W centrum obsługi, warsztacie naprawczym, sklepie oraz magazynie ważne jest prowadzenie rejestru zamówień. Mogą to być zamówienia sprzedaży (sklepów stacjonarnych i online) oraz zlecenia na naprawę sprzętu/urządzeń. Aby nadzorować pracę managerów, warto skorzystać z jednego z programów do obsługi. Aby zrozumieć, jak działa taka aplikacja, przeanalizujmy podstawowe kwestie.

Dlaczego prowadzenie rejestru zamówień jest istotne?

Prowadzenie rejestru zamówień klientów jest kluczowe zarówno w dużych przedsiębiorstwach, jak i w małych firmach. Pozwala to na kontrolę nad pracą pracowników, obrotem towarów, sprzedażą, wszystkimi procesami biznesowymi oraz na przeprowadzanie analiz. Pełną listę korzyści, jakie otwiera rejestrowanie zamówień w każdym przedsiębiorstwie:

• Kontrola dostaw. System rejestru kontroluje przetwarzanie zamówień przez dostawców. Na podstawie dokumentów sprawdzane jest, jakie części, urządzenia, towary zostały dostarczone, czy wszystko jest na stanie.
• Przenoszenie towarów. W programie można śledzić status zamówienia, przemieszczenie urządzenia, kiedy zostało wysłane zapytanie, kto z pracowników nad nim pracuje, kiedy zamówienie zostało skompletowane i wysłane, czy zostało dostarczone do punktu odbioru lub klienta.
• Sprzedaż. We wszystkich programach do rejestrowania zamówień i sprzedaży widoczne są nie tylko statusy zleceń, ale także status płatności, a w przypadku braku płatności – zadłużenie z tytułu zamówienia oraz łączne zadłużenie.
• Praca zespołu. W tej funkcji można śledzić pracę wszystkich managerów, zobaczyć, kto opóźnił jakieś zlecenie, w jaki sposób zrealizowane było zamówienie oraz inne szczegóły. Na podstawie tych danych analizowana jest praca każdego pracownika.
• Zyski przedsiębiorstwa. System obejmuje rejestr płatności za towary i naprawę urządzeń. Można zobaczyć zysk z każdego zamówienia i za określony okres czasu.
• Prowadzenie sprawozdań. Wszystkie dane związane z sprzedażą i opłatami za usługi są istotne do sporządzania raportów księgowości, statystyk sprzedaży, analizy strategii rozwoju oraz opłacania podatków.
• Redukcja kradzieży i oszustw. Dzięki śledzeniu wszystkich procesów, kierownik będzie mógł od razu dostrzec niezgodności w rejestrze zysków, nienależycie wykonanej pracy, braki oraz określić, który z pracowników kradnie i niszczy zamówienia.

Wszystkie te procesy są niemożliwe do realizacji bez systematycznego rejestrowania zamówień za pomocą specjalnych programów. Jednym z najlepszych produktów IT w tej dziedzinie jest Gincore, z którego korzystają klienci z całego świata.

Jakie są rodzaje zamówień?

Program Gincore doskonale nadaje się do rejestrowania zamówień w warsztatach, centrach serwisowych, magazynach i sklepach. W programie dostępne są następujące rodzaje zamówień:

• Szybka sprzedaż. Ten rodzaj jest odpowiedni dla sklepów stacjonarnych, gdy trzeba szybko wydać klientowi towar. Bierzesz towar z wystawy i wprowadzasz kod seryjny: wpisujesz ręcznie w pole lub skanujesz czytnikiem kodów kreskowych. Koszt jest automatycznie pobierany z karty produktu. W tej sekcji można wybrać rabat, gwarancję, formę płatności (gotówkowa lub bezgotówkowa) oraz kasę, na którą ma zostać przyjęta płatność. Można także wydrukować paragon, gwarancję lub dokument wysyłki.
• Sklep internetowy. Program posiada wszystkie pola, aby złożyć zamówienie online: imię i nazwisko klienta, numer telefonu, adres e-mail, adres, źródło reklamy, kod i nazwa produktu, rabat, ilość, koszt zakupu, formy płatności i dostawy, uwagi klienta. Przy dostawie towarów kurierem lub pocztą można natychmiast wprowadzić adres docelowy i wydrukować dokument wysyłki.
• Naprawy. Ten rodzaj zamówień jest używany przez centra serwisowe i warsztaty do naprawy sprzętu. W tej sekcji dokładnie odnotowuje się każdy etap przetwarzania zamówienia – od otrzymania zlecenia, modelu urządzenia, dostawy części do naprawy, po opłatę i przekazanie gotowego produktu jego właścicielowi. W każdej chwili można śledzić status zamówienia i historię jego przemieszczeń.

W sekcji zamówień dostępne są wszystkie opcje, które są stosowane do obsługi zleceń klientów w różnych obszarach sprzedaży towarów, naprawy oraz świadczenia usług. Jest to wygodna funkcjonalność z prostym interfejsem. Narzędzie oszczędza czas pracy nad zamówieniami, co zapewnia firmie możliwość wykonania większej ilości prac operacyjnie i jakościowo.

Czym jest Zarządzanie zamówieniami w programie Gincore?

W Gincore istnieje moduł Zarządzania zamówieniami w zakresie naprawy sprzętu. Zawiera on zamówienia każdego managera w postaci pulpitu nawigacyjnego. Jest to swoista tabela z wielokolorowymi prostokątami, które odzwierciedlają aktualny status naprawy. Na każdym kwadracie jest podany numer naprawy i data przyjęcia zlecenia. Aby zobaczyć kartę zlecenia, należy kliknąć na prostokąt. Pulpit nawigacyjny jest znacznie wygodniejszy niż lista zamówień, ponieważ w takiej tabeli można kompaktowo umieścić kilkaset zleceń, zobaczyć te pilne i szybko odnaleźć potrzebną kartę.

Przed rozpoczęciem działalności centrum serwisowego, kierownik (w programie w roli „założyciela”) określa maksymalną liczbę dni dla każdego etapu pracy: przyjęcie, diagnostyka, w trakcie naprawy, do zatwierdzenia, w zdalnym serwisie, przyjęty do dodatkowej pracy, oczekuje na części. Tylko założyciel zarządza tą funkcją. Każdy status jest oznaczony konkretnym kolorem, który jest wyświetlany na ogólnym pulpicie menedżera.

Przy dużym liczbie zaległych zleceń u pracownika jego awatar jest podświetlany na czerwono, aby przyciągnąć jego uwagę. Musi on natychmiast rozpocząć obsługę zamówień. Ponadto przez tę sekcję można zamówić dostawę części dostawcy dla konkretnego urządzenia. Aby ocenić jakość pracy każdego podwładnego, można posortować zamówienia według managera i okresu, sporządzić raport. Szczegółowe odnotowanie pracy z zamówieniami pozwala wyeliminować błędy ludzkiego czynnika i przyspieszyć efektywność pracowników.

W Gincore opracowany został moduł do rejestrowania i obsługi zamówień klientów. Zawiera on wszystkie funkcje służące obsłudze przedsiębiorstw różnych branż. Praca w programie jest wygodna zarówno dla managerów, jak i dla kierowników. Dodatkowo można przeanalizować pracę konkretnych procesów firmy, sporządzić raporty, zobaczyć dane sprzedażowe oraz świadczenia usług. Gdy tylko zaczniesz pracę z Gincore, będziesz w stanie poprawić jakość obsługi w swoim centrum serwisowym w najkrótszym possible przypadku.

Przetestuj za darmo