам все современные разработчики переходят в облако, так как разрабатывая  коробочный программный продукт, они просто не способны конкурировать с облачными решениями.

Недостатки облачных программ:

  • Основным недостатком облачных программ является наличие ежемесячной абонплаты.  Если  вы покупаете коробочное решение, то вы оплачиваете стоимость единоразово (к примеру, 20 000 рублей), после чего устанавливаете ПО на компьютер, сами настраиваете и начинаете пользоваться, больше платить ничего не нужно, разве что за дополнительные лицензии, если у вас появятся новые сотрудники.   С облачным продуктом все немного по-другому:  вам не нужно ничего сразу оплачивать, как правило, первый месяц пользования программой абсолютно бесплатный. Вам достаточно зарегистрироваться на сайте разработчиков и вы сразу же получаете доступ и можете работать, ничего настраивать не нужно. Если у вас возникнут вопросы по работе с программой, здесь же сразу есть круглосуточная онлайн поддержка. Все обязательства по обучению, сопровождению, поддержанию работоспособности программы, а также развитию нового функционала берет на себя компания- разработчик.  Но за весь перечисленный сервис и удобства придется ежемесячно платить небольшую абонплату порядка 1000- 2000 рублей.
  • Еще одним недостатком (больше надуманным, чем фактическим) является то, что специалисты компании- разработчика, которые осуществляют поддержку и обслуживание вашей базы данных могут видеть коммерческую информацию компании.  Конечно если вы не подрабатываете торговлей оружием и наркотиками, то беспокоится не о чем, так как даже при локальной установке ваши сотрудники и сисадмин имеют доступ к базе данных и избежать доступа третьих лиц невозможно.

 

Как выбрать облачную программу для автоматизации сервисного центра?

 

 Для большинства предпринимателей выбор в пользу облачных SaaS решений очевиден, но вот какую именно программу для сервисного центра выбрать. Ведь на сегодняшний день существует около пяти облачных решений для ведения учета и автоматизации предприятий сферы обслуживания.

Предлагаю обратить внимание сразу на самое популярное программное решение, которым пользуются сотни сервисных центров как в России, так и за рубежом. Речь идет о специализированном программном комплексе Gincore, который содержит в себе все необходимые модули и функции для работы как небольшой мастерской, так и крупной сети сервисных центров.

Более подробный обзор функционала и возможностей программы вы можете увидеть на youtube канале разработчиков

 


Log into Gincore

Enter the subdomain of your account, login, password


https://
.gincore.net
Sign up