Como economizar o tempo dos engenheiros em um centro de serviços

Nos centros de serviços, o processo de tratamento de pedidos é dividido em várias etapas. O trabalho principal, ou seja, o reparo de equipamentos, é realizado por engenheiros. Esses especialistas realizam a reparação de dispositivos de diferentes fabricantes, modelos e níveis de complexidade. Uma vez que novos modelos estão constantemente surgindo no mercado, os engenheiros precisam acompanhar todas as mudanças e aprimorar suas habilidades, estudando novos dispositivos, suas especificações técnicas e particularidades.

Principais responsabilidades do engenheiro no Centro de Serviços

Entre as principais responsabilidades dos engenheiros do centro de serviços, podemos citar as seguintes:

• diagnóstico do dispositivo a ser reparado;
• identificação de problemas técnicos e do tipo de reparo necessário;
• seleção de peças de reposição;
• controle de materiais consumíveis e uso adequado do equipamento;
• execução de reparos de diferentes complexidades;
• uso de softwares de trabalho;
• atendimento integral ao cliente;
• execução de melhorias;
• manutenção de uma boa reputação da empresa;
• preparação de relatórios;
• desenvolvimento de propostas para melhoria do serviço;
• cumprimento das normas de segurança;
• relacionamento cortês com os clientes;
• aperfeiçoamento contínuo.

Funções adicionais dos engenheiros são designadas pelo responsável do serviço, dependendo da especificidade, características da empresa e do campo de atuação do equipamento.

Quais dificuldades surgem no trabalho do engenheiro

O trabalho do engenheiro no centro de serviços é variado e às vezes imprevisível. O volume de trabalho pode variar em diferentes dias, dependendo do número de pedidos. É importante distribuir os pedidos de forma equitativa e definir prioridades para cada tarefa. Quando o engenheiro tem muitas tarefas, pode esquecer alguns pedidos ou perder prazos sem um software de controle.

Às vezes, o centro de serviços recebe equipamentos que necessitam de peças para reparo. Durante o diagnóstico, o especialista determina quais peças precisam ser instaladas. No entanto, ele nem sempre sabe quais peças estão disponíveis e quais precisam ser encomendadas ao fornecedor.

Outra dificuldade é o reparo complexo. Às vezes, ocorrem falhas nos dispositivos que o engenheiro nunca enfrentou antes. Nesse caso, é necessário encontrar informações sobre as especificidades do reparo, selecionar materiais e desenvolver um algoritmo. Todos os desenvolvimentos devem ser salvos para o futuro. Para estar atualizado sobre as novidades e particularidades do atendimento aos equipamentos, o especialista deve aprimorar suas habilidades regularmente, estudar o mercado e acompanhar lançamentos.

Esses e outros problemas no trabalho do engenheiro de serviço não podem ser resolvidos sem um programa profissional. Esse software deve incluir todos os tipos de contabilidade, uma lista de clientes, pedidos, com opções de comunicação com o estoque e fornecedores, além de controlar prazos de trabalho. Uma das melhores soluções é a utilização do programa em nuvem especializado Gincore.

Particularidades do trabalho do engenheiro no programa Gincore

Gincore não é apenas um programa para o centro de serviços, mas uma solução abrangente para os problemas de qualquer empresa. Além das funções principais, ele permite economizar o tempo de trabalho dos engenheiros no centro de serviços.

Diferentes funcionários da empresa podem usar o software. Cada um tem seu nível de acesso, de acordo com a posição e o papel definido pelo responsável. O engenheiro possui um painel pessoal com as seguintes abas:

• Agenda. Nele, são registrados os horários para os quais os clientes estão agendados, assim como os horários disponíveis. Os pedidos em destaque aparecem em vermelho; clicando neles, abre-se o cartão do pedido com todas as informações.
• Horário de trabalho. Aqui é necessário indicar os dias úteis da semana e os horários. No calendário abaixo, são marcados feriados e férias do funcionário. Os clientes poderão ver os horários disponíveis para agendamento.
• Serviços. Neste seção, é preciso indicar as categorias de equipamentos que o engenheiro atende e especificar todos os tipos de trabalhos. No listado de dispositivos não tratados, deve-se marcar com uma checkbox as categorias com as quais o especialista não trabalha.

Por meio do programa Gincore, todas as tarefas de trabalho do engenheiro são aceleradas e o tempo é economizado. O software ajuda a lidar com as seguintes atividades:

• o engenheiro recebe uma notificação sobre um novo pedido e pode abrir o cartão do pedido em seu painel pessoal para revisar todas as informações;
• todos os prazos de trabalho e alterações são controlados pelo sistema;
• se algo precisa ser esclarecido, o engenheiro pode entrar em contato com o cliente, colegas ou fornecedores, dependendo da situação;
• no programa, é possível verificar o status do reparo, adicionar comentários e esclarecer detalhes com o gerente que recebeu o pedido;
• no sistema, é possível ver a disponibilidade de peças para um modelo específico e encomendar a entrega;
• se as peças necessárias não estão no estoque, podem ser encomendadas ao fornecedor.

Essas e outras tarefas são realizadas por meio do programa, facilitando o trabalho do engenheiro. Agora, com o uso do Gincore, os funcionários serão capazes de concluir os reparos de todos os dispositivos a tempo. Os prazos de execução do trabalho serão reduzidos, o que permitirá ao engenheiro processar mais pedidos, aumentando assim a rentabilidade da empresa. O software não só ajuda a automatizar todo o trabalho, mas também melhora todos os indicadores de desempenho empresarial.

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