L'automatisation des processus favorise une croissance et un développement significatifs pour toute entreprise. Elle permet d'économiser du temps et de contrôler toutes les tâches opérationnelles de l'entreprise. Pour cela, vous pouvez utiliser différents logiciels de comptabilité. Sur le marché des technologies IT, la meilleure solution professionnelle pour optimiser votre activité est le logiciel Gincore.

Ce produit est parfaitement adapté à toutes les tâches des petites, moyennes et grandes entreprises. Il comprend tous les types de comptabilité : financière, comptable, de gestion des stocks, base de données clients, et gestion des commandes. Le programme s'intègre avec divers outils tels que Google Analytics, les envois SMS, Telegram, courriels et les fournisseurs de téléphonie. Gincore vous permet de gérer les caisses et les dépôts :

• effectuer des paiements aux partenaires;
• contrôler les actions des employés;
• éviter les erreurs de paiement;
• visualiser la réelle situation des flux financiers et des commandes;
• configurer le niveau d'accès pour les subordonnés.

Examinons plus en détail les fonctionnalités des modules « Dépôts » et « Caisses ».

Fonctionnement des caisses dans Gincore

Une fois inscrit sur le site Gincore et après avoir renseigné les informations principales, vous pouvez accéder à la section « Comptabilité » pour connecter les caisses. Pour cela, cliquez sur le bouton vert « Ajouter une caisse », saisissez un nom et choisissez la devise. Vous pouvez ajouter une ou plusieurs caisses. Les actions autorisées dans les caisses sont :

• retrait d'argent;
• déposition de paiements;
• transfert d'un montant spécifique entre les caisses;
• génération de rapports sur les transactions.

Dans le programme, différents niveaux d'accès à la comptabilité et aux caisses peuvent être définis pour chaque employé, en fonction de son poste et de ses responsabilités. Lors de l'ajout d'un nouvel utilisateur dans la section « Employés », sélectionnez les caisses auxquelles l'employé aura accès. De plus, vous pouvez cocher la case « peut retirer de l'argent de la caisse ». Dans la sous-section « Liste des rôles », vous pouvez également configurer l'accès aux options comptables :

• accès aux transactions;
• à la section « partenaires »;
• aux transactions;
• aux remboursements;
• au rapport de salaire.

En pratique, ces paramètres sont très importants. En tant que dirigeant d'entreprise, vous disposez d'un accès complet à la comptabilité. Les gestionnaires des ventes et les réceptionnistes peuvent uniquement accepter les paiements dans les caisses et consulter les rapports de salaire, tandis qu'un responsable de département ou un directeur peut avoir des autorisations supplémentaires. Par exemple, visualiser le chiffre d'affaires, les transactions et procéder à des remboursements à partir de la caisse.

Fonctionnement des dépôts dans Gincore

Après avoir rempli les informations, connecté les employés, transféré les commandes et clients depuis des systèmes anciens, et ajouté des produits, accédez aux paramètres des dépôts dans le module correspondant. Dans la section « Paramètres », cliquez sur le bouton vert « Créer », remplissez les informations et ajoutez un nouveau dépôt. La gestion des dépôts vous aide à :

• contrôler le travail des employés;
• exécuter les commandes plus efficacement;
• organiser la logistique;
• voir les stocks;
• effectuer des inventaires;
• recevoir, déplacer et retourner des produits;
• réaliser des retours aux fournisseurs et des écritures de pertes.

Le logiciel Gincore permet de configurer le niveau d'accès aux fonctionnalités de travail dans le dépôt pour chaque employé. Dans la liste des rôles, vous pouvez définir l'accès à la gestion des produits, aux commandes fournisseurs, à la logistique et à l'équipement. De plus, pour chaque employé, un accès à un ou plusieurs dépôts peut être spécifié. Tout cela permet d'organiser correctement le travail dans le dépôt et d'économiser considérablement le temps de réception des marchandises et de traitement des commandes clients.

Étant donné que le programme Gincore convient à différents secteurs d'activité, vous pouvez également configurer des dépôts de différents types :

• centre de services;
• point de réception et de livraison des commandes;
• dépôts pour les livreurs;
• pour les clients.

Dans cette section, vous pouvez également ajouter vos propres types de dépôts adaptés à votre spécialisation. Vous pourrez gérer toutes les unités à votre convenance, en séparant les pièces détachées, les produits et l'équipement.

Gestion des dépôts et des caisses

Dans Gincore, l'interface est conviviale et propose toutes les options nécessaires pour gérer les caisses et les dépôts. Le fonctionnement de ces outils est intrinsèquement lié au personnel de l'entreprise. Le dirigeant peut configurer le niveau d'accès pour chaque employé, ce qui permet de bien structurer et d'automatiser le travail, en répartissant les tâches selon les responsabilités.

Pour obtenir des rapports, consulter le chiffre d'affaires des caisses, toutes les opérations financières et les niveaux de stock, vous n'êtes pas obligé d'être présent au bureau. Vous pouvez être dans n'importe quel pays, avoir un accès Internet, et vous connecter à votre compte Gincore depuis n'importe quel ordinateur, smartphone ou tablette pour consulter toutes les informations. Ainsi, le logiciel vous aide à contrôler la situation à distance, afin de rester informé sur la véritable dynamique de votre entreprise.

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