Dans un centre de service, un atelier de réparation, un magasin ou un entrepôt, il est essentiel de tenir un registre des commandes. Cela peut inclure des commandes de vente (dans les magasins physiques et en ligne) et des demandes de réparation de matériel/équipement. Pour contrôler le travail des responsables, vous pouvez utiliser l'un des programmes de comptabilité des commandes. Pour mieux comprendre comment fonctionne ce type de logiciel, explorons les questions principales.

Pourquoi est-il important de suivre les commandes ?

Le suivi des commandes clients est essentiel tant pour les grandes entreprises que pour les petites entreprises. Cela permet de contrôler le travail des employés, la rotation des stocks, les ventes, l'ensemble des processus d'affaires, ainsi que de réaliser des analyses. Voici la liste complète des fonctionnalités offertes par la gestion des commandes dans toute entreprise :

• Contrôle des livraisons. Le système de comptabilité surveille le traitement des commandes par les fournisseurs. Les documents vérifient quelles pièces, appareils et marchandises ont été livrés et s'il reste des articles en stock.
• Suivi des mouvements des produits. Dans le programme, il est possible de suivre l'état de la commande, le mouvement de l'appareil, à quel moment la demande a été reçue, qui d'entre eux travaille dessus, quand la commande a été assemblée et expédiée, si elle a été livrée au point de retrait ou au client.
• Ventes. Dans tout programme de gestion des commandes et des ventes, on voit non seulement les statuts des demandes, mais aussi l'état des paiements, en cas d'absence – le montant dû pour la commande et la dette totale.
• Travail d'équipe. Cette fonctionnalité permet de suivre le travail de tous les responsables, de voir qui a des demandes en retard, comment chaque commande a été exécutée, ainsi que d'autres détails. Ces données permettent d'analyser le travail de chaque employé.
• Bénéfice de l'entreprise. Le système suit le paiement des produits et la réparation des appareils. Il est possible de voir le bénéfice pour chaque commande et pour une période spécifique.
• Élaboration de rapports. Toutes les données concernant les ventes et le paiement des services sont importantes pour établir des rapports de comptabilité, pour des statistiques de ventes, des analyses de stratégie de développement, et pour le paiement des taxes.
• Réduction des vols et des fraudes. Grâce au suivi de tous les processus, le responsable peut immédiatement détecter les incohérences dans la comptabilité des bénéfices, un travail de mauvaise qualité, les pertes, et déterminer qui, parmi les employés, commet des vols ou retarde les commandes.

Tous ces processus ne peuvent être réalisés sans un suivi systématique des commandes à l'aide de programmes spécialisés. L'un des meilleurs produits informatiques dans ce domaine est Gincore, utilisé par des clients partout dans le monde.

Quels types de commandes existe-t-il ?

Le programme Gincore est idéal pour la gestion des commandes dans les ateliers, les centres de services, les entrepôts et les magasins. Dans le programme, il existe les types de commandes suivants :

• Ventes rapides. Ce type est adapté aux magasins physiques, lorsque vous devez rapidement remettre un produit au client. Vous prenez le produit sur l'étagère et saisissez le code de série : vous le tapez manuellement dans le champ ou le scannez avec un lecteur de codes-barres. Le prix est automatiquement récupéré à partir de la fiche du produit. Dans cette section, vous pouvez choisir une remise, une garantie, un mode de paiement (espèces ou sans espèces) et définir à quelle caisse le paiement doit être enregistré. Vous pouvez également imprimer un reçu, une garantie ou un bon de livraison.
• Magasin en ligne. Le programme dispose de tous les champs nécessaires pour passer une commande en ligne : nom complet du client, numéro de téléphone, email, adresse, source publicitaire, code et nom du produit, remise, quantité, coût d'achat, modes de paiement et de livraison, commentaires du client. Lors de la livraison de produits par un coursier ou par la poste, vous pouvez immédiatement entrer l'adresse de destination et imprimer un bon de livraison.
• Réparations. Ce type de commandes est utilisé par les centres de services et les ateliers de réparation de matériel. Dans cette section, chaque étape de traitement de la commande est enregistrée en détail – de la réception de la demande, au modèle de l'appareil, à la fourniture de pièces de rechange pour la réparation, jusqu'au paiement et à la remise du produit fini à son propriétaire. À tout moment, il est possible de suivre l'état de la commande et l'historique de ses mouvements.

Dans la section des commandes, toutes les options nécessaires pour traiter les demandes des clients dans divers secteurs de vente de produits, de réparation et de services sont présentes. C'est une fonctionnalité pratique avec une interface simple. Cet outil permet d'économiser du temps dans le traitement des commandes, ce qui permet à l'entreprise de réaliser un plus grand volume de travail de manière efficace et de qualité.

Qu'est-ce que le Gestionnaire de commandes dans le programme Gincore ?

Dans Gincore, il existe un module Gestionnaire de commandes pour la réparation de matériel. Ce module regroupe toutes les commandes de chaque responsable sous forme de tableau de bord. C'est une sorte de tableau avec des rectangles colorés, correspondant à l'état actuel de la réparation. Chaque carré indique le numéro de la réparation et la date de réception de la commande. Pour voir la fiche de la demande, il suffit de cliquer sur le rectangle. Le tableau de bord est beaucoup plus pratique qu'une liste de commandes, car il permet de compacter plusieurs centaines de demandes et d'identifier rapidement les urgentes.

Avant le début du fonctionnement du centre de service, le responsable (dans le programme, ce rôle est celui de « fondateur ») renseigne le nombre maximal de jours pour chaque étape de travail : réception, diagnostic, en cours de réparation, en accord, en service à distance, accepté pour retravail, en attente de pièces. Seul le fondateur gère cette fonction. Chaque statut est désigné par une couleur spécifique, qui est affichée sur le tableau général du gestionnaire.

Lorsqu'un employé a un grand nombre de commandes en retard, son avatar est mis en surbrillance en rouge pour attirer son attention. Il doit immédiatement commencer à traiter les demandes. De plus, à travers cette section, il est possible de commander des pièces de rechange auprès du fournisseur pour un appareil spécifique. Pour évaluer le travail de chaque subordonné, il est possible de trier les commandes par responsable et par période, et de rédiger un rapport. Une documentation détaillée des opérations liées aux commandes permet d'éliminer les erreurs humaines et d'accélérer le rendement des employés.

Dans Gincore, un module a été développé pour la gestion et le traitement des commandes clients. Il regroupe toutes les fonctions nécessaires pour le service d'entreprises de divers secteurs. Travailler avec le programme est pratique tant pour les responsables que pour les dirigeants. De plus, il est possible d'analyser le fonctionnement de processus spécifiques de l'entreprise, de rédiger des rapports, de voir des données sur les ventes et la fourniture de services. Dès que vous vous mettrez à utiliser Gincore, vous pourrez améliorer la qualité du travail de votre centre de service en un temps record.

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