No centro de serviços, na oficina, na loja ou no armazém, é necessário manter o controle dos pedidos. Estes podem ser pedidos de vendas (de lojas offline e online) e solicitações para reparo de equipamentos. Para monitorar o trabalho dos gerentes, você pode utilizar um dos programas de controle. Para entender como esse software funciona, vamos discutir as questões principais.

Por que é importante manter o controle dos pedidos?

Manter o controle dos pedidos de clientes é importante tanto em grandes empresas como em pequenas empresas. Isso permite monitorar o trabalho dos funcionários, o giro de estoque, vendas, todos os processos de negócios, bem como realizar análises. Aqui está uma lista completa das possibilidades que o controle de pedidos pode oferecer em qualquer empresa:

• Monitoramento de suprimentos. O sistema de controle acompanha o processamento dos pedidos pelos fornecedores. Os documentos são verificados para saber quais peças, dispositivos e produtos foram entregues e se tudo está disponível.
• Movimentação de produtos. No programa é possível rastrear o status do pedido, o movimento do dispositivo, quando a solicitação foi recebida, quem dos funcionários está trabalhando nela, quando o pedido foi montado e despachado, se foi entregue no ponto de retirada ou ao cliente.
• Vendas. Em qualquer programa de controle de pedidos e vendas, é possível ver não apenas os status das solicitações, mas também o status do pagamento e, em caso de ausência, a dívida do pedido e a dívida total.
• Trabalho da equipe. Nesta funcionalidade, é possível acompanhar o trabalho de todos os gerentes, ver quem atrasou quais solicitações, como o pedido foi cumprido e outros detalhes. Com esses dados, analisa-se o desempenho de cada funcionário.
• Lucro da empresa. O sistema mantém um registro dos pagamentos pelos produtos e reparos. É possível visualizar o lucro de cada pedido e em um período específico de tempo.
• Geração de relatórios. Todos os dados sobre vendas e pagamentos são importantes para a elaboração de relatórios contábeis, para a estatística de vendas, estratégias de desenvolvimento e pagamento de impostos.
• Redução de roubos e fraudes. Graças ao monitoramento de todos os processos, o gestor pode rapidamente identificar discrepâncias no controle de lucros, trabalhos mal executados, faltas e determinar quem dos funcionários está roubando e comprometendo os pedidos.

Todos esses processos são impossíveis sem um controle sistemático dos pedidos através de programas especializados. Um dos melhores produtos de TI neste setor é o Gincore, utilizado por clientes em todo o mundo.

Quais são os tipos de pedidos?

O programa Gincore é ideal para o registro de pedidos em oficinas, centros de serviços, armazéns e lojas. No programa, existem os seguintes tipos de pedidos:

• Vendas rápidas. Este tipo é adequado para lojas offline, quando é necessário liberar rapidamente um produto para o cliente. Você pega o produto da vitrine e insere o código de série: digita manualmente no campo ou escaneia com o leitor de código de barras. O preço é automaticamente puxado do cadastro do produto. Neste seção, você pode escolher um desconto, garantia, método de pagamento (em dinheiro ou sem dinheiro) e em qual caixa efetuar o pagamento. Também é possível imprimir o recibo, a garantia ou o documento de despacho.
• Loja online. O programa possui todos os campos necessários para fazer um pedido online: nome completo do cliente, número de telefone, email, endereço, fonte de publicidade, código e nome do produto, desconto, quantidade, custo da compra, métodos de pagamento e entrega, comentários do cliente. Ao entregar produtos por meio de um mensageiro ou correio, é possível inserir o endereço de destino e imprimir o documento de despacho imediatamente.
• Reparos. Este tipo de pedido é utilizado por centros de serviços e oficinas de reparo de equipamentos. Nesta seção, há um registro detalhado de cada etapa do processamento do pedido – desde a recepção da solicitação, modelo do dispositivo, fornecimento de peças para reparo, até o pagamento e a entrega do produto final ao proprietário. Em qualquer momento, é possível rastrear o status do pedido e o histórico de suas movimentações.

No departamento de pedidos, existem todas as opções usadas para processar solicitações de clientes em diferentes áreas de venda de produtos, reparos e prestação de serviços. É uma funcionalidade conveniente com uma interface simples. A ferramenta economiza tempo no trabalho com pedidos, permitindo que a empresa complete um número maior de tarefas de forma rápida e eficiente.

O que é o Gerenciador de Pedidos no programa Gincore?

No Gincore, existe um módulo chamado Gerenciador de Pedidos para reparo de equipamentos. Nele, estão organizados os pedidos de cada gerente em um painel visual. É uma tabela com retângulos coloridos que representam o status atual do reparo. Em cada quadrado está indicado o número do reparo e a data de recebimento do pedido. Para ver a ficha da solicitação, é necessário clicar no retângulo. O painel é muito mais conveniente do que uma lista de pedidos, pois pode compactar várias centenas de solicitações, ver quais são urgentes e encontrar rapidamente a ficha necessária.

Antes do início das atividades do centro de serviços, o gestor (na função de “fundador” no programa) estipula o número máximo de dias para cada fase do trabalho: recepção, diagnóstico, em processo de reparo, em aprovação, no serviço remoto, aceito para retrabalho, aguardando peças. Apenas o fundador gerencia essa funcionalidade. Cada status é representado por uma cor específica, que é exibida no quadro geral do gerente.

Um funcionário com muitos pedidos atrasados tem seu avatar destacado em vermelho, para chamar sua atenção. Ele deve urgentemente começar a processar as solicitações. Além disso, por meio dessa seção, é possível solicitar peças ao fornecedor para um dispositivo específico. Para avaliar o desempenho de cada subordinado, é possível classificar os pedidos por gerente e período, elaborar relatórios. A detalhada documentação do trabalho com pedidos permite eliminar erros humanos e acelerar a eficiência dos funcionários.

No Gincore, foi desenvolvido um módulo para controle e processamento de pedidos de clientes. Nele, estão reunidas todas as funções para atender empresas de diferentes setores. O trabalho no programa é conveniente tanto para gerentes quanto para líderes. Além disso, é possível analisar a eficiência de processos específicos da empresa, elaborar relatórios e visualizar dados de vendas e prestação de serviços. Assim que você começar a trabalhar com o Gincore, você poderá melhorar a qualidade do trabalho do seu centro de serviços em um curto espaço de tempo.

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