W centrum obsługi technicznej pracują menedżerowie. Mają wiele obowiązków, w tym przyjmowanie zamówień i organizowanie procesu produkcyjnego. Zgodnie z instrukcją menedżer CS podlega bezpośrednio kierownikowi. Ogólnie obowiązki specjalisty można podzielić na główne i drugorzędne.

Główne obowiązki menedżera centrum obsługi:

• konsultowanie klientów;
• przyjmowanie zamówień;
• wybór części do naprawy urządzeń;
• śledzenie etapów przetwarzania zamówienia;
• praca z dokumentacją;
• przygotowanie sprzętu do wysyłki na naprawę;
• optymalizacja pracy CS;
• rozdzielanie zamówień między pracowników.

Poza głównymi obowiązkami menedżerowie muszą podnosić jakość obsługi klienta, rozwiązywać sporne kwestie, optymalizować zadania i wspierać rozwój firmy.

Cechy pracy menedżera w centrum obsługi

Trudności pracy menedżera w CS wynikają z obszernego zestawienia obowiązków i dużego obciążenia. Należy dobrze znać się na technice i merytorycznie doradzać klientom zarówno osobiście, jak i telefonicznie, szybko znajdować informacje, śledzić przetwarzanie zamówień. Specjalista musi również kontrolować pracę kolegów i rozwiązywać trudne problemy. W CS czasem trafiają urządzenia, których nie można obsłużyć w konkretnej usłudze. W takim przypadku menedżer musi pomóc klientowi rozwiązać problem: znaleźć specjalistę, który będzie mógł dokonać naprawy, przekazać zamówienie do partnerującego CS lub polecić inną usługę.

Ponieważ w centrum obsługi technicznej codziennie wpływa wiele zamówień, menedżerowie muszą rejestrować wszystkie zgłoszenia, prowadzić księgowanie zamówień i terminy, aby uniknąć opóźnień. Zgodnie ze standardami firmy kierownik ustala liczbę dni na każdy etap pracy. Menedżer musi śledzić cały proces i kontrolować pracę inżynierów. Wykonywanie wszystkich obowiązków ręcznie lub za pomocą kilku programów jest niewygodne. O wiele łatwiej jest korzystać z jednego oprogramowania do wszystkich zadań, co pozwoli zaoszczędzić czas menedżerowi każdego CS.

Jakie programy są odpowiednie dla menedżerów centrum obsługi technicznej

Obecnie na rynku produktów IT istnieje kilka programów do zarządzania w centrum obsługi technicznej. Jednym z najlepszych programów w chmurze jest Gincore. Tysiące klientów na całym świecie korzysta z niego i idealnie nadaje się do obsługi centrum obsługi technicznej. W Gincore można zainstalować wszystkie role odpowiadające stanowiskom w CS, w tym menedżerowi.

Jak pokazuje praktyka, korzystanie z Gincore pomaga zaoszczędzić czas menedżerom. Program posiada niezbędne funkcje do pracy:

• tworzenie zamówień klientów;
• przegląd dostępności części;
• tworzenie i drukowanie paragonów, faktur, gwarancji;
• przyjmowanie płatności za zamówienia (gotówką, bezgotówkowo);
• zamawianie części i towarów od dostawców;
• połączenia przychodzące/wychodzące;
• organizacja logistyki;
• sprzedaż towarów (jako usługa dodatkowa).

Jak Gincore pomaga zaoszczędzić czas w CS

Kiedy menedżer centrum obsługi technicznej zaczyna korzystać z programu Gincore, wszystkie obowiązki będą pod kontrolą. Pracownicy lepiej radzą sobie z zadaniami, oszczędza się czas pracy. W programie znajduje się centrum kolumnowe, w którym można rejestrować wszystkie informacje o zamówieniu, automatycznie składać zamówienia, sprawdzać informacje i dostępność części. Wszystkie informacje dotyczące zamówienia będą w jednym programie. Tutaj rejestruje się również nieodebrane połączenia, wiadomości, nowe zamówienia. Menedżer może zadzwonić do klientów i udzielić konsultacji.

Dzięki przypomnieniom i widgetom oprogramowania, wszystkie etapy pracy są pod kontrolą. Pozwala to uniknąć opóźnień w zamówieniach i śledzić naprawę urządzeń. Menedżerowi nie trzeba rozpraszać kolegów, aby sprawdzić statusy zamówień i szczegóły dotyczące zleceń klientów. W programie można sprawdzić wszystkie informacje. Analizując statystyki pracy, można zautomatyzować zadania w centrum obsługi technicznej.

W Gincore jest sekcja magazynów. Za jego pomocą można sprawdzać dostępność części do naprawy. Można również budować łańcuchy logistyczne i za ich pomocą organizować szybkie przemieszczanie części zamiennych. Wystarczy kilka sekund, aby złożyć wniosek o dostawę części, towaru i urządzeń, co oszczędza czas pracy i eliminuje konieczność sprawdzania danych u kolegów.

Stanowisko menedżera centrum obsługi technicznej jest bardzo odpowiedzialne. Zadaniem kierownika jest wybranie skutecznego programu do organizacji działalności swojej firmy. Setki menedżerów CS już korzysta z Gincore, co pozwala nie tylko zaoszczędzić ich czas, ale również poprawić jakość obsługi. Jeśli chcesz w najbliższym czasie zwiększyć wszystkie wskaźniki biznesowe, zarejestruj się i zacznij korzystać z Gincore już dziś w swoim centrum obsługi technicznej.

Wypróbuj za darmo