Développer l'idée de travail d'un centre de services et d'un atelier est simple. Concevoir et organiser le travail de manière à ce que l'entreprise se développe et génère des revenus stables dès les premiers mois est beaucoup plus complexe. Il est particulièrement difficile de travailler au début, lorsque les commandes sont encore rares et que l'on cherche des clients et à promouvoir les services du centre de services. Ensuite, à mesure que le nombre de commandes augmente, la qualité de l'exécution peut en souffrir, avec des retards dans la réalisation des commandes, car les employés ne parviennent pas toujours à gérer le volume accru de travail.

Pour éviter les erreurs les plus fréquentes et contrôler le travail, les dirigeants d'entreprises peuvent utiliser des logiciels spécialisés pour les centres de services. Ce type de programme offre de larges possibilités en matière de gestion des comptes, de traitement des commandes et d'automatisation des processus de travail.

Premiers pas dans l'organisation des affaires

Pour commencer, il est nécessaire de définir la niche de votre entreprise. Si cela doit être un centre de services ou un atelier, il est crucial de décider quelles types de matériel et de fabricants seront servis, quels services seront fournis, quelles tâches seront effectuées et qui sera la cible principale. Le nombre de premières commandes dépendra de la qualité de la publicité et de la promotion, tandis que les succès ultérieurs dépendront de la qualité du travail des techniciens de votre centre de services.

Une attention particulière doit être accordée au recrutement des techniciens pour travailler dans l'entreprise. Il faut vérifier les compétences, les connaissances et l'expérience des futurs employés. Ils doivent être capables de réaliser les tâches suivantes :

• effectuer un diagnostic correct du matériel ;
• déterminer la cause des pannes des appareils ;
• identifier les réparations nécessaires ;
• sélectionner les pièces de rechange ;
• effectuer tous types de réparations ;
• accueillir les clients avec courtoisie ;
• tenir la comptabilité des commandes ;
• travailler pour obtenir des résultats ;
• maintenir l'image de l'entreprise.

Lors de l'ouverture d'un nouveau centre de services, il n'est pas toujours possible de trouver des techniciens expérimentés. Dans ce cas, vous pouvez embaucher quelques professionnels et donner une chance aux spécialistes débutants. En les associant par paires, les techniciens expérimentés pourront aider les novices à améliorer leurs compétences, et ensemble, ils pourront réaliser des réparations de tous niveaux de difficulté et pour divers appareils.

Au début de l'organisation du travail de l'atelier, il est important de se fixer sur un logiciel de gestion de base. Si vous commencez par gérer les affaires avec des fichiers ordinaires sur un ordinateur, une tablette ou un smartphone, ce système deviendra très inconfortable par la suite. Il est préférable dès le départ d'utiliser un logiciel pour le centre de services. Pour les premières commandes, vous pouvez utiliser un modèle standard de reçu, en indiquant les informations principales :

• nom et prénom du client ;
• date de réception de la commande ;
• téléphone, email ;
• fabricant et modèle de l'appareil ;
• dommages à corriger ;
• numéro de série de la commande.

Ensuite, en plus des données sur les clients et les commandes, vous devrez gérer des questions comptables et financières, superviser le travail de l'entrepôt, contrôler le travail de l'ensemble de l'équipe, communiquer avec les fournisseurs et organiser la logistique. Pour cela, vous aurez besoin d'un programme pour les centres de services et les ateliers de réparation.

Recherche d'informations

Dans le fonctionnement de tout centre de services, la recherche d'informations est une opération importante. Parfois, des appareils peu courants arrivent à l'atelier, et les spécialistes sont rarement confrontés à leur réparation. Dans ce cas, il est essentiel de rechercher des informations sur Internet, de trouver des schémas et de se familiariser avec les particularités des appareils.

Ensuite, toutes les informations sur un nouvel appareil ou un appareil rare peuvent être enregistrées. Vous pouvez saisir toutes les données dans le logiciel de gestion de l'atelier. Lorsque vous rencontrerez à nouveau un tel appareil, vous aurez à disposition les informations et un algorithme pour la réparation.

Équipement pour l'atelier

Pour un centre de services, il est important d'acheter un équipement de qualité. Il n'est pas nécessaire d'acquérir directement des outils coûteux tant que votre entreprise n'est pas encore bien établie. Dans un premier temps, vous pouvez vous contenter d'un équipement de base et ne pas investir tous vos fonds dedans. De plus, les techniciens doivent le maîtriser, étudier les instructions et élaborer un plan d'action.

Au fur et à mesure que le nombre de commandes augmente, avec l'apparition de nouveaux modèles et de complexités dans le travail, vous pourrez progressivement acheter des outils pour les réparations. Il est important de discuter avec vos subordonnés pour déterminer quelles commandes se présentent le plus fréquemment, quel matériel ils utilisent et quel équipement il sera nécessaire d'acquérir par la suite. Vous pouvez établir un calendrier, répartir les finances et planifier de futurs achats d'outils si nécessaire. Investir correctement dans la production et acquérir uniquement ce qui est nécessaire pour l'atelier est essentiel.

Local pour le centre de services

Il est très important de choisir un emplacement judicieux pour le centre de services. Cela doit être une zone à fort trafic de personnes. Les enseignes de l'entreprise doivent attirer l'attention des futurs clients. Bien sûr, certaines personnes vont d'abord appeler au téléphone pour obtenir des conseils. Après cela, elles viendront dans l'atelier, il faut donc trouver un local facilement accessible.

En ce qui concerne la taille du centre de services, cela dépend du nombre de techniciens, des dimensions du matériel et de l'équipement. Il faut également envisager le nombre de commandes, car un espace suffisant est nécessaire pour l'entrepôt. En plus du matériel en cours de réparation, des pièces de rechange et des produits à vendre seront stockés ici, si cela est prévu.

Recommandations des spécialistes concernant l'aménagement de l'espace :

• 20 m² pour le point de réception des commandes ;
• 10 m² pour chaque technicien.

Comment tenir la comptabilité dans un centre de services

La comptabilité dans un centre de services est une partie intégrante du fonctionnement de toute entreprise. Votre centre de services recevra régulièrement de plus en plus de commandes. Pour éviter que la situation ne devienne incontrôlable, un logiciel de gestion des clients et des commandes pour l'atelier vous sera utile. Ce type de logiciel permettra d'exécuter correctement le travail principal :

• contrôle des stocks ;
• gestion des pièces de rechange pour les réparations ;
• rappels concernant les délais de commandes, ce qui aidera à éviter les retards ;
• tous les produits seront regroupés au même endroit ;
• n'importe quel article pourra être trouvé en quelques secondes ;
• maintien de la qualité des réparations ;
• attraction de nouveaux clients ;
• automatisation de tous les processus ;
• amélioration du service.

Un logiciel de gestion pour l'atelier aidera à augmenter l'efficacité du travail et vous débarrassera de nombreux problèmes. Il est important d'inculquer aux employés l'habitude d'utiliser régulièrement le logiciel, de saisir les données et de remplir les rapports. Cela permettra à votre entreprise de se développer dans la bonne direction.

Le logiciel utilisé dans le centre de services exécute tous les types de gestion :

• financière ;
• comptable ;
• des commandes ;
• de gestion ;
• des clients ;
• des stocks.

Gestion des clients

Au début des activités de l'atelier, il y aura un nombre limité de clients, mais avec le temps, ce chiffre augmentera. Pour ne pas avoir à saisir à chaque fois les informations des clients réguliers, le logiciel de gestion du centre de services conserve ces données. Il s'intègre à la téléphonie, permettant de contacter rapidement les clients. La connexion à Google Analytics permet de suivre les canaux par lesquels les clients arrivent. De plus, dans la fiche client, non seulement ses données sont enregistrées, mais également toutes les commandes, garantissant que toutes les informations sont centralisées.

Gestion des commandes

Le logiciel de gestion pour le centre de services permet de classer les commandes par priorités. Cela aide à répartir correctement le temps. Lorsqu'une nouvelle commande arrive, les informations sur l'appareil, son modèle, ainsi que les commentaires et notes concernant la réparation, la date de réception et les délais d'exécution sont enregistrées dans le formulaire.

Gestion des stocks

De nombreux centres de services possèdent un entrepôt où sont stockées les commandes et les produits. Pour que les entrepôts fonctionnent correctement, vous aurez également besoin d'un logiciel de gestion pour le centre de services. Le logiciel contrôle les stocks. Lors d'un inventaire, le système générera des rapports sur toutes les pertes et surplus. Ainsi, la vérification de la disponibilité des appareils sera simple et rapide.

Comptabilité et gestion financière

Plus il y a de commandes dans le centre de services, plus il y aura d'opérations financières à réaliser. Il est très important de contrôler les bénéfices et les dépenses. Toutes les transactions doivent être consignées dans un rapport comptable, d'où l'utilité d'un logiciel de gestion pour l'atelier et le centre de services. Ce logiciel ne se contente pas de tenir compte de toutes les opérations, mais exécute également les fonctions suivantes :

• achats automatiques de produits depuis l'entrepôt ;
• paiement des factures ;
• calcul des salaires des employés ;
• suivi des transactions.

Ouvrir une entreprise de réparation d'appareils n'est pas difficile, mais il est plus compliqué de bien organiser son fonctionnement. Au fur et à mesure que l'entreprise se développe, de nombreux problèmes peuvent survenir, mais la plupart d'entre eux peuvent être résolus grâce à un logiciel pour les centres de services et les ateliers de réparation. Ce dernier automatisera tout le processus, supervisera le traitement des commandes et la qualité du travail des techniciens. Vous aurez plus de temps pour construire des stratégies, analyser, planifier et vous concentrer sur d'autres tâches importantes.

Essayez Gincore gratuitement