A automatização de processos contribui para um crescimento e desenvolvimento significativos de qualquer empresa. Ela permite economizar tempo e controlar todas as tarefas de trabalho da organização. Para isso, você pode utilizar diversos softwares de gestão. No mercado de tecnologias da informação, a melhor solução profissional para a otimização de negócios é o software Gincore.

Este produto é ideal para todas as necessidades de pequenas, médias e grandes empresas. Ele abrange todos os tipos de gestão: financeira, contábil, de estoque, base de dados de clientes e pedidos. O programa integra-se a diferentes ferramentas, como Google Analytics, SMS marketing, Telegram, e-mail e provedores de telefonia. O Gincore permite trabalhar com caixas e estoques:

• realizar pagamentos a fornecedores;
• controlar as ações dos colaboradores;
• eliminar erros de pagamento;
• visualizar a real movimentação financeira e de pedidos;
• definir níveis de acesso para subordinados.

Vamos explorar mais detalhadamente as funcionalidades dos módulos «Estoques» e «Caixas».

Como funcionam as caixas no Gincore

Após se registrar no site do Gincore e inserir as informações básicas, você pode acessar a seção «Contabilidade» para conectar as caixas. Para isso, clique no botão verde «Adicionar Caixa», insira o nome e escolha a moeda. É possível adicionar uma ou várias caixas. As ações permitidas nas caixas são:

• retirada de dinheiro;
• recebimento de pagamentos;
• transferência de uma quantia específica entre as caixas;
• gerar relatórios de transações.

No programa, é possível definir diferentes níveis de acesso à contabilidade e caixas para cada colaborador, dependendo de seu cargo e responsabilidades. Para isso, ao adicionar um novo usuário na seção «Funcionários», selecione as caixas às quais o colaborador terá acesso. Adicionalmente, você pode marcar a opção «pode retirar dinheiro da caixa». Na subseção «Lista de Funções», no conjunto de funções e permissões de cada cargo, é possível ajustar o acesso a opções contábeis:

• acesso ao fluxo de caixa;
• à seção «fornecedores»;
• às transações;
• devolução de recursos;
• relatório de salários.

Na prática, essas configurações são muito importantes. Você, como gestor da empresa, tem acesso completo à contabilidade. Os gerentes de vendas e recepcionistas podem apenas aceitar pagamentos nas caixas e visualizar relatórios de salários, enquanto o gestor de departamento ou diretor pode ter um pouco mais de autoridade. Por exemplo, visualizar o fluxo de caixa, transações e realizar devoluções de dinheiro da caixa.

Como funcionam os estoques no Gincore

Após preencher as informações, conectar colaboradores, transferir pedidos e clientes de sistemas antigos e adicionar produtos, acesse as configurações dos estoques no módulo correspondente. Na seção «Configurações», clique no botão verde «Criar», preencha as informações e adicione um novo estoque. A gestão de estoques ajuda a:

• controlar o trabalho dos colaboradores;
• realizar os pedidos de forma mais eficaz;
• organizar a logística;
• visualizar os estoques disponíveis;
• realizar inventários;
• receber, movimentar e devolver produtos;
• fazer devoluções a fornecedores e baixas.

O software Gincore ajuda a definir níveis de acesso às funções de trabalho nos estoques para cada colaborador. Na lista de funções, você pode ajustar o acesso à gestão de produtos, pedidos de fornecedores, logística e equipamentos. Além disso, para cada trabalhador, é possível indicar o acesso a um ou mais estoques. Tudo isso permite organizar adequadamente o trabalho no estoque e economizar significativamente tempo na recepção de produtos e no processamento de pedidos de clientes.

Como o programa Gincore se adapta a diferentes setores de negócios, é possível configurar estoques de diversos tipos:

• centro de serviço;
• ponto de recebimento e entrega de pedidos;
• estoques para entregadores;
• para clientes.

Nesta mesma seção, é possível adicionar tipos de estoques personalizados que atendam à sua especialização. Você poderá gerenciar todas as unidades conforme sua necessidade, separando entre peças, produtos e equipamentos.

Trabalho com estoques e caixas

No Gincore, a interface é intuitiva e inclui todas as opções necessárias para gerenciar caixas e estoques. A operação desses instrumentos está intimamente ligada ao pessoal da empresa. O gestor pode definir o nível de acesso de cada colaborador. Isso permite planejar bem e automatizar o trabalho, dividindo as tarefas de acordo com as responsabilidades de cada função.

Para acessar relatórios, visualizar o fluxo das caixas, todas as operações financeiras e os estoques disponíveis, você não precisa estar presente no escritório. É possível estar em qualquer país, ter acesso à internet e, de qualquer computador, smartphone ou tablet, acessar sua conta Gincore e consultar todas as informações. Dessa forma, o software ajuda a controlar a situação remotamente, mantendo você atualizado sobre a real condição da sua empresa.

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