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Dans le centre de service technique, des managers travaillent. Ils ont de nombreuses responsabilités qui incluent la réception des commandes et l'organisation du processus de production. Selon les instructions, le manager du centre de service est directement subordonné à son superviseur. En général, les responsabilités du spécialiste peuvent être divisées en principales et secondaires.
Les principales responsabilités du manager du centre de service :
- conseiller les clients ;
- recevoir les commandes ;
- sélectionner les pièces de rechange pour la réparation des appareils ;
- suivre les étapes de traitement des commandes ;
- travailler avec la documentation ;
- préparer les équipements pour l'envoi en réparation ;
- optimiser le fonctionnement du centre de service ;
- distribuer les commandes entre les employés.
Outre les principales responsabilités, les managers doivent améliorer la qualité du service et de l'assistance aux clients, résoudre les litiges, optimiser les tâches et favoriser le développement de l'entreprise.
Caractéristiques du travail du manager dans le centre de service
Les difficultés rencontrées par les managers dans les centres de service sont liées à l'étendue des responsabilités et à la charge de travail élevée. Il est crucial de bien comprendre la technique et de conseiller efficacement les clients, tant en personne qu'au téléphone, tout en trouvant rapidement des informations et en suivant le traitement des commandes. De plus, le spécialiste doit contrôler le travail de ses collègues et résoudre des problèmes difficiles. Dans le centre de service, des équipements peuvent parfois être apportés qui ne peuvent pas être entretenus dans un service spécifique. Dans ce cas, le manager doit aider le client à résoudre le problème : trouver un spécialiste capable d'effectuer la réparation, transférer la commande à un centre de service partenaire ou recommander un autre service.
Étant donné que le centre de service reçoit chaque jour de nombreuses commandes, les managers doivent enregistrer toutes les demandes, tenir un registre des commandes et des délais pour éviter tout retard. Selon les normes de l'entreprise, le superviseur fixe le nombre de jours alloués à chaque étape du travail. Le manager doit suivre l'ensemble du processus et contrôler le travail des ingénieurs. Exécuter toutes les responsabilités manuellement ou via plusieurs programmes est peu pratique. Il est beaucoup plus simple d'utiliser un logiciel unique pour toutes les tâches, ce qui permet au manager de tout centre de service de gagner du temps.
Quels programmes conviennent aux managers de centre de service
Actuellement, il existe plusieurs programmes de gestion pour les centres de service sur le marché des produits informatiques. L'un des meilleurs logiciels cloud est Gincore. Des milliers de clients à travers le monde l'utilisent et il est parfaitement adapté pour gérer un centre de service. Dans Gincore, il est possible d'attribuer tous les rôles correspondant aux postes dans le centre de service, y compris celui de manager.
Comme le montre la pratique, l'utilisation de Gincore aide les managers à gagner du temps. Le programme comprend toutes les fonctionnalités nécessaires pour travailler :
- création de commandes clients ;
- consultation de la disponibilité des pièces ;
- création et impression de reçus, de factures, de garanties ;
- acceptation des paiements pour les commandes (en espèces, par carte) ;
- commande de pièces et de produits auprès des fournisseurs ;
- appels entrants/sortants ;
- organisation de la logistique ;
- vente de produits (en tant que service complémentaire).
Comment Gincore aide à économiser du temps dans le centre de service
Dès que le manager du centre de service commence à utiliser le programme Gincore, toutes les responsabilités sont sous contrôle. Les employés exécutent les tâches plus rapidement, ce qui permet d'économiser du temps de travail. Le programme inclut un centre d'appels où toutes les informations relatives à la commande peuvent être enregistrées, les demandes peuvent être traitées automatiquement, et les informations et la disponibilité des pièces peuvent être vérifiées. Toutes les données relatives à la commande seront accessibles dans un seul programme. De plus, les appels manqués, les messages et les nouvelles demandes sont également enregistrés ici. Le manager peut rappeler les clients et leur fournir des conseils.
Grâce aux rappels et aux widgets du logiciel, toutes les étapes du travail sont sous contrôle. Cela aide à éviter les retards dans les commandes et à suivre la réparation des appareils. Pour vérifier le statut des commandes et les détails des demandes clients, le manager n'a pas besoin de déranger ses collègues. Toutes les informations peuvent être vérifiées dans le programme. En recevant des statistiques sur le travail, il est possible d'analyser les données et d'automatiser les tâches du centre de service.
Gincore dispose d'une section dédiée aux stocks. Avec cela, il est possible de consulter la disponibilité des pièces pour les réparations. Il est également possible de construire des chaînes logistiques et d'organiser un déplacement rapide des pièces. Faire une demande pour la livraison d'une pièce, d'un produit ou d'un appareil peut s'effectuer en quelques secondes, ce qui économise du temps de travail et évite de devoir confirmer les informations auprès des collègues.
Le poste de manager dans un centre de service est très responsable. La tâche du superviseur est de choisir un programme efficace pour organiser les opérations de son entreprise. Des centaines de managers de centres de service utilisent déjà Gincore, ce qui leur permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d'améliorer la qualité du service. Si vous souhaitez augmenter tous vos indicateurs commerciaux dans un avenir proche, inscrivez-vous et commencez dès aujourd'hui à utiliser Gincore dans votre centre de service.
