Il y a quelques années, seul les dirigeants de grandes entreprises pouvaient se permettre l'automatisation des affaires. Pour les petites entreprises, il n'y avait ni opportunités ni outils adaptés. Aujourd'hui, avec le développement des technologies, tout est devenu plus simple et accessible. Il est désormais possible d'automatiser le travail même dans un petit bureau, un magasin ou un kiosque, où le nombre d'employés est minimal.

Auparavant, l'automatisation des processus se faisait manuellement, alors qu'aujourd'hui, cela se fait grâce à des logiciels. Ceux-ci se chargent également de la comptabilité, préparent des rapports, enregistrent les produits et services, facilitent les ventes, réalisent des statistiques et des analyses, et soutiennent le développement. Grâce à ces services, le temps de travail est considérablement réduit, tant pour le manager que pour les employés.

Organiser et automatiser toutes les tâches au sein d'une entreprise de tous secteurs et de toutes tailles est tout à fait possible, même dans un petit magasin. Pour cela, il est nécessaire d'avoir une instruction claire des différentes étapes.

Les avantages de l'automatisation dans un petit magasin

Si vous avez un petit magasin ou un point de vente, vous pouvez aisément automatiser tout votre travail, vous permettant ainsi de consacrer le reste de votre temps au développement de votre entreprise. Cette procédure présente de nombreux avantages :

• Le temps de travail est accéléré. Grâce à l'automatisation, de nombreuses étapes sont optimisées, ce qui vous permet de servir vos clients plus rapidement, améliorant ainsi le niveau de service et vous permettant de vendre vos produits à un plus grand nombre de personnes.
• Les pertes sont réduites. Comme les logiciels de comptabilité enregistrent tous les produits, l'équipement et les transactions financières, les employés malintentionnés n'auront aucune chance de commettre des fraudes ou des vols.
• La communication entre les employés du magasin s'améliore. Les employés doivent comptabiliser les clients et les commandes, et tous les processus de travail sont exécutés automatiquement, permettant à chaque subordonné de recevoir en temps voulu des tâches qu'il pourra exécuter plus rapidement.
• Les salaires des employés sont optimisés. Lorsque la charge de travail dans le magasin augmente, le programme répartit les tâches entre les employés et lie leur salaire aux résultats. L’équipe est donc motivée à travailler dur, ce qui favorise la productivité, sans nécessiter d'accroître le personnel.
• La qualité du service est améliorée. Les employés travaillent pour obtenir des résultats et traitent bien les clients afin de recevoir des retours positifs. Cela permet à chaque employé de viser de bonnes évaluations, ce qui a un effet positif sur la note globale de l'entreprise. Tout cela favorise le développement de chaque employé et, de manière générale, élève le niveau de service à la clientèle.
• Le nombre de ventes augmente. Lorsque le service s'améliore, le temps pour réaliser les tâches est économisé, et l'assortiment est organisé, il devient plus simple et plus rapide d'effectuer des ventes, ce qui entraîne une augmentation des ventes et des bénéfices.
• Le nombre d'erreurs diminue. Grâce aux programmes de comptabilité qui enregistrent tous les revenus, dépenses et chaque opération financière, les erreurs dues au facteur humain et à l'inattention sont éliminées.

Auparavant, en automatisant, le directeur devait toujours être présent au travail pour tout contrôler personnellement, mais aujourd'hui, grâce aux logiciels de comptabilité, le chef peut même se trouver dans un autre pays tout en contrôlant sans problème tous les processus. Le programme Gincore fonctionne dans un navigateur, vous avez donc simplement besoin d'une connexion Internet et de n'importe quel appareil qui vous convient.

Outils pour l'automatisation des affaires

Pour automatiser un petit magasin, vous aurez besoin des outils suivants :

• Un gadget. Cela peut être un ordinateur de bureau, un ordinateur portable ou une tablette.
• Un programme. Pour la comptabilité et l'automatisation du travail, vous pouvez utiliser le programme cloud Gincore.
• Un scanner de codes-barres. Cet appareil lit les étiquettes avec des numéros de série, permettant de trouver rapidement le produit dans le système et de réaliser l'inventaire.
• Une imprimante pour imprimer des étiquettes. Pour apposer une étiquette avec un code-barres ou un prix sur un produit, celle-ci doit être imprimée avec une imprimante spécifique.
• Des équipements de caisse. Dans les magasins, des caisses enregistreuses classiques, des terminaux de paiement et des caisses en ligne sont utilisés, si un tel mode de paiement est disponible. Ces outils doivent répondre aux normes légales de votre pays.

Le logiciel Gincore fonctionne parfaitement avec les équipements de commerce utilisés dans les magasins, et il est également adapté pour la comptabilité des clients, des commandes, des finances, de l'inventaire et d'autres tâches commerciales. Ce programme automatise tous les processus, permettant au directeur de contrôler la situation dans son ensemble et de travailler sur le développement de l'entreprise. Pour vérifier le statut d'une commande, demander un rapport ou vérifier les indicateurs commerciaux, vous pouvez accéder au logiciel même depuis votre smartphone, contrôlant votre travail à tout moment de la journée ou de la nuit.

En parlant de coût d'automatisation, vous pouvez commencer par profiter de la version d'essai gratuite de Gincore. Elle est valable pendant 2 semaines. Ensuite, choisissez un tarif qui vous convient sur le site. Il existe des forfaits peu coûteux adaptés à un nombre minimal de travailleurs, mais avec des fonctionnalités complètes. De plus, vous pouvez bénéficier du support technique des développeurs 24/7 à chaque étape de votre travail.

Guide pour l'automatisation du commerce dans un petit magasin

Le temps nécessaire à l'automatisation d'un petit magasin peut varier : certains pourront s'en occuper en seulement 2-3 jours, tandis que d'autres auront besoin de quelques semaines pour se familiariser avec tous les processus. Tout dépend de vos objectifs et de la situation réelle de votre magasin aujourd'hui. Il vaut mieux utiliser ce temps maintenant pour établir les processus, afin que tout votre travail soit automatisé par la suite. En utilisant Gincore, vous pouvez procéder à l'automatisation en suivant ces recommandations :

1. Réception des produits dans le magasin et à l'entrepôt. Dès qu'une nouvelle livraison arrive, enregistrez chaque article. Tous les produits peuvent être classés en catégories et systématisés. Pour chaque produit, une fiche est créée, y compris le numéro de série, la description, le prix, le lieu de placement et d'autres informations importantes.
2. Achats automatisés. Pour chaque produit, des niveaux de stock minimum sont établis. Dès que la quantité de produits atteint ce niveau, le système génère une commande auprès des fournisseurs.
3. Inventaire. En utilisant le scanner de codes-barres, les inventaires se réalisent plus rapidement, après quoi vous recevez des rapports sur les produits vérifiés, les pertes et les surplus.
4. Processus de vente. Le programme Gincore se connecte à l'équipement de point de vente, les caisses sont configurées. Cela permet de trouver rapidement les produits et de traiter les achats des clients.
5. Analyse des produits. Avec le programme, il est possible de réaliser une analyse des ventes, non seulement en termes de quantité, mais aussi d'identifier les articles les plus populaires, en commandant ensuite uniquement les produits à la demande, tout en réduisant les articles invendus en stock.
6. Gestion des documents. Le système dispose d'un constructeur de documents imprimables. Des modèles prêts à l'emploi y sont disponibles, que vous pouvez utiliser, ainsi que la possibilité d’ajouter d'autres types de documents nécessaires.
7. Base de données clients. Le programme permet facilement de créer la fiche d'un nouveau client et d'ajouter des données pour ceux déjà inclus dans la base. Vous pourrez voir tout l'historique des interactions avec le client, ce qui facilitera la gestion de ses demandes, la sélection des produits, l'envoi d'offres sur les articles d'intérêt et les promotions.
8. Intégration avec d'autres services. Connexion à Google Analytics, téléphonie, services d'envoi de SMS, Telegram. Cela permet de mieux interagir avec les clients et de bénéficier de fonctionnalités plus larges.
9. Contrôle des employés. Le programme dispose d'un registre des retards, du suivi des tâches et du calcul des salaires. Tout cela contribue à augmenter la motivation au travail, ce qui améliore le service au sein du magasin.
10. Comptabilité de gestion. Dans Gincore, vous pouvez préparer différents types de rapports, vérifier les stocks, contrôler les finances et le travail des subordonnés. Sur cette base, différentes stratégies peuvent être élaborées, de nouvelles tâches assignées aux employés et la qualité du travail améliorée.

Les outils Gincore vous permettront d'analyser tous les paramètres : ventes, publicité, bénéfices, dépenses, productivité des subordonnés. Vous pourrez également suivre le panier moyen, observer les variations de ventes par saison, mener des promotions à temps, renouveler l'assortiment et ajuster votre stratégie de développement commercial.

Comme vous le voyez, l'automatisation dans un petit magasin est possible et nécessaire. Inscrivez-vous sur le site de Gincore dès maintenant, remplissez les informations concernant votre entreprise et commencez l'automatisation. Vous pourrez bientôt organiser votre entreprise et la développer avec succès sans coûts supplémentaires de publicité.

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