Im Servicezentrum, in der Reparaturwerkstatt, im Geschäft oder im Lager ist es notwendig, Bestellungen zu dokumentieren. Dies können Verkaufsbestellungen (offline und online) sowie Anfragen für die Reparatur von Technik/Ausrüstung sein. Um die Arbeit der Manager zu kontrollieren, können Sie eine der Softwarelösungen zur Bestellverwaltung nutzen. Um zu verstehen, wie solche Software funktioniert, beleuchten wir die wichtigsten Fragen.

Warum ist die Bestellverwaltung wichtig?

Die Dokumentation von Kundenbestellungen ist sowohl in großen Unternehmen als auch in kleinen Firmen von Bedeutung. Sie ermöglicht die Kontrolle der Mitarbeiter, des Warenumsatzes, der Verkäufe und aller Geschäftsprozesse sowie die Durchführung von Analysen. Hier sind die vollständigen Möglichkeiten, die eine Bestellverwaltung in jedem Unternehmen eröffnet:

• Lieferkontrolle. Das Bestellsystem kontrolliert die Bearbeitung von Bestellungen durch die Lieferanten. Anhand der Dokumente wird überprüft, welche Ersatzteile, Geräte und Waren geliefert wurden und ob alles verfügbar ist.
• Warenbewegung. In der Software können Sie den Bestellstatus, die Bewegung des Geräts, den Zeitpunkt der Anfrage, wer von den Mitarbeitern daran arbeitet, wann die Bestellung zusammengestellt und versandt wurde sowie ob sie an den Abholort oder an den Kunden geliefert wurde, nachverfolgen.
• Verkäufe. In jeder Arbeitssoftware für die Bestell- und Verkaufsverwaltung werden nicht nur die Status der Anfragen angezeigt, sondern auch der Zahlungsstatus. Im Falle einer fehlenden Zahlung wird die Schuld für die Bestellung und die Gesamtschuld angezeigt.
• Teamarbeit. In dieser Funktion können Sie die Arbeit aller Manager verfolgen, sehen, wer welche Anfragen verspätet hat, wie die Bestellung ausgeführt wurde und weitere Details. Diese Daten werden genutzt, um die Leistung jedes Mitarbeiters zu analysieren.
• Unternehmensgewinn. Im System wird die Zahlung für Waren und die Reparatur von Geräten erfasst. Sie können den Gewinn für jede Bestellung und für einen bestimmten Zeitraum einsehen.
• Berichterstattung. Alle Daten zu Verkäufen und Dienstleistungszahlungen sind wichtig für die Erstellung von Rechnungsberichten, für Verkaufsstatistiken, für die Analyse der Entwicklungsstrategien und für die Steuerabgaben.
• Reduzierung von Diebstählen und Betrug. Durch die Überwachung aller Prozesse kann der Leiter sofort eine Diskrepanz in der Erfassung der Gewinne, schlecht ausgeführte Arbeiten oder Fehlbestände erkennen und herausfinden, welcher Mitarbeiter Bestellungen stiehlt oder nicht erfüllt.

All diese Prozesse sind ohne einen systematischen Bestellprozess mithilfe spezieller Software nicht umsetzbar. Eines der besten IT-Produkte in diesem Bereich ist Gincore, das von Kunden weltweit genutzt wird.

Welche Arten von Bestellungen gibt es?

Die Gincore-Software eignet sich ideal zur Bestellverwaltung in Werkstätten, Servicezentren, Lagern und Geschäften. In der Software sind folgende Arten von Bestellungen vorhanden:

• Schnellverkäufe. Diese Art eignet sich für Offline-Geschäfte, wenn ein Produkt schnell an den Kunden verkauft werden muss. Sie nehmen das Produkt von der Verkaufsfläche und geben den Seriencode ein: entweder manuell in das Feld oder durch Scannen mit einem Barcode-Scanner. Der Preis wird automatisch von der Produktkarte übernommen. In diesem Bereich können Sie einen Rabatt, eine Garantie, die Zahlungsweise (bar oder unbar) und an welche Kasse die Zahlung eingegangen werden soll, auswählen. Außerdem können Sie einen Beleg, eine Garantie oder einen Lieferschein drucken.
• Online-Shop. Die Software hat alle Felder, um eine Bestellung online aufzugeben: Vor- und Nachname des Kunden, Telefonnummer, E-Mail, Adresse, Werbequelle, Produktcode und -bezeichnung, Rabatt, Menge, Kaufpreis, Zahlungsmethoden und Lieferoptionen sowie Kundenkommentare. Bei der Lieferung von Waren durch einen Kurier oder per Post können Sie sofort die Lieferadresse eingeben und einen Lieferschein drucken.
• Reparaturen. Diese Art von Bestellungen wird von Servicezentren und Werkstätten für Reparaturen verwendet. In diesem Bereich werden alle Schritte der Bearbeitung einer Bestellung detailliert erfasst – von der Annahme der Anfrage, dem Modell des Geräts, der Lieferung von Ersatzteilen bis zur Zahlung und der Übergabe des fertigen Produkts an den Eigentümer. Zu jedem Zeitpunkt kann der Bestellstatus und die Historie seiner Bewegungen nachverfolgt werden.

Im Bereich der Bestellungen stehen alle Optionen zur Verfügung, die für die Bearbeitung von Kundenanfragen in verschiedenen Verkaufsbereichen, Reparaturen und Dienstleistungen verwendet werden. Es handelt sich um eine benutzerfreundliche Funktion mit einer einfachen Oberfläche. Das Tool spart Zeit bei der Bearbeitung von Bestellungen, sodass das Unternehmen mehr Arbeit schnell und effizient erledigen kann.

Was ist der Bestellmanager in der Gincore-Software?

In Gincore gibt es das Modul Bestellmanager für Reparaturen. Hier sind die Bestellungen jedes Managers in Form eines Dashboards gesammelt. Dies ist eine Art Tabelle mit bunten Rechtecken, die dem aktuellen Reparaturstatus entsprechen. In jedem Quadrat ist die Reparaturnummer und das Empfangsdatum der Bestellung angegeben. Um die Anfragekarte zu sehen, muss man auf das Rechteck klicken. Das Dashboard ist viel praktischer als eine Bestellliste, da in dieser Tabelle mehrere Hundert Anfragen kompakt untergebracht werden können, dringende Anfragen angezeigt werden und die gewünschte Karte schnell gefunden werden kann.

Vor dem Beginn der Arbeiten im Servicezentrum gibt der Leiter (in der Software die Rolle „Gründer“) die maximale Anzahl an Tagen für jeden Arbeitsschritt an: Annahme, Diagnose, in Bearbeitung, zur Genehmigung, im Fernservice, zur Nachbearbeitung, wartet auf Ersatzteile. Nur der Gründer verwaltet diese Funktion. Jeder Status ist durch eine bestimmte Farbe gekennzeichnet, die auf der allgemeinen Tafel des Managers angezeigt wird.

Ein Mitarbeiter mit vielen überfälligen Bestellungen hat ein rotes vertieftes Avatar, um seine Aufmerksamkeit zu erregen. Er sollte unverzüglich mit der Bearbeitung der Anfragen beginnen. Außerdem kann über diesen Bereich Ersatzteile für ein bestimmtes Gerät von einem Lieferanten bestellt werden. Um die Qualität der Arbeit jedes Untergebenen zu bestimmen, können die Bestellungen nach Manager und Zeitraum sortiert werden, um einen Bericht zu erstellen. Die detaillierte Erfassung der Arbeit mit den Bestellungen ermöglicht es, menschliche Fehler auszuschließen und die Effizienz der Mitarbeiter zu steigern.

In Gincore wurde ein Modul zur Erfassung und Bearbeitung von Kundenbestellungen entwickelt. Es vereint alle Funktionen zur Bedienung von Unternehmen in verschiedenen Bereichen. Die Arbeit mit der Software ist für Manager ebenso bequem wie für Leiter. Zusätzlich können Sie die Arbeit bestimmter Betriebsprozesse analysieren, Berichte erstellen und Daten zu Verkäufen und Dienstleistungen einsehen. Sobald Sie mit Gincore arbeiten, können Sie die Qualität der Arbeit Ihres Servicezentrums in kürzester Zeit verbessern.

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