Desenvolver a ideia de funcionamento de um centro de serviços e oficina é simples. No entanto, pensar e organizar o trabalho de forma que o negócio cresça e gere uma renda estável nos primeiros meses é bem mais difícil. Especialmente desafiador é o início, quando ainda não há pedidos e se está à procura de clientes e promovendo os serviços do centro de serviços. À medida que o número de pedidos aumenta, a eficiência pode ser comprometida, levando a atrasos, já que os funcionários nem sempre conseguem lidar com a quantidade crescente de trabalho.

Para evitar os erros mais comuns e controlar o funcionamento, os gestores podem utilizar software especializado para centros de serviços. Este tipo de programa oferece amplas funcionalidades para todos os tipos de controle, gestão de pedidos e automação de processos de trabalho.

Os primeiros passos na organização do negócio

Para começar, é necessário definir o nicho do seu negócio. Se for um centro de serviços ou uma oficina, é importante decidir quais tipos de equipamentos e quais fabricantes serão atendidos, quais serviços serão oferecidos, quais tipos de trabalho serão realizados e quem será o público-alvo. O número de primeiros pedidos dependerá da qualidade da publicidade e promoção, e os sucessos posteriores dependerão da qualidade do trabalho dos profissionais do seu centro de serviços.

É fundamental prestar atenção na contratação de técnicos para trabalhar na empresa. É necessário verificar as habilidades, competências, conhecimentos e experiência dos futuros colaboradores. Eles devem realizar as seguintes atividades:

• diagnosticar corretamente os equipamentos;
• determinar a causa das avarias;
• definir qual reparo será necessário;
• selecionar as peças de reposição;
• realizar todos os tipos de reparo;
• atender os clientes com cortesia;
• gerir o controle dos pedidos;
• trabalhar focados em resultados;
• manter a imagem da empresa.

Ao abrir um novo centro de serviços, nem sempre é possível encontrar técnicos experientes. Nesse caso, pode-se contratar alguns profissionais e dar a chance a iniciantes. Colocando-os em pares, os técnicos podem ajudar os novatos a aprimorar suas habilidades, e, juntos, conseguirão realizar reparos de qualquer nível de complexidade em diversos aparelhos.

No estágio inicial de organização do trabalho da oficina, é importante definir um programa básico de controle. Se a princípio os negócios forem geridos em arquivos comuns no computador, tablet ou smartphone, essa abordagem tornará-se muito inconveniente no futuro. É melhor utilizar desde o início um software para centros de serviços. Para os primeiros pedidos, pode-se usar um formulário padrão para recibos, incluindo os dados principais:

• nome e sobrenome do cliente;
• data de recebimento do pedido;
• telefone, e-mail;
• fabricante e modelo do equipamento;
• dano a ser corrigido;
• número de série do pedido.

Posteriormente, além dos dados dos clientes e pedidos, será necessário lidar com questões contábeis e financeiras, gerenciar o funcionamento do estoque, controlar o desempenho de toda a equipe, comunicar-se com os fornecedores e organizar a logística. Para isso, você precisará de um programa para centros de serviços e oficinas de reparação.

Busca de informações

Uma operação importante em qualquer centro de serviços é a busca de informações. Às vezes, chegam à oficina equipamentos pouco populares, cujo reparo os especialistas raramente encontram. Nesse caso, é importante buscar informações na internet, encontrar chips e se familiarizar com as particularidades do equipamento.

Depois, todas as informações sobre um novo ou raro dispositivo podem ser salvas. Você pode inserir todos os dados no software de gestão da oficina. Quando você encontrar novamente esse tipo de equipamento, você terá as informações e o algoritmo de reparo à mão.

Equipamento para a oficina

Para um centro de serviços, é importante adquirir equipamentos de qualidade. Não é necessário comprar ferramentas caras de imediato, especialmente enquanto seu negócio ainda não está consolidado. Para começar, pode-se usar equipamentos básicos sem gastar todas as economias. Além disso, os técnicos precisam dominá-los, estudar as instruções e desenvolver um plano de ação.

À medida que o número de pedidos aumenta, novas modelos e desafios surgem, você poderá comprar ferramentas adicionais para reparos. É importante conversar com seus colaboradores e descobrir quais pedidos ocorrem com mais frequência, que tipo de equipamento eles usam e quais ferramentas precisarão ser adquiridas no futuro. Você pode elaborar um cronograma, distribuir as finanças e planejar futuras compras de ferramentas, caso necessário. É vital investir corretamente na produção e comprar apenas o que for realmente necessário para a oficina.

Localização do centro de serviços

Escolher um bom local para o centro de serviços é muito importante. Deve ser uma área com grande fluxo de pessoas. A sinalização da empresa deve chamar a atenção dos futuros clientes. É claro que algumas pessoas inicialmente ligarão para obter consultoria. Depois disso, elas irão à oficina, então é preciso encontrar um local de fácil acesso.

Quanto ao tamanho do centro de serviços, ele depende do número de técnicos, das dimensões do equipamento e das ferramentas. Também é necessário prever o número de pedidos, pois será preciso ter espaço suficiente para o estoque. Além dos equipamentos em reparo, peças de reposição e produtos à venda também serão armazenados aqui, se isso estiver previsto.

Recomendações de especialistas sobre a distribuição do espaço:

• 20 m² para o ponto de coleta de pedidos;
• 10 m² para cada técnico.

Como gerenciar o controle no centro de serviços

O controle em um centro de serviços é uma parte essencial do funcionamento de qualquer empresa. O seu centro de serviços receberá cada vez mais pedidos. Para que a situação não saia do controle, você precisará de um programa de gestão de clientes e pedidos para a oficina. Esse software permitirá realizar bem o trabalho principal:

• controle de estoque;
• gestão de peças de reposição para reparos;
• notificações sobre prazos, o que ajuda a evitar atrasos;
• toda a lista de produtos em um só lugar;
• qualquer item pode ser encontrado em poucos segundos;
• manutenção da qualidade do reparo;
• atração de novos clientes;
• automação de todos os processos;
• melhoria no desempenho do serviço.

O programa de gestão para a oficina ajudará a aumentar a eficiência do trabalho e livrar você de vários problemas. É importante habituar os funcionários a usar regularmente o programa, inserir dados e preencher relatórios. Isso permitirá que o seu negócio se desenvolva na direção certa.

O software para o funcionamento do centro de serviços abrange todos os tipos de controle:

• financeiro;
• contábil;
• de pedidos;
• gestão;
• de clientes;
• de estoque.

Controle de clientes

No início do funcionamento da oficina, haverá um número reduzido de clientes, mas com o tempo esse número crescerá. Para não precisar inserir as informações sobre os clientes fiéis repetidamente, o software de gestão do centro de serviços as armazena. Ele é integrado ao sistema de telefonia, permitindo contato rápido com os clientes. A conexão com o Google Analytics possibilita rastrear os canais pelos quais os clientes chegam. Além disso, no registro do cliente, serão registrados não apenas seus dados, mas também todos os pedidos, garantindo que todas as informações estejam em um só lugar.

Controle de pedidos

O software de gestão para o centro de serviços permite dividir os pedidos por prioridade. Isso ajuda a distribuir o tempo de forma correta. Quando um novo pedido é recebido, as informações sobre o dispositivo, seu modelo, comentários e anotações sobre o reparo, data de recebimento e prazos de execução são inseridas no formulário.

Controle de estoque

Vários centros de serviços possuem um estoque onde são armazenados pedidos e produtos. Para que os estoques funcionem corretamente, você também precisará de um software de gestão para o centro de serviços. O software realiza o controle de estoque. Durante a inventariação, o sistema gerará relatórios sobre faltas e excessos. Agora, a verificação da disponibilidade dos equipamentos será simples e rápida.

Controle contábil e financeiro

Quanto maior o número de pedidos no centro de serviços, mais operações financeiras ocorrerão. É muito importante controlar lucros e despesas. Todas as transações devem ser registradas no relatório contábil, para o qual será útil um programa de gestão na oficina e no centro de serviços. Ele não apenas contabiliza todas as operações, mas também desempenha as seguintes funções:

• compra automática de produtos do estoque;
• pagamento de faturas;
• cálculo de salários para os funcionários;
• controle de transações.

Iniciar um negócio de reparação de equipamentos não é difícil, mas organizar seu funcionamento corretamente é mais desafiador. À medida que a empresa se desenvolve, muitos problemas podem surgir, mas a maioria deles poderá ser resolvida com a ajuda de um programa para centros de serviços e oficinas de reparação. Ele automatiza todo o processo, controla o processamento de pedidos e a qualidade do trabalho dos técnicos. Você terá tempo para elaborar estratégias, realizar análises, planejar e realizar outras tarefas importantes.

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