No centro de serviços, loja ou oficina, é fundamental controlar todos os processos operacionais e organizacionais. Fazer isso manualmente será impossível, por isso você pode utilizar programas específicos de gestão. Essas ferramentas são projetadas para gerenciar pedidos, clientes, finanças e tarefas de trabalho. Ao escolher o software, considere seu nicho de mercado e as peculiaridades do seu trabalho.

Atualmente, muitos empreendedores estão utilizando o programa profissional em nuvem Gincore. Ele possui uma série de vantagens:

• funcionalidade completa;
• adequado para todos os setores de negócios;
• interface amigável;
• suporte técnico 24 horas.

No entanto, em qualquer empresa, podem ocorrer situações em que um pedido é cancelado ou um produto é devolvido. Nesse caso, é necessário reembolsar o cliente, seja a quantia total ou o adiantamento. Com o Gincore, você pode facilmente processar o reembolso.

Como reembolsar corretamente o cliente

Se você precisar devolver dinheiro ao cliente, é importante realizar todo o processo corretamente. É essencial que o pagamento do pedido devolvido não seja contabilizado como parte do salário do engenheiro. Se o pagamento por este serviço já foi feito, ele deverá ser devolvido posteriormente. A decisão de reembolsar o cliente é tomada pelo recepcionista ou gerente.

O procedimento para devolver dinheiro ao cliente é o seguinte:

1. Notifique o contador ou o caixa sobre a necessidade de reembolso ao cliente.
2. No menu “Contabilidade – Caixas”, selecione a opção “Disbursement” (Liberação).
3. Na janela que se abre, indique de qual caixa será feita a liberação dos fundos.
4. Em seguida, selecione a categoria – “Reembolso de pedido”.
5. No campo “Contraparte”, insira o cliente.
6. No campo “Valor”, insira o montante do reembolso.
7. Certifique-se de marcar a opção “Sem inclusão no saldo”.
8. No campo de observações, coloque o número do pedido para o qual está sendo feito o reembolso.
9. Depois, o contador entrega ao recepcionista ou gerente o valor em dinheiro, que o funcionário entrega ao cliente pessoalmente, informando o número da transação.
10. O gerente acessa a seção “Pedidos”.
11. No menu, o gerente verifica o número da transação, clica nele e seleciona “Salvar”.
12. Essa opção permite vincular o reembolso ao pedido do cliente.

Agora, é necessário ir à seção “Contabilidade”. Nos relatórios, escolha o filtro de um período recente, onde você pode ver todos os últimos pedidos. Os pedidos cujo reembolso foi feito são destacados em laranja. Na coluna “lucro operacional” do pedido com reembolso, é indicado “0”. Os funcionários não recebem percentual por esses pedidos.

Vantagens do uso do programa Gincore

O software Gincore é a melhor solução para gestão e controle em um centro de serviços. O programa possui uma ampla gama de funcionalidades e permite otimizar o trabalho. Quando surgem situações conflitantes com os pedidos e é necessário reembolsar os clientes, é crucial registrar o reembolso adequadamente. Nem todo software dispõe de tais ferramentas.

O Gincore tem uma interface muito prática e bem pensada, portanto, com ele, o reembolso será realizado de forma rápida e correta, e a operação será oficialmente registrada em todos os relatórios. Como resultado, isso elimina a possibilidade de erros e falhas humanas.

Vantagens do Gincore ao reembolsar dinheiro:

• a operação de reembolso é oficialmente registrada no sistema;
• a transação é vinculada ao pedido do cliente;
• o engenheiro não recebe percentual por pedidos cancelados;
• transparência na contabilidade;
• relatórios finais e documentos estarão livres de erros.

Se você ainda está em dúvida sobre qual programa utilizar para o seu centro de serviços, pode testar a versão de demonstração completa do Gincore. Ela está disponível por 14 dias, após os quais você pode escolher o plano que melhor se adequa às suas necessidades. Duas semanas são suficientes para se familiarizar com o programa e aprimorar todos os processos da sua empresa. Em breve, você poderá experimentar na prática todas as vantagens do software e, sem investimento adicional, aumentar seus lucros.

Experimente o Gincore gratuitamente